bouw
projectbeheer

De ultieme gids voor projectbeheer

Projectmanagement stelt bouwbedrijven vaak voor grote uitdagingen maar ze kunnen eenvoudig worden beheerd met een ERP-systeem.

Projectbeheer bestaat uit de taken van projectdefinitie en -implementatie en projectafronding. Het doel van projectmanagement is de juiste planning en controle van projecten.

Deze omvatten bijvoorbeeld de beperking van risico's en het gebruik van kansen, maar ook de tijdige verwezenlijking van de kwalitatieve projectdoelstellingen. Het budget moet ook gedurende het hele proces worden nageleefd.

Inhoud

Projectmanagement in de bouwsector

Projectbeheer in de bouw omvat alle commerciële en technische stappen die moeten worden genomen om een bouwproject te implementeren. Het bouwmanagement zelf is daarom slechts een deel van het bouwprojectmanagement, dat strikt betrekking heeft op de uitvoering.

Geschiedenis van projectmanagement in de bouw

In feite is projectmanagement in de bouw een van de oudste vormen van projectmanagement. Mensen bouwden duizenden jaren geleden fenomenale gebouwen. De overblijfselen van dammen die voorheen verantwoordelijk waren voor de watervoorziening van de stad Jawa dateren uit 3000 voor Christus.

Tegenwoordig vertrouwt u op technische ondersteuning

Het 'projectmanagement' zou destijds een ander karakter hebben gehad dan nu. Maar zelfs toen moesten zulke grote projecten goed doordacht zijn. Tegenwoordig kunnen we rekenen op technische ondersteuning op vele gebieden van projectmanagement. Hoe modern projectmanagement er vandaag uitziet, wordt hieronder besproken.

De projectorganisatie

Vanuit chronologisch perspectief is projectorganisatie het eerste actieterrein voor projectmanagement in de bouw. In deze stap wordt de basis gelegd voor een succesvol project.

Een projectorganisatie is altijd nodig als er bijzonder veeleisende projecten met veel deelnemers moeten worden gerealiseerd. Dit is traditioneel het geval in de bouwsector.

Componenten van de projectorganisatie

De projectorganisatie omvat de planning, coördinatie en definitie van alle essentiële actiegebieden. Dit omvat bijvoorbeeld specifieke projectstructuren, actiesequenties en hun relatie, evenals documentatie of hun beheer en controle.

Op software gebaseerde projectorganisatie

Tegenwoordig helpen moderne ERP-systemen bouwbedrijven bij de projectorganisatie. Projectstructuren kunnen nauwkeurig worden gedefinieerd met behulp van digitale Gantt-diagrammen.

Veel ERP-systemen maken automatisch overeenkomstige diagrammen, op voorwaarde dat alle benodigde gegevens worden ingevoerd. Andere functies vergemakkelijken de communicatie en samenwerking van alle betrokken actoren, omdat alle betrokkenen met dezelfde gegevensrecords werken.

Effectief communicatiebeheer met de ERP

Communicatiemanagement is een ander belangrijk onderdeel van projectmanagement. Bouwprojecten gaan meestal verder dan de grenzen van het bouwbedrijf. Communicatiecoördinatie met externe partners maakt daarom deel uit van communicatiebeheer.

Extern communicatiebeheer

Voor grote bouwprojecten is de primaire taak van extern communicatiebeheer het bevorderen van de reputatie van het project. Stakeholders moeten zich bewust zijn van de toegevoegde waarde van het bouwproject.

Het belang van public relations mag niet worden onderschat, met name bij grote projecten met infrastructuur. Volgens de LFD-enquête zijn burgers bijzonder kritisch ten aanzien van energie- en afvalverwijderingsprojecten.

Om deze reden is het belangrijk om potentiële conflicten vroegtijdig in het kader van communicatiebeheer te identificeren en dienovereenkomstig aan te pakken. Bijzondere nadruk moet worden gelegd op het verduidelijken van de feiten, zodat het publiek zich niet buitengesloten voelt.

Intern communicatiebeheer

Interne communicatie kan zeer complex blijken te zijn in het geval van bijzonder grote projecten, aangezien verschillende processen met verschillende partijen tegelijkertijd lopen en dienovereenkomstig moeten worden gecoördineerd.

Het is daarom belangrijk om een goede combinatie van snelle officiële kanalen en bureaucratie te hebben. Verbale communicatie is de snelste manier om beslissingen of veranderingen te communiceren.

Op software gebaseerd communicatiebeheer

Hier kunnen echter ook overeenkomstige, op software gebaseerde meldingen worden weergegeven. Mobiele ERP-oplossingen maken samenwerking op complexe projecten eenvoudiger. Geïntegreerde oplossingen zorgen voor een naadloze informatiestroom in real-time.

Als een overeenkomstige DMS is aangesloten, kunnen wijzigingen correct worden vastgelegd. Dit voldoet aan de documentatie-eisen van projectmanagement. Het is belangrijk dat systematische communicatieplanning een integraal onderdeel van projectmanagement wordt.

Diagrammen helpen bij het beheren van afspraken

Tijdens de projectorganisatie werden raamvoorwaarden en deadlines vastgesteld voor het voltooien van bepaalde werkstappen. De taak van het afsprakenbeheer is om deze deadlines te halen. Er zijn verschillende manieren om dit te doen, die hieronder worden besproken.

Afsprakenlijsten

Zoals de naam al doet vermoeden, is een lijst met afspraken een eenvoudige, tijdelijke lijst met afspraken. De opgegeven datums verwijzen naar het begin en de voltooiing van een overeenkomstige stap.

Staafdiagram / Gantt-diagram

Een zogenaamd staafdiagram is het grafische equivalent van een afsprakenlijst en wordt ook wel een Gantt-diagram genoemd. Het staafdiagram werd "Gantt-diagram" genoemd naar Henry Laurence Gantt, een Amerikaanse werktuigbouwkundig ingenieur en mede-oprichter van Scientific Management. In 1910 ontwikkelde hij de Gantt-kaart, die vandaag de dag nog steeds op veel plaatsen wordt gebruikt.

Gantt-grafieken kunnen intuïtief worden gelezen en illustreren duidelijk de duur van individuele activiteiten, maar het probleem is dat een afhankelijkheid van individuele werkstappen alleen kan worden aangetoond in relatie tot tijd.

Veel ERP-systemen maken automatisch Gantt-diagrammen, op voorwaarde dat de relevante kerngegevens in het systeem zijn ingevoerd.

Naast deze methoden kunnen ook pad-tijddiagrammen, netwerkplannen of bouwprocessimulaties worden gebruikt.

Bouwproces simulaties

Vooral deze laatste worden vaak gebruikt in combinatie met de reeds genoemde methoden. De visuele weergave van individuele bouwfasen wordt gesynchroniseerd met een bijbehorend schema.

Met de juiste BIM (Building Information Modelling) en CAD-verbindingen in ERP is de technische bouwproces simulatie succesvol. Activiteiten kunnen meestal worden geïmporteerd uit de Gantt-grafiek en overeenkomstig worden gekoppeld aan het driedimensionale model.
In combinatie met het temporele niveau creëert dit een vierdimensionaal model waarmee het gehele bouwproces kan worden gecoördineerd en gecontroleerd. Eventuele botsingen zouden uiterlijk op dit punt worden herkend. Dit kan echter ook van tevoren worden gedaan als onderdeel van een afzonderlijke botsingscontrole.

De 3 categorieën van kostenbeheer

Kosten spelen een belangrijke rol in projectmanagement. Om deze reden heeft kostenbeheer een eigen deelgebied. Bij de uitvoering van bouwprojecten heeft de totale kostenafweging - de afweging van investerings- en gebruikskosten van gebouwen - inmiddels een speciaal belang gekregen.

Kortom, kostenbeheer kan worden onderverdeeld in drie categorieën: kostenplanning, controle en monitoring. Al deze categorieën kunnen worden beheerd door moderne controlemodules of kostenbeheersmodules binnen ERP. Software-gebaseerd kostenbeheer maakt bijvoorbeeld het volgende mogelijk:

  • Huidige doel / werkelijke vergelijkingen
  • Een weergave van samengevatte kosten en opbrengsten
  • Een overzicht van samenvattingen, hetzij als een totaal of op structureel niveau
  • Bedieningsopties via configureerbare functies of al tijdens gegevensverzameling.

De rol van agile projectmanagement in contractmanagement

Contractmanagement behandelt de juridische aspecten van projectmanagement. Juridisch advies wordt alleen door de wet verstrekt door een advocaat die lid is van een balie. Vanwege het competitieve karakter van de bouwsector is er hier een uitgesproken prijzenoorlog, die het belang van contractbeheer aanstuurt.

Vooral aanvullend en daaropvolgend management zijn een gestandaardiseerd onderdeel van projectbeheer en projectstructuur geworden.

Aanvullend beheer

Als er "opeenvolgende" wijzigingen zijn in de contractueel gedefinieerde diensten of het verschuldigde constructiedoel, vallen deze in de categorie supplementbeheer.

Vraagbeheer

Vraagbeheer wordt altijd van kracht wanneer een projectdeelnemer verantwoordelijk is voor afwijkingen van het project. De klant kan dit bijvoorbeeld claimen bij het verantwoordelijke bouwbedrijf en wijzigingen aanvragen. Dit is een volgend verzoek.

Agile projectmanagement

Aanvullend en daaropvolgend beheer vereisen behendig projectbeheer. Dit betekent dat de besturing of het beheer van processen zeer dynamisch en flexibel is. Op deze manier kunnen alle binnenkomende wijzigingsverzoeken met betrekking tot het bereik van services snel en doelgericht worden geïmplementeerd.

De term 'agile projectmanagement' wordt meestal gebruikt in verband met de ontwikkeling van software. Het is zelfs geschikt voor verschillende projecten in verschillende industrieën. Een kenmerk van agile projectmanagement is bijvoorbeeld dat het proces continu wordt verbeterd.

In klassiek projectmanagement zijn processen vast en vooraf gedefinieerd. Dit gaat gepaard met de regelmatige evaluatie van successen in de loop van het project. In klassiek projectmanagement wordt deze evaluatie meestal alleen uitgevoerd als het project is voltooid.

Vanwege de flexibiliteit van agile projectmanagement kunnen latere wijzigingen op het gebied van contractmanagement beter en efficiënter worden geïmplementeerd. Contractbeheer is verdeeld in contractplanning en monitoring.

Contractplanning

De contractplanning houdt zich bezig met het ontwerp van het contract. Dit is meestal een werkcontract - ongeacht of het een engineering- of constructiecontract is. Volgens de juridische situatie betekent dit dat de uitvoerende partij niet alleen de uitvoering zelf, maar ook het succes ervan verschuldigd is.

Contractbewaking

Continue contractmonitoring is essentieel, vooral voor grote projecten zoals bouwprojecten. Er moet regelmatig worden gecontroleerd of de werkelijke prestaties overeenkomen met de contractueel gedefinieerde doelprestaties om mogelijke latere eisen te voorkomen.

Dit geldt voor contracten van alle betrokken contractpartijen. Met elke extra contractpartner neemt de inspanning om interfaces te coördineren toe.

Het belang van kwaliteitsmanagement in de bouw

Voordat we het onderwerp kwaliteitsmanagement nader behandelen, moet eerst de term "kwaliteit" worden gedefinieerd. In feite zijn er verschillende mogelijke interpretaties in de literatuur. Het is gebruikelijk om kwaliteit te beschouwen als de mate van overeenstemming tussen de eisen aan een product en zijn eigenschappen.

Voor een bouwproject betekent dit concreet dat de constructie moet voldoen aan de eisen van de klant. Bijgevolg is kwaliteitsbeheer (QM) al die maatregelen die bijdragen aan kwaliteitsverbetering.

Kwaliteitsmanagementmodellen

In feite zijn er verschillende methoden voor kwaliteitsbeheer, normen en modellen. Er zijn verschillen op dit gebied, vooral wat betreft regio en industrie. Hierna zullen de twee meest voorkomende modellen in Europa nader worden onderzocht.

EFQM-model

Het European Foundation for Quality Management-model (EFQM-model) heeft een duidelijke Europese oriëntatie. Bovenal richt het zich op het aspect van persoonlijke verantwoordelijkheid, en daarom wordt de naleving van concrete specificaties naar de achtergrond geschoven.

Het doel van het model is om innovatie en continue verbetering te bevorderen. Om deze reden is het gebaseerd op de momenteel beste implementatie en gebruikt dit als benchmark.

ISO 9001 standaard

In tegenstelling tot het EFQM-model stelt ISO 9001 duidelijke criteria voor het voldoen aan kwaliteitsnormen. Deze normen definiëren ook duidelijke vereisten voor een bijbehorend kwaliteitsmanagementsysteem. Deze zijn gedefinieerd in 10 hoofdartikelen:

  • Scope
  • Normatieve referenties
  • Definities
  • Context van de organisatie
  • Leiderschap
  • Planning
  • Steun
  • Operating
  • Beoordeling van de prestaties
  • Verbetering

Opgemerkt moet worden dat de huidige versie van ISO 9001 ook het aspect van persoonlijke verantwoordelijkheid op zich neemt. Dit is ook bedoeld om een duidelijke stimulans voor extra verbeteringen te creëren.

Op software gebaseerd kwaliteitsbeheer

Met toenemende concurrentiedruk groeien ook de eisen voor voldoende kwaliteitsbeheer om kwaliteit als concurrentievoordeel te kunnen blijven gebruiken. Veel softwareproviders bieden gestandaardiseerde, geïntegreerde modules voor kwaliteitsbeheer in hun ERP-oplossingen.

Anders kunnen overeenkomstige modules in de meeste gevallen via een add-on worden aangesloten. Hieronder worden enkele functies van op software gebaseerd kwaliteitsbeheer in het ERP-systeem gemarkeerd met SAP QM als voorbeeld.

Functies van op software gebaseerd kwaliteitsbeheer

  • Opstellen van kwaliteitscertificaten
  • Testmethoden en functies
  • Test Equipment
  • Sampling
  • Sample beheer
  • Registratie van resultaten en fouten

De uniforme, door software ondersteunde kwaliteitsborging (QA) kan in alle processen en bedrijfsgebieden worden geïntegreerd. Door verbinding te maken met het ERP-systeem kunnen alle betrokken bedrijfsprocessen, zoals controlling, continu worden bewaakt.

Controlling als het hart van projectmanagement

Vanuit commercieel en technisch oogpunt wordt projectmanagement vaak aangeduid als controlling. Tot op zekere hoogte moet het worden opgevat als het middelpunt of beter als het brein van het hele projectmanagement.

De kerncomponenten van projectcontrole zijn planning, monitoring en controle tijdens de projectimplementatie. Vanwege voortdurende verdere ontwikkeling werd het project naar behoren voltooid en geïnitieerd, evenals teamleiderschap.

Projectbeheertaken

De basistaakgebieden van projectcontrole resulteren in specifieke taken voor bouwprojectbeheer. Als onderdeel van projectmanagement wordt bijvoorbeeld besloten om het projectteam te vergroten vanwege een aanstaande extra inspanning.

Het is echter gedeeltelijk naar het oordeel van het projectmanagement of er een toename van de projectinspanning is. Het bepaalt of de kwaliteit dienovereenkomstig moet worden aangepast of dat een volgende extra inspanning van de klant moet worden aanvaard.

Het projectmanagement is ook verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. Hier worden beslissingen genomen met betrekking tot een mogelijke uitbesteding van diensten. Minder relevante of irrelevante werkstappen kunnen op dit moment ook worden verwijderd om de aandacht weer op het kritieke pad te vestigen. Procesverbetering valt daarom binnen de scope van projectmanagement.

Last but not least speelt ook de productiviteit van het projectteam hier een rol. Het projectmanagement kan bijvoorbeeld een ruimtelijke fusie of verdeling van het team bepalen. De uiteindelijke beslissing wordt dan genomen door het projectmanagement.

Projectbeheer - dit moet worden opgemerkt

In elk geval moet worden opgemerkt dat beslissingen op de genoemde gebieden elkaar beïnvloeden. Daarnaast moeten concrete doelen worden gesteld, waarvan het succes kan worden gemeten. omdat: “Je hebt geen controle over wat je niet kunt meten” (Tom DeMarco, 1982).

Projectmanagement bij bouwbedrijven

Bouwbedrijven hebben meestal meer dan één project. Het kan dus gebeuren dat verschillende projecten parallel lopen. In dit geval is niet alleen een projectcontrole voor elk afzonderlijk project vereist, maar holistisch multi-projectbeheer.

Zo'n multi-project management vormt het raamwerk voor het management van individuele projecten in de bouwsector die van elkaar afhankelijk zijn vanwege gedeelde middelen.

Dankzij een centraal, holistisch ERP-systeem kunnen de benodigde middelen voor een ander project automatisch worden toegewezen en afgetrokken in multiprojectbeheer. Deze zijn daarom niet langer beschikbaar voor een ander project.

Goedkeuringsbeheer - een taak die niet moet worden onderschat

Vergunningbeheer speelt een belangrijke rol in de bouwsector in bureaucratische landen zoals Duitsland.

Wetgeving voorziet in dure en tijdrovende goedkeuringsprocedures, met name voor grote bouwprojecten. Het is belangrijk om voor elke aanvullende structurele interventie verschillende vergunningen van verschillende autoriteiten te verkrijgen. Om deze reden dient een uitgebreid, interdisciplinair team specifiek voor deze afdeling te worden ingezet.

Vanwege het toepassingsgebied van goedkeuringsbeheer moeten hier slechts enkele voorbeelden worden genoemd.

Goedkeuringsbeheerfuncties

  • Bepaling van goedkeuringseisen en -eisen
  • Coördinatie van de reikwijdte van de aanvraag en het vereiste deskundigenoordeel: "Authority engineering" - communicatie met de juiste gespecialiseerde autoriteiten
  • Creatie van applicaties
  • Coördinatie van deskundigenrapporten - bijvoorbeeld met betrekking tot geluidsbescherming
  • Onderzoek van het goedkeuringsbericht

Vanwege zijn reikwijdte strekt het goedkeuringsbeheer zich meestal uit over verschillende fasen van het project. Om softwarematig goedkeuringsbeheer optimaal te ontwerpen, moet er een naadloze gegevensoverdracht zijn tussen het ERP-systeem en DMS.

Conclusie: hoe projectmanagement werkt in bouwbedrijven

Projectmanagement in de bouwsector omvat de planning, monitoring, controle en voltooiing van een bouwproject. Hoe uitgebreider het project en hoe meer betrokken partijen, hoe meer tijd moet worden geïnvesteerd in de uitgebreide planning en structurering van het project.
In elk geval moeten bouwbedrijven concrete, meetbare doelen stellen. Omdat wat niet kan worden gemeten niet kan worden gecontroleerd.

zakelijke dienstverlening

5 tips voor beter kennisbeheer met ERP

Zakelijke dienstverleners brengen hun expertise vaak op de markt. Kennismanagement is daarom meer dan alleen een intern kennisarchief.

Lees verder
zakelijke dienstverlening

Gerichte rapportage met het ERP-systeem

Met het ERP-systeem als krachtige analyse-tool optimaliseert u de rapportage over de zakelijke dienstverlening. Hier is hoe.

Lees verder