Digitale inkoopproces

Het digitale inkoopproces - Eenvoudig, snel & efficiënt

Om zo efficiënt mogelijk in te kopen en grip te creëren op je kosten, hebben wij het inkoopproces gedigitaliseerd en gestroomlijnd.

Het inkoopproces is een van de meest belangrijke aspecten van een project binnen een bouwbedrijf. Door scherp in te kopen en het hebben van een goede controle over je kosten, kan er ‘eenvoudig’ veel winst op je aankopen worden gehaald. Gericht je materialen in grote aantallen inkopen of je contracten met onderaannemers goed managen kan het verschil maken tussen een positief of negatief resultaat op het project. 

Wij delen het inkoopproces op in drie fases; het inkopen van materialen en diensten, het ontvangen van de materialen en diensten en het verwerken van de inkoopfactuur.

Om zo efficiënt mogelijk in te kopen en grip te creëren op je kosten, hebben wij het inkoopproces gedigitaliseerd en gestroomlijnd. Wij hebben de tijd genomen om de bouwsector te begrijpen en hebben geavanceerde functionaliteiten ontwikkeld om de efficiëntie te verhogen. Zo ook voor het inkoopproces. Hieronder wordt het digitale en geoptimaliseerde inkoopproces per fase nader toegelicht. 

1. Efficiënt inkopen

Het proces begint met het inkopen van de materialen of diensten vanuit je begrotingsregels. Er is tijdens de calculatie uitgerekend hoeveel materialen er per begrotingsregel nodig zijn en wat voor budget er beschikbaar is voor het uitbesteden van bepaalde werkzaamheden. Deze begrotingsregels worden bewakingscodes in bouw7. Bij het inkopen van materialen wordt er natuurlijk in grote hoeveelheden besteld om de korting zo hoog mogelijk te krijgen. 

Tijdens het bestellen wordt er zoveel mogelijk rekening gehouden met meerdere posten en wordt er gekeken naar hoe de begroting is opgebouwd. Het bestellen vanuit het project gaat via een gemakkelijk formulier waar alle gegevens van het project al bekend zijn. Door in te voeren van welke leverancier of onderaannemer je bepaalde materialen of diensten wil hebben, heb je binnen een paar klikken al een bestellijst klaar. Doordat het allemaal in één systeem onder één project ingekocht en geregistreerd is, is er voor de gehele organisatie (realtime) inzichtelijk wat er al is ingekocht. 

Op basis van de status die het contract heeft, kunnen de bestellingen worden gevolgd. Automatische mails met aanvragen worden verstuurd naar leveranciers en onderaannemers en kunnen door hen worden goedgekeurd of worden afgewezen. De status van het contract wordt vervolgens automatisch gewijzigd.

Dit maakt het voor iedereen die binnen dit project werkt, van projectleider tot voorman, inzichtelijk welke materialen bij welke leverancier zijn besteld en wanneer en waar de materialen worden geleverd. Ook heeft iedereen inzichtelijk welke onderaannemer op het project wordt verwacht en welke werkzaamheden door deze partij worden uitgevoerd. 

2. Direct en eenvoudig ontvangsten registreren

Het registreren van ontvangsten is niet iets wat pas plaatsvindt bij het verwerken van de inkoopfactuur. Om meer inzicht te krijgen in je kosten en vooral de kosten die al gemaakt zijn, die je dus moet gaan betalen, wil je dit realtime monitoren. Het accorderen van ontvangsten is daarom essentieel in het inkoopproces. Uiteraard zit er verschil tussen het accorderen van geleverde materialen die op voorhand zijn besteld en het uitschrijven (digitaal) van een uitvoerdersbon voor de onderaannemer om zijn factuur te sturen. 

Doordat je voorafgaand aan het project de inkopen en contracten al hebt aangemaakt, kan er op de bouwplaats direct na ontvangst worden geboekt. De onderaannemer wil aan het einde van de week een uitvoerdersbon ontvangen o.b.v. zijn contract om een factuur te kunnen sturen. Tegelijk wil je ook kunnen controleren dat de leverancier alle bestelde materialen heeft geleverd. Door dit allemaal direct digitaal te registreren, is iedereen binnen het bedrijf realtime op de hoogte van de geleverde materialen en diensten op het project, zo ook de kosten op en de status van het project.

3. Digitale inkoopfacturatie

De laatste fase van het proces is het verwerken van de inkoopfactuur. Nadat de inkopen zijn gedaan en de materialen of diensten bij ontvangst zijn geaccordeerd, volgt alleen het betalen van de inkoopfactuur nog. Maar eerst moet deze natuurlijk nog digitaal worden verwerkt.

Het digitaal inlezen van de factuur gaat via een ‘Scan en Herken’ oplossing. Deze oplossing biedt de mogelijkheid om alle informatie direct van de factuur in te lezen en alle bedragen over te nemen. Dit versnelt het proces van het inboeken al met grote stappen. Nadat de verwerkte gegevens en de factuur zelf direct zijn doorgestuurd naar bouw7, kan hier het vervolg in plaatsvinden. Meer over de ‘Scan en Herken’ oplossing lees je in het volgende blog!

Om de juiste kosten op de juiste plaats in het project te krijgen, moeten de inkoopfacturen nog worden verwerkt i.c.m. de bonnen. Deze leverbonnen, uitvoerdersbonnen of inkooporders hebben een nummer gekregen tijdens het aanmaken ervan of het nummer van de leverancier wordt gebruikt. Dit nummer is vanaf het begin van het proces leidend in het inkoopproces. Hier worden in eerste instantie de bestellingen en ontvangsten op gedaan en vervolgens komt dit nummer mee met de inkoopfactuur.
 
Door de inkoopfactuur(regel) via het nummer te koppelen aan de juiste bon met dit nummer, heb je direct de juiste gegevens bij de inkoopfactuur. Hierdoor heeft de leverbon direct de juiste kosten, en dus ook de juiste kosten op het project en heb je de controle dat de onderaannemer het juiste bedrag o.b.v. de uitvoerdersbon heeft gefactureerd. 

Nadat de factuurregel is gekoppeld aan de bon is het natuurlijk van belang dat de inkoopfactuur door de juiste personen wordt goedgekeurd. Dit kun je doen door fiatteurs toe te wijzen aan de inkoopfactuur. Elke fiatteur heeft bij de inkoopfactuur een overzicht van de gekoppelde bon en de originele factuur, zodat er een goede controle plaats kan vinden. Als de inkoopfactuur door elke fiatteur is goedgekeurd, kan de boeking door worden gezet naar je financiële software om hier de betaling in te voltooien. Door het inkoopproces te digitaliseren en te stroomlijnen voorkom je fouten, heeft iedereen inzicht in de inkopen van het project en wordt het proces sneller en efficiënter.

Leverancier van de maand

Infor Blending LIMS

Alle laboratoriuminformatie op één plek, consistent en efficiënt laboratoriumbeheer.

Lees verder
Leverancier van de maand

Mobiel boeken en picken met Infor Blending

Om de logistieke afhandeling van klantorders te optimaliseren, biedt Infor een efficiënte uitbreiding voor Infor Blending: Mobiel Boeken (Mobile Posting).

Lees verder