Grip op projecten

Grip op Projecten

Grip op projecten is mogelijk als iedere wijziging met betrekking tot een project, zowel logistiek als financieel real-time wordt vastgelegd in een centraal systeem.

Grip op Projecten is de kernwaarde van de Profity-oplossingen. Wanneer is sprake van Grip op een project bij een gevelbouwer, prefab-betonproducten of staalbouwer? Als het gehele proces, van aanvraag tot en met betaling onder controle is.

Verkoop

  • Alle aanvragen worden centraal geregistreerd
  • Contactgegevens van alle belangrijke relaties liggen centraal toegankelijk vast
  • Van iedere aanvraag is het achterliggende project bekend zodat duidelijk is als er van één project meerdere aanvragen binnenkomen.
  • Iedere aanvraag wordt beoordeeld: gaan we calculeren en zo ja, wie gaat dit doen?
  • Alle informatie en communicatie ligt centraal vast in documentbeheer

Calculatie

  • Calculatie vindt plaats met behulp van een gestructureerde calculatiemethode zodat de prijs niet afhankelijk is van wie de calculatie heeft gemaakt
  • Zijn tekeningen beschikbaar dan worden deze gegevens gebruikt voor de calculatie zonder handmatig uittrekken of overtypen

Offertes

  • Van een calculatie wordt automatische een representatieve offerte gemaakt
  • De offerte kan worden gemaild zonder overtypen of kopiëren
  • Verstuurde offertes en e-mails liggen centraal vast
  • Verstuurde offertes worden opgevolgd aan de hand van een actie zodat dit niet wordt vergeten
  • Alternatieve offertes zijn naast elkaar op te slaan en te raadplegen

Opdrachten

  • Van een geaccepteerde offerte wordt automatisch een project gemaakt
  • Alle acties naar aanleiding van een opdracht worden automatisch in de tijd uitgezet en waar nodig aangepast
  • Projectleiders hebben inzage in de projecten waarvoor zij verantwoordelijk zijn

Inkoop

  • Inkooporders worden automatisch gegenereerd voor projectspecifieke materialen
  • Bevestiging van leverdata wordt bewaakt zodat alle materialen op tijd binnen zijn
  • Inkoopfacturen worden digitaal verwerkt en documentbeheer bij het project geplaatst
  • Inkoopfacturen worden automatisch aan de juiste personen ter accordering aangeboden
  • Van iedere inkoopfactuur wordt een financiële boeking gemaakt en automatisch in de projectadministratie opgenomen

Voorraad

  • Van artikelen die via de voorraad lopen wordt een voorraadreservering gemaakt
  • Op basis van de actuele voorraad en de reserveringen wordt een inkoopadvies gegenereerd

Meer- en minderwerk

  • In de werkbegroting wordt meer en minderwerk vastgelegd 
  • Van meerwerk worden termijnfacturen vastgelegd zodat deze niet worden vergeten
  • Van iedere meer- of minderwerk of correctiepost is duidelijk wat de kosten of opbrengsten hiervan zijn

Projectadministratie

  • Van ieder project is gedurende en na afloop van het project precies te zien wat de status is van voorcalculatie, nacalculatie, onderhanden werk, facturering en betaling, verwacht resultaat in bedragen en eventueel aantallen op budgetgroep en op detailniveau.
  • Alle ingaande en uitgaande documenten worden per project overzichtelijk en toegankelijk opgeslagen
  • Tussentijds resultaat kan per project steeds duidelijk worden bijgehouden en vastgesteld

Tijdregistratie

  • Aanwezigheid en bestede tijd wordt per project en per taak real-time bijgehouden zodat steeds duidelijk is wie aanwezig is en waar ieder mee bezig is
  • Tijdregistratie kan plaatsvinden op iedere locatie, op kantoor, in de werkplaats, op de bouwplaats of onderweg
  • Geregistreerde tijd wordt na controle en akkoord automatisch in op de nacalculatie van een project geboekt.
  • Alle informatie is voorhanden voor de loonadministratie inclusief zaken als tijd voor tijd,  overwerk, afwezigheid, snipperuren etc.
  • Gemaakte kilometers kunnen direct worden vastgelegd bij de tijdregistratie 

Planning

  • Planning kan plaatsvinden op afdelingsniveau per week (grofplanning)
  • Planning kan plaatsvinden op basis van een strokenplanning per project
  • Planning kan plaatsvinden per medewerker/team per dag (montageplanning)
  • Vrachtplanning op elementniveau kan plaatsvinden op basis van montagevolgorde in de bouw (grafische vrachtplanning)
  • Productieplanning op elementniveau kan plaatsvinden op basis van vrachtvolgorde
  • Productiecapaciteit kan optimaal worden benut door optimale benutting van beschikbaar oppervlak van tafels, banen of carrousels (prefab-beton)
  • Productieplanning kan plaatsvinden aan de hand van een malagenda bij series elementen

Facturering

  • Bij aanvang van een project wordt een termijnschema opgesteld, al dan niet aan de hand van een template 
  • Termijnen worden gefactureerd op basis van vrijgave van termijnen
  • Facturen worden automatisch verstuurd per e-mail naar het juiste adres
  • Facturen worden automatisch geboekt op het project en in de financiële administratie

Financiële administratie

  • Van alle projectmutaties met een financiële consequentie wordt een financiële boeking gemaakt
  • Inkomende en uitgaande betalingen zijn zowel in de financiële administratie als in de projectadministratie zichtbaar
  • Naast financiële projectadministratie biedt Profity alle gebruikelijke functies van een financiële administratie inclusief periodieke rapportage en debiteuren- en crediteurenadministratie

Management dashboards

  • Op managementniveau zijn standaard dashboards beschikbaar zoals een inkoopmonitor, liquiditeitsplanning en onderhandenwerk-analyse
  • Management dashboards worden op maat gemaakt afhankelijk van de specifieke informatiebehoefte.
  • Dashboards kunnen al dan niet grafisch worden bekeken op ieder apparaat, PC, tablet of smartphone  

Grip op projecten is mogelijk als iedere wijziging met betrekking tot een project, zowel logistiek als financieel real-time wordt vastgelegd in een centraal systeem. Een systeem dat daarna alle informatie combineert en dit op projectniveau presenteert. Dit is wat Profity ERP mogelijk maakt.

Leverancier van de maand

Robots versus mensen

De procesindustrie heeft miljarden dollars uitgegeven aan robots en robotautomatisering, maar zijn ze flexibel genoeg voor de huidige productievereisten, zullen ze uiteindelijk ons werk doen en zal de fabriek zonder mensen echt werkelijkheid worden?

Lees verder
Leverancier van de maand

Casestudy: Applikon Biotechnology

Waarom deze producent van bioreactorsystemen kiest voor ERP software van Eqeep.

Lees verder