Optimaliseer uw facturatieprocessen met behulp van AI

Zo helpt kunstmatige intelligentie met de efficiënte en effectieve afhandeling van uw facturen.

Kunstmatige intelligentie, voor sommigen ook wel beter bekend als AI, is tegenwoordig alom aanwezig. Iedereen wil er iets mee, en misschien moeten we er ook wel iets mee. Steeds meer worden de voordelen van AI namelijk onderbouwd met cijfers en statistieken, die laten zien op welke wijze de slimme technologieën bijdragen aan het behalen van cruciale bedrijfsdoelstellingen. 

Ook binnen de wereld van finance en facturatie begint men steeds meer te vertrouwen op algoritmen. Iedereen wil eenvoudig factureren en binnenkomende en uitgaande facturen graag zo snel mogelijk afhandelen, maar het is tegelijkertijd een tijdsintensief en dus ook kostbaar proces.

Gelukkig kan men tegenwoordig rekenen op de ondersteuning van AI. Hoe dat precies in zijn werking gaat? Dat laten wij u in dit blog zien. 

Inhoudsopgave

• AI-ondersteunde facturatie
• Factuurverwerking in 4 stappen
  • (1) Het ontvangst
  • (2) Dataverwerking
  • (3) Foutpreventie
  • (4) Goedkeuring en afhandeling
• Problem-solving in dit moderne, digitale tijdperk
• De rol van het ERP-systeem
• Conclusie

AI-ondersteunde facturatie

AI-ondersteunde systemen voor facturatie maken gebruik van technieken als Machine Learning (ML), Optical Character Recognition (OCR) en Natural Language Processing (NLP). Laten we de toegevoegde waarde van deze technologieën eens op een rij zetten:

• Machine Learning: in onze taal is ML ook wel bekend als machinaal leren. De definitie van dit begrip zit eigenlijk al in de benaming ervan: de machine leert van hetgeen dat het voorgeschoteld krijgt. Zo zal de machine in staat zijn om bepaalde patronen te herkennen.
• Natural Language Processing: NLP stelt het systeem in staat om bepaalde belangrijke onderdelen van een factuur te identificeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het factuurnummer, of de naam van de partner. 
• Optical Character Recognition: OCR-technologie zorgt ervoor dat de machine de informatie ook daadwerkelijk uit de factuur kan ophalen. Daarnaast zal het systeem de factuur hierdoor op de juiste manier kunnen ordenen, bijvoorbeeld door deze te koppelen aan het desbetreffende klantaccount. 

De kracht van AI in facturatie ligt in de combinatie van deze verschillende technologieën. Op deze manier is men namelijk in staat om de facturatieprocessen te automatiseren. Het verzamelt en verifieert namelijk de belangrijke data, en brengt de menselijke medewerkers op de hoogte als de factuur klaar is voor betaling en afronding. Hierdoor is steeds minder handmatige inbreng vereist en naarmate de machine blijft leren en uitvoeren, zal het facturatieproces steeds soepeler gaan verlopen.

Factuurverwerking in 4 stappen

Traditionele facturatieprocessen vereisen veel handmatig werk. De factuur moet namelijk handmatig verzameld, gecontroleerd, goedgekeurd en verwerkt worden. Los gezien van het feit dat dit behoorlijk wat tijd kost, is het tevens bijzonder foutgevoelig. Waar mensen werken, worden immers fouten gemaakt.

Wanneer bedrijven AI dit proces over laten nemen, zullen de processen versoepelen en zullen het aantal gemaakte fouten afnemen. Maar, hoe gaat dat dan precies in zijn werking? Laten we de verschillende stappen eens op een rij zetten.

(1) Het ontvangst

Het begint natuurlijk bij het ontvangen van de factuur. In het geval van een fysieke factuur dient deze geüpload te worden, zodat de machine deze kan verwerken. Digitale facturen kunnen direct bij de AI afgeleverd worden, zodat deze ermee aan de slag kan gaan. 

(2) Dataverwerking

Zodra de factuur in behandeling is genomen door het systeem, zal het door middel van het eerder genoemde ML, NLP en OCR aan de slag gaan met het extraheren van de belangrijkste informatie. Als dit eenmaal plaats heeft gevonden, dan zal de AI op zoek gaan naar een overeenkomstige openstaande betaling in het systeem. Het maakt in principe niet uit of u de betaler bent, of dat u juist wacht op de betaling van een partner. 

(3) Foutpreventie

Als de AI merkt dat er afwijkingen zijn tussen de factuur en de openstaande betaling, dan zal het een medewerker vragen om handmatige inbreng. Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden wanneer er door een verkoper iets is gewijzigd in het systeem, maar dat deze wijziging niet op tijd is doorgevoerd op de verzonden factuur. Handmatige inbreng zorgt er tevens voor dat de AI leert, en dat het in de toekomst steeds beter in staat zal zijn om dergelijke fouten te herkennen. 

(4) Goedkeuring en afhandeling

Als de factuur succesvol door stap 3 heen is gekomen, dan zal de AI de factuur aanmelden voor goedkeuring. Dit vereist dus wel enige handmatige inbreng, maar het is aan het einde van de dag toch wel prettig als de machine wordt gecontroleerd. Het kan namelijk altijd een fout maken. Tegelijkertijd houdt men hierdoor beter zicht op het facturatieproces en de in-/uitgaande facturen. 

Eenmaal goedgekeurd kan de factuur betaald en afgerond worden. Hierdoor zorgt men voor een snellere, maar tegelijkertijd minder foutgevoelige afhandeling van facturen. De AI zorgt er tot slot voor dat het document zorgvuldig onder het juiste klantaccount wordt opgeborgen, mocht men de data in de toekomst nog een keer willen raadplegen. 

Problem-solving in dit moderne, digitale tijdperk

Het huidige digitale landschap wordt gekenmerkt door de verschillende werkwijzen en technologieën die we hebben geïmplementeerd om het alledaagse werkleven efficiënter in te kunnen richten. Wanneer het aankomt op de afhandeling van openstaande facturen en bijbehorende betalingen, is efficiëntie van levensbelang. Snelheid en effectiviteit is dus geboden, maar men moet tegelijkertijd zo foutloos mogelijk blijven werken. 

En dat is dus precies waar kunstmatige intelligentie (AI) om de hoek kan komen kijken. Het elimineert handmatige invoer en verkleint zodoende de kans op fouten. Tegelijkertijd weet de AI wanneer het om menselijke input moet vragen en zal het dit, zolang het blijft leren, steeds beter in kunnen schatten. Zo zorgt het ervoor dat de levenscyclus van een factuur zo kort en efficiënt mogelijk wordt ingericht. 

De rol van het ERP-systeem

Zoals altijd is het van cruciaal belang dat eventuele software voor facturatieverwerking wordt verbonden met de bestaande IT-infrastructuur, zoals het ERP-systeem. Dit voorkomt namelijk dubbel dataonderhoud, en zorgt ervoor dat de financiële doelstellingen, zoals vastgelegd in het ERP-systeem, in realtime up-to-date gehouden kunnen worden. 

Conclusie

We lijken niet meer om een toekomst met AI heen te kunnen. Het lijkt niet langer op de vraag of het ons alledaagse werkleven gaat beïnvloeden of misschien zelfs overnemen, maar wanneer. Toch moet men niet zomaar aan de slag gaan met AI. Dergelijke tools moeten worden gezien als middel, niet als doel. AI in finance vormt hierin geen uitzondering op de regel.

Voor moderne bedrijven is het dus van cruciaal belang dat men eerst in kaart brengt waarom het precies behoefte heeft aan een AI-gedreven facturatiesysteem: welke rol moet het gaan vervullen en welke issues tackelen we hiermee? Pas als deze vragen van een duidelijk antwoord zijn voorzien, zal men in staat zijn om volop te profiteren van de voordelen van kunstmatige intelligentie. 

Bron

Nanonets: “AI invoice processing: Enhancing AP accuracy and speed” - 21 mei 2024.