Leverancier van de maand
ERP projectmatige productie

ERP voor projectmatige productie

Met Profity ERP krijgt u meer grip op uw projecten: logistiek, administratief en financieel.

Profity ERP ondersteunt het bedrijfsproces van projectmatig werkende productiebedrijven vanaf eerste klantcontact tot en met facturering en financiële administratie. Profity ERP biedt alle functies voor het effectief laten functioneren van uw projectmatig werkende productiebedrijf. 

Met Profity vervangen veel bedrijven een reeks aan losse pakketten, spreadsheets en maatwerk. U hoeft alle informatie maar één keer in te voeren en heeft u alle informatie op één plek. Zo is het veel eenvoudiger om inzicht te krijgen in bijvoorbeeld het totale onderhanden werk, de liquiditeitsontwikkeling per project en over de projecten.

ERP voor projectmatige productie

ERP-systemen zijn vaak ontwikkeld voor de ondersteuning van allerlei soorten bedrijven. Ze bevatten daarom een overvloed aan functionaliteit die voor uw organisatie niet nodig zijn of niet goed aansluiten. Profity ERP biedt juist die functies die nodig zijn om een projectmatig werkende productiebedrijven in de gevelbouw, prefab-betonproductie of staalbouw effectief te laten werken. 
Profity ERP is samen met de eindgebruikers ontwikkeld. Nieuwe functionaliteiten worden enkel ontwikkeld op basis van onze klantwensen. Zo blijft de werking van onze software nauw aansluiten bij de praktijk. 

Verkoop en Calculatie

Grip op projectmatig werken begint met grip op het verkoopproces. Vanaf aanvraag tot en met opdracht. Iedere aanvraag legt u vast in Profity zodat u overzicht houdt op alle lopende aanvragen van bestaande en nieuwe relaties. Komen er meerdere aanvragen per project dan houdt u ook hierop zicht.

Wilt u een aanvraag beantwoorden met een offerte dan kunt u de calculatie hiervoor in Profity opstellen. Dat kan op allerlei manieren. Bijvoorbeeld door de specificatie in te lezen vanuit een CAD/ontwerpsysteem (bijvoorbeeld LogiKal, Tekla, Allplan of Revit) op basis van IFC of Excel. Of door de calculatie zelf te maken in Profity. Handmatig, ondersteund met normen of de calculatieconfigurator. Op basis van standaardartikelen of projectartikelen.

Een calculatie zet u in Profity eenvoudig om in een offerte in Word, die u vervolgens verder kunt bewerken. In Profity maakt u van de offerte eenvoudig een PDF-document. Vervolgens kunt u de PDF-offerte direct e-mailen.

Aanvraagdocumenten kunt u opslaan in Profity documentbeheer. Uitgebrachte offertes en verzonden e-mails worden hier automatisch aan toegevoegd. Zo houdt u eenvoudig grip op uw projectdocumenten tijdens de verkoopfase.

Profity ondersteunt verkoop met relatie- en actiebeheer zodat u uitgebrachte offertes eenvoudig kunt opvolgen. Door middel van views (persoonlijk indeelbare schermen), rapporten en dashboards (grafische weergaven op managementniveau) houdt u inzicht in de stand van zaken.

Werkvoorbereiding en Inkoop

Wordt een offerte een opdracht dan kunt u de calculatie overnemen uit verkoop. Als opnieuw getekend en gespecificeerd wordt in een CAD- of ontwerpsysteem, dan kunt u de materiaal- en urenspecificatie in Profity importeren. Deze is specificatie wordt dan de basis voor uw werkbegroting.

Aan de hand van de artikelinstellingen worden de materialen op project of op voorraad ingekocht op basis van een besteladvies. Inkoopopdrachten worden in PDF gegenereerd en kunnen vanuit Profity per e-mail worden verzonden.
Met behulp van Profity Connect kunt u facturen scannen en digitaal verwerken, opslaan bij het project, digitaal accorderen via workflow en verwerken in de financiële administratie.

Projectplanning

Op basis van de gecalculeerde uren kunt u een capaciteitsplanning maken op afdelingsniveau per week en/of op medewerkersniveau per dag. Profity geeft hierbij grafische ondersteuning zodat u goed overzicht houdt.
Ook kunt u de productie plannen op element/merkniveau. Voor prefab producenten heeft Profity een specifieke planningsoplossing: Profity Prefab. In Profity Prefab kunt u plannen op element- of merkniveau. Let op: Profity Prefab dient afzonderlijk te worden aangeschaft.

Projectrealisatie

Tijdens de realisatie van een project is zeker bij langer lopende projecten vaak sprake van meer- en minderwerk. In de werkbegroting kunt u deze gedetailleerd vastleggen voor zowel materialen als uren. Ook kunt u hiervoor  de bijbehorende meerwerkfacturen aanmaken.

In het projectoverzicht heeft u steeds een volledig beeld van alle kosten en opbrengsten waarbij u voorcalculatie, werkbegroting, verplichtingen, nacalculatie en opbrengsten real-time kunt zien en vergelijken.

Tijdregistratie

Profity Time (eerder bekend onder de naam Timesplitter), de urenregistratie-oplossing van Profity stelt alle medewerkers in staat snel en eenvoudig hun uren te boeken. Op kantoor, in de werkplaats, op de bouwplaats of onderweg. Omdat de geregistreerde uren dagelijks kunnen worden verwerkt is de nacalculatie uren steeds accuraat. Verder kunt u real-time zien wie waarmee bezig is. Ook snipperuren, overuren, tijd-voor-tijd registratie, WKA-overzichten en input voor de salarisadministratie zijn steeds beschikbaar.

(Termijn)facturering

Per project wordt een termijnschema opgesteld. Dit kan een kopie zijn van een standaard termijnschema, een handmatig aangemaakt schema, of een combinatie van beiden. Ook kan op basis van voortgang werk worden gefactureerd. Het vrijgeven van facturen kan eenvoudig door de projectleider plaatsvinden. Het daadwerkelijk versturen van facturen vindt meestal plaats door de Financiële Administratie. Facturen kunnen worden gemaild vanuit Profity. Iedere factuur wordt automatisch in Documentbeheer opgeslagen en kan zo eenvoudig worden teruggevonden. Verzonden facturen worden automatisch verwerkt in de financiële administratie

Projectevaluatie

Iedere bestelling, levering en bijbehorende factuur is zichtbaar in de nacalculatie van een project. Gemaakte uren worden zichtbaar in de nacalculatie. Per project kan op ieder gewenst moment inzage worden verkregen in voorcalculatie, aangegane verplichtingen, nacalculatie, de stand van de facturatie en betalingen en het financieel (tussentijds) resultaat.

Faalkostenregistratie

Met behulp van faalkostenregistratie wordt een proces ondersteund van verfijning van nieuwe voorcalculaties aan de hand van praktijkervaring.

Gereedschapsbeheer

Profity Tools biedt de mogelijkheid al uw machines en gereedschappen te registreren, inclusief certificaten, onderhoudshistorie, handleidingen etc. Gereedschappen kunnen via een gesloten magazijn worden uitgegeven en ingenomen. Ook heeft u inzicht in de status van een gereedschap. Bijvoorbeeld of het al dan niet defect is of wie het in bezit heeft. Dankzij de QR-code op ieder gereedschap kunt u met uw smartphone direct alle relevante informatie van een gereedschap inzien.

Service

Bij veel projectmatig werkende bedrijven is sprake van een langdurige relatie met uw klant, ook na oplevering. Goede service na afronding van het project vergroot de kans op nieuwe opdrachten. Profity ondersteunt het serviceproces vanaf service-aanvraag tot en met facturering.

Financiële administratie

Profity ERP is niet alleen een compleet Project ERP pakket. Met Profity ERP beschikt u ook over een volledig geïntegreerde financiële administratie. U hoeft zich dus geen zorgen te maken om de koppeling tussen twee verschillende pakketten of administratieve verschillen tussen uw projectadministratie en uw financiële administratie. Iedere boeking op een project is onmiddellijk een boeking in uw financiële administratie. Profity ERP bevat ook een complete debiteuren- en crediteurenadministratie inclusief aanmaningen, betalingen, btw-aangifte en kostenplaatsen en financieel onderhanden werk. 

Documentbeheer

Profity ERP biedt u de mogelijkheid alle projectdocumenten die nu in uw organisatie op verschillende plaatsen al dan niet digitaal worden bewaard centraal op te slaan. Zo raakt u documenten nooit kwijt en kunt u ze eenvoudig delen met iedereen in uw organisatie. Denk hierbij aan offerteaanvragen, offertedocumenten, getekende opdrachtbevestigingen, definitieve tekeningen, facturen, inkooporders, inkooporderbevestigingen, certificaten, e-mails, presentaties, spreadsheets etc. Documentbeheer in Profity stelt u in staat een document via verschillende ingangen en aan de hand van kenmerken gemakkelijk terug te vinden, niet alleen voor degene die het document heeft ontvangen of opgesteld, maar ook voor alle andere belanghebbenden.

Actiebeheer

Actiebeheer stelt u in staat om alle acties vast te leggen die moeten plaatsvinden om uw projecten in goede banen te leiden. Zo heeft iedere medewerker een duidelijk overzicht van zijn acties en indien gewenst in de acties van zijn collega’s. Verder kan bij iedere actie een log worden bijgehouden zodat later duidelijk is wat is besproken, welke afspraken zijn gemaakt etc. Zo wordt iedere taak op tijd uitgevoerd en is achteraf altijd terug te lezen wat er is gebeurd. Actiebeheer wordt bovendien ingezet om allerlei vaste acties per project via template-checklists eenvoudig toe te voegen aan een project en toe te kennen aan de betrokkenen. Zo weet u zeker dat niets wordt vergeten.

Integratie

Bij de voorbereiding en realisatie van projecten zijn vaak veel verschillende partijen betrokken. Het efficiënt uitwisselen van informatie tussen deze partijen krijgt steeds meer aandacht. Bijvoorbeeld door de inzet van Building Information Modeling (BIM). Voor veel organisaties is BIM nog toekomstmuziek maar er wordt al wel informatie digitaal uitgewisseld, bijvoorbeeld in Excel-, XML-, of IFC-formaat. Met Profity kunt u op veel plaatsen in de software informatie importeren of exporteren in een formaat dat u afspreekt met uw leveranciers of klanten zodat dubbele invoer wordt voorkomen.

Veel communicatie verloopt via e-mail. Profity ondersteunt daarom op alle relevante plaatsen in de software de mogelijkheid tot het direct e-mailen van de contactpersonen, al dan niet met door Profity gegenereerde PDF-documenten (offertes, bestellingen etc.). Ook kunnen binnenkomende e-mails eenvoudig in Profity Documentbeheer worden opgeslagen zodat ook andere betrokkenen inzage hebben in eerder e-mailverkeer.

Meer inzicht in sturingsparameters

Profity ERP helpt uw bedrijf om efficiënter te werken en de kwaliteit te verbeteren. Maar het uiteindelijke doel is u meer grip te laten krijgen op uw projecten. Daarvoor is continu inzicht in sturingsparameters essentieel. Profity levert dat inzicht via verschillende ingangen: views, rapporten en dashboards.

Vieuws

Views zijn gepersonaliseerde schermen waarop iedere medewerker de gewenste informatie kan opvragen in de selectie, sortering en weergave zoals die voor hem het meest bruikbaar is. Views zijn steeds eenvoudig aan te passen, te maken of te verwijderen. Zo veranderen ze mee met veranderende informatiebehoeften. Views zijn door iedere medewerker eenvoudig aan te passen.

Rapporten

Rapporten zijn overzichten in PDF of op papier zoals u die waarschijnlijk ook vandaag al gewend bent. Deze rapporten worden gemaakt met Crystal Reports of een andere report writer die geschikt is voor Microsoft SQL Server. Deze rapporten worden meestal door Profity ontwikkeld en slechts af en toe aangepast.

Dashboards

Een dashboard is een gepersonaliseerd Profity startscherm per rol of medewerker. Het dashboard heeft als doel iedere medewerker in één oogopslag grafisch ondersteunde informatie te verschaffen waarmee hij zijn dagelijkse werk kan doen. Voor een verkoper bijvoorbeeld de openstaande offertes die hij moet nabellen en de aanvragen waarvoor nog geen offerte is verstuurd. Voor een inkoper bijvoorbeeld de bestellingen die nog niet zijn bevestigd en de orderbevestigingen met een leverdatum die afwijkt van de bestelling. Voor de projectleider het tussentijds resultaat per project en al dan niet betaalde facturen per project, voor de directeur de liquiditeitsprognose en de omvang van de orderportefeuille etc. Deze dashboards kunnen bovendien worden gepubliceerd op smartphone of tablet zodat je niet in Profity hoeft in te loggen om de gewenste informatie te kunnen opvragen. Voor het maken van dashboards wordt vooral gebruik gemaakt van Microsoft Power BI.

Leverancier van de maand

Financiƫle administratie voor projecten

Profity ERP biedt de functionaliteit voor projectmatig werken inclusief de financiƫle administratie.

Lees verder
Leverancier van de maand

Profity Time

Grip op uren is grip op projecten. Bij veel projecten zijn de uren die aan project worden besteed bepalend voor het resultaat onder aan de streep.

Lees verder