Onderzoek: 36% van onderzochte AI-functies in ERP kost extra

Bij 36% van de onderzochte AI-functies in ERP gelden extra kosten. Lees waarop je moet letten bij licenties, gebruikslimieten en je ERP-budget.

De AI-assistent (Artificiële Intelligentie) tijdens de demonstratie verwerkt documenten, beantwoordt vragen en helpt medewerkers bij hun dagelijkse werk. Een interessante uitbreiding van het ERP-pakket, totdat blijkt dat daarvoor een andere licentie of extra gebruiksbudget nodig is. 

Volgens een inventarisatie van ERP Research kost 36% van de onderzochte functies voor AI (artificial intelligence) extra boven op de basislicentie. Voor bedrijven die ERP (Enterprise Resource Planning) vergelijken, is daarom een concrete vraag belangrijk: welke mogelijkheden krijg je daadwerkelijk voor de aangeboden prijs?

In het kort

• ERP Research inventariseerde 173 AI-functies binnen acht grote ERP-producten.
• Volgens de inventarisatie vraagt 36% extra betaling boven op de basislicentie.
• De extra kosten kunnen bestaan uit aanvullende licenties, gebruikscredits of een uitgebreider platformpakket.
• Een prijsvergelijking is pas bruikbaar wanneer functies, gebruikers en verwacht gebruik gelijk zijn.
• Beoordeel AI in ERP op de totale kosten én de verbetering van een concrete taak.

Wat heeft ERP Research onderzocht?

ERP Research heeft de AI-mogelijkheden van acht grote ERP-producten per functie in kaart gebracht. Daarbij maakt de organisatie onderscheid tussen onder meer agents, copilots, documentextractie en voorspellende modellen. Ook is bekeken hoe de functies worden aangeboden. Van de 173 geregistreerde mogelijkheden is volgens de inventarisatie 78% algemeen beschikbaar; andere functies staan bijvoorbeeld nog op de planning of bevinden zich in een testfase. De overzichtspagina is bijgewerkt in oktober 2026.

De 36% gaat over functies, niet over bedrijven

Het percentage betekent niet dat 36% van de ERP-gebruikers extra betaalt. Ook zegt het niet dat een ERP-pakket door AI gemiddeld 36% duurder wordt. Het gaat om het aandeel onderzochte functies dat volgens de classificatie van ERP Research buiten de basislicentie valt.

Dat onderscheid maakt de uitkomst bruikbaar zonder er te veel uit af te leiden. De inventarisatie laat zien dat je per functie moet controleren wat beschikbaar en inbegrepen is. Ze geeft geen gemiddelde rekening voor jouw organisatie.

‘AI inbegrepen’ vertelt nog niet wat je kunt gebruiken

Een leverancier kan verschillende AI-mogelijkheden onder dezelfde productnaam aanbieden. Een assistent voor vragen over de software is bijvoorbeeld een andere toepassing dan het verwerken van facturen of uitvoeren van acties door AI-agents.

Daarom is de algemene mededeling dat een pakket AI bevat onvoldoende voor een kostenvergelijking. Je wilt weten welke werkzaamheden worden ondersteund, welke voorwaarden gelden en of de getoonde functie onderdeel is van de offerte.

Van demonstratie naar een concrete offerte

Stel dat een groothandel vooral minder tijd kwijt wil zijn aan het overnemen van gegevens uit inkoopdocumenten. Tijdens een demo laat de leverancier zien hoe een document wordt herkend en verwerkt. Dat ziet er veelbelovend uit, maar de demonstratie beantwoordt nog niet alle budgetvragen.

Kan iedere betrokken medewerker de functie gebruiken? Geldt een limiet voor het aantal documenten? Is aanvullende inrichting nodig? En wat gebeurt er wanneer een document niet goed wordt herkend?

Laat de leverancier de gewenste toepassing daarom uitschrijven in het voorstel. Benoem de functie, het benodigde pakket en het gebruik waarop de prijs is gebaseerd. Zo voorkom je dat een belangrijke mogelijkheid wel in de presentatie zit, maar onvoldoende in het budget.

Extra kosten kunnen op verschillende manieren ontstaan

ERP Research noemt aanvullende productlicenties, verbruikscredits en een hoger platformniveau als manieren waarop de onderzochte AI-functies extra kosten. Die modellen vragen ieder om andere vragen tijdens de selectie.

Aanvullende licenties of een uitgebreider pakket

Onderzoek of een functie apart kan worden aangeschaft of alleen beschikbaar is binnen een uitgebreider abonnement. Vraag daarbij voor welke gebruikers de uitbreiding nodig is.

Een toepassing voor een klein team kan anders een bredere wijziging van de softwarelicenties vragen dan je verwacht. Laat ook vastleggen welke bestaande ERP-modules of andere voorzieningen nodig zijn om de functie te gebruiken.

Credits of betaling naar gebruik

Bij betaling naar gebruik moet duidelijk zijn wat precies wordt geteld. Een document, opdracht of complete verwerking hoeft niet dezelfde rekeneenheid te zijn.

Vraag of je vooraf het verwachte verbruik kunt berekenen en tijdens gebruik kunt volgen. Onderzoek ook of er waarschuwingen, budgetgrenzen of andere afspraken mogelijk zijn. Daarmee kun je beoordelen hoe voorspelbaar de kosten blijven wanneer meer medewerkers de toepassing gaan gebruiken.

Reken met jouw werkzaamheden, niet met de mooiste demo

Een prijs per gebruiker of verwerking krijgt pas betekenis wanneer je deze koppelt aan je eigen werkvolume. Honderd documenten per maand vragen een andere berekening dan duizenden documenten, inclusief piekperioden.

Kies daarom één concrete taak en beschrijf hoe die nu verloopt. Hoeveel tijd kost de voorbereiding? Welke controles zijn nodig? Hoe vaak moet een medewerker iets herstellen?

Neem correcties en controle mee

Stel dat AI het invoeren van gegevens versnelt, maar medewerkers de uitkomst nog moeten controleren. Dan moet die controle onderdeel zijn van de vergelijking. Hetzelfde geldt voor documenten die alsnog handmatig worden verwerkt.

Dit is geen reden om de toepassing af te wijzen. Het maakt zichtbaar waar de mogelijke besparing ontstaat en hoeveel werk overblijft. Test met representatieve voorbeelden, waaronder onvolledige gegevens en uitzonderingen.

Een nuttige proef geeft antwoord op drie vragen: wordt de taak sneller uitgevoerd, blijft de uitkomst voldoende betrouwbaar en wegen de voordelen op tegen de extra kosten?

Kijk verder dan de licentiekosten

Voor een vergelijking van ERP-softwarekosten is de total cost of ownership belangrijk: de directe en indirecte kosten over een gekozen gebruiksperiode. Daarbij tellen ook werkzaamheden mee die niet als aparte leveranciersfactuur verschijnen.

Voor AI in ERP kun je onderscheid maken tussen:

• Inrichting: gegevens voorbereiden, rechten instellen en werkwijzen vastleggen.
• Gebruik: aanvullende licentiekosten, abonnementen of verbruik.
• Controle: resultaten beoordelen, uitzonderingen behandelen en fouten herstellen.
• Beheer: wijzigingen testen en afspraken bijhouden.

Niet iedere toepassing vraagt al deze werkzaamheden in dezelfde mate. Vraag welke ondersteuning inbegrepen is en welke inzet jouw organisatie zelf moet leveren.

Vrijgekomen tijd is bovendien niet automatisch een lagere personeelsrekening. Ze kan wel ruimte geven om achterstanden weg te werken, meer aanvragen te behandelen of controles zorgvuldiger uit te voeren. Maak vooraf duidelijk welk resultaat je verwacht.

Vraag wat vandaag beschikbaar is

De beschikbaarheid verdient een eigen controle. Een aangekondigde functie kan aantrekkelijk zijn, maar biedt nog geen zekerheid voor een geplande ingebruikname.

Laat in de offerte onderscheid maken tussen beschikbare ERP-functionaliteiten en toekomstige mogelijkheden. Vraag welke versie nodig is, of jouw organisatie toegang kan krijgen en of er beperkingen gelden voor de gewenste toepassing.

Baseer een noodzakelijke procesverbetering op mogelijkheden die je daadwerkelijk kunt testen. Toekomstige uitbreidingen kun je meenemen als perspectief, zonder het succes van de softwarekeuze ervan afhankelijk te maken.

Vergelijk de complete oplossing

De inventarisatie van ERP Research maakt vooral duidelijk dat AI een afzonderlijke plaats verdient in de softwarevergelijking. Vraag per gewenste toepassing wat deze doet, wat ervoor nodig is en hoe de kosten veranderen bij meer gebruik.

Een betaalde AI-functie kan een goede investering zijn wanneer zij aantoonbaar werk bespaart of de uitvoering verbetert. Een inbegrepen functie kan weinig waarde hebben wanneer medewerkers er nauwelijks iets mee kunnen. De relevante vergelijking gaat daarom over de combinatie van bruikbaarheid, kosten en benodigde inzet.

Wil je ontdekken welke oplossing aansluit op jouw organisatie? Vergelijk ERP-software op de processen die je wilt ondersteunen en neem gewenste AI-functies expliciet mee in je eisen en budget.

Bron

ERPResearch - ERP Trends 2026: What the Data Actually Shows (oktober 2026)