Digitale inkoopproces

Het digitale inkoopproces - Eenvoudig, snel & efficiënt

Om zo efficiënt mogelijk in te kopen en grip te creëren op je kosten, hebben wij het inkoopproces gedigitaliseerd en gestroomlijnd.

Het inkoopproces is een van de meest belangrijke aspecten van een project binnen een bouwbedrijf. Door scherp in te kopen en het hebben van een goede controle over je kosten, kan er ‘eenvoudig’ veel winst op je aankopen worden gehaald. Gericht je materialen in grote aantallen inkopen of je contracten met onderaannemers goed managen kan het verschil maken tussen een positief of negatief resultaat op het project. 

Wij delen het inkoopproces op in drie fases; het inkopen van materialen en diensten, het ontvangen van de materialen en diensten en het verwerken van de inkoopfactuur.

Om zo efficiënt mogelijk in te kopen en grip te creëren op je kosten, hebben wij het inkoopproces gedigitaliseerd en gestroomlijnd. Wij hebben de tijd genomen om de bouwsector te begrijpen en hebben geavanceerde functionaliteiten ontwikkeld om de efficiëntie te verhogen. Zo ook voor het inkoopproces. Hieronder wordt het digitale en geoptimaliseerde inkoopproces per fase nader toegelicht. 

1. Efficiënt inkopen

Het proces begint met het inkopen van de materialen of diensten vanuit je begrotingsregels. Er is tijdens de calculatie uitgerekend hoeveel materialen er per begrotingsregel nodig zijn en wat voor budget er beschikbaar is voor het uitbesteden van bepaalde werkzaamheden. Deze begrotingsregels worden bewakingscodes in bouw7. Bij het inkopen van materialen wordt er natuurlijk in grote hoeveelheden besteld om de korting zo hoog mogelijk te krijgen. 

Tijdens het bestellen wordt er zoveel mogelijk rekening gehouden met meerdere posten en wordt er gekeken naar hoe de begroting is opgebouwd. Het bestellen vanuit het project gaat via een gemakkelijk formulier waar alle gegevens van het project al bekend zijn. Door in te voeren van welke leverancier of onderaannemer je bepaalde materialen of diensten wil hebben, heb je binnen een paar klikken al een bestellijst klaar. Doordat het allemaal in één systeem onder één project ingekocht en geregistreerd is, is er voor de gehele organisatie (realtime) inzichtelijk wat er al is ingekocht. 

Op basis van de status die het contract heeft, kunnen de bestellingen worden gevolgd. Automatische mails met aanvragen worden verstuurd naar leveranciers en onderaannemers en kunnen door hen worden goedgekeurd of worden afgewezen. De status van het contract wordt vervolgens automatisch gewijzigd.

Dit maakt het voor iedereen die binnen dit project werkt, van projectleider tot voorman, inzichtelijk welke materialen bij welke leverancier zijn besteld en wanneer en waar de materialen worden geleverd. Ook heeft iedereen inzichtelijk welke onderaannemer op het project wordt verwacht en welke werkzaamheden door deze partij worden uitgevoerd. 

2. Direct en eenvoudig ontvangsten registreren

Het registreren van ontvangsten is niet iets wat pas plaatsvindt bij het verwerken van de inkoopfactuur. Om meer inzicht te krijgen in je kosten en vooral de kosten die al gemaakt zijn, die je dus moet gaan betalen, wil je dit realtime monitoren. Het accorderen van ontvangsten is daarom essentieel in het inkoopproces. Uiteraard zit er verschil tussen het accorderen van geleverde materialen die op voorhand zijn besteld en het uitschrijven (digitaal) van een uitvoerdersbon voor de onderaannemer om zijn factuur te sturen. 

Doordat je voorafgaand aan het project de inkopen en contracten al hebt aangemaakt, kan er op de bouwplaats direct na ontvangst worden geboekt. De onderaannemer wil aan het einde van de week een uitvoerdersbon ontvangen o.b.v. zijn contract om een factuur te kunnen sturen. Tegelijk wil je ook kunnen controleren dat de leverancier alle bestelde materialen heeft geleverd. Door dit allemaal direct digitaal te registreren, is iedereen binnen het bedrijf realtime op de hoogte van de geleverde materialen en diensten op het project, zo ook de kosten op en de status van het project.

3. Digitale inkoopfacturatie

De laatste fase van het proces is het verwerken van de inkoopfactuur. Nadat de inkopen zijn gedaan en de materialen of diensten bij ontvangst zijn geaccordeerd, volgt alleen het betalen van de inkoopfactuur nog. Maar eerst moet deze natuurlijk nog digitaal worden verwerkt.

Het digitaal inlezen van de factuur gaat via een ‘Scan en Herken’ oplossing. Deze oplossing biedt de mogelijkheid om alle informatie direct van de factuur in te lezen en alle bedragen over te nemen. Dit versnelt het proces van het inboeken al met grote stappen. Nadat de verwerkte gegevens en de factuur zelf direct zijn doorgestuurd naar bouw7, kan hier het vervolg in plaatsvinden. Meer over de ‘Scan en Herken’ oplossing lees je in het volgende blog!

Om de juiste kosten op de juiste plaats in het project te krijgen, moeten de inkoopfacturen nog worden verwerkt i.c.m. de bonnen. Deze leverbonnen, uitvoerdersbonnen of inkooporders hebben een nummer gekregen tijdens het aanmaken ervan of het nummer van de leverancier wordt gebruikt. Dit nummer is vanaf het begin van het proces leidend in het inkoopproces. Hier worden in eerste instantie de bestellingen en ontvangsten op gedaan en vervolgens komt dit nummer mee met de inkoopfactuur.
 
Door de inkoopfactuur(regel) via het nummer te koppelen aan de juiste bon met dit nummer, heb je direct de juiste gegevens bij de inkoopfactuur. Hierdoor heeft de leverbon direct de juiste kosten, en dus ook de juiste kosten op het project en heb je de controle dat de onderaannemer het juiste bedrag o.b.v. de uitvoerdersbon heeft gefactureerd. 

Nadat de factuurregel is gekoppeld aan de bon is het natuurlijk van belang dat de inkoopfactuur door de juiste personen wordt goedgekeurd. Dit kun je doen door fiatteurs toe te wijzen aan de inkoopfactuur. Elke fiatteur heeft bij de inkoopfactuur een overzicht van de gekoppelde bon en de originele factuur, zodat er een goede controle plaats kan vinden. Als de inkoopfactuur door elke fiatteur is goedgekeurd, kan de boeking door worden gezet naar je financiële software om hier de betaling in te voltooien. Door het inkoopproces te digitaliseren en te stroomlijnen voorkom je fouten, heeft iedereen inzicht in de inkopen van het project en wordt het proces sneller en efficiënter.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Optimaliseer het WMS met ERP en beperk emissies

U hier lezen over de impact die geoptimaliseerd magazijnbeheer kan hebben op de CO2-voetafdruk van een bedrijf.

Lees verder

Duurzame textiel industrie met ERP software

U hier lezen hoe bedrijven in de industrie processen duurzamer kunnen maken en hun imago kunnen verbeteren door middel van ERP-software. 

Lees verder

Duurzame SCM met ERP-software

Lees hier hoe u de duurzaamheid van uw supply chain waarborgt met een geschikte ERP-software.

Lees verder