ERP-software zelfstandigen

ERP-software voor ZZP'ers, freelancers en eenmanszaken

Geen enkel bedrijf is te klein voor een ERP-software. Hier leest u welke functies ERP-software voor zelfstandigen moet hebben.

Tegenwoordig vertrouwen steeds meer bedrijven op een ERP-systeem om bedrijfsprocessen met software weer te geven, te verwerken en te optimaliseren. Zelfstandigen daarentegen zijn vaak nog steeds terughoudend om deze verdere stap naar digitalisering te zetten.

Veel van deze ondernemers zijn van mening dat ze simpelweg te klein zijn om een ERP-systeem te implementeren. Bovendien werken deze bedrijven meestal niet met zeer complexe processen die een ERP noodzakelijk zouden maken.

Om deze reden willen wij u hier wijzen op hoe zelfstandige kunnen profiteren van het gebruik van ERP-software. We willen in detail ingaan op de specifieke eisen die zelfstandigen stellen aan zo'n systeem.

Inhoudsopgave

Is het de moeite waard om ERP-software voor zelfstandigen te gebruiken?

In principe is het gebruik van een ERP-systeem interessant voor allerlei soorten bedrijven.

ERP-definitie

ERP is een acroniem en verwijst naar enterprise resource planning. In het Duits spreekt men vaak van bedrijfsmiddelenplanning. Dit is de ondernemende taak om alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment op de juiste plaats in de gewenste kwaliteit en kwantiteit aan te bieden.

De rol van het ERP-systeem

Met ERP-systemen kunnen bedrijven deze taak met software uitvoeren. Alle bedrijfsprocessen worden centraal in het systeem in kaart gebracht en beheerd. Er ontstaat een soort digitaal beeld van het hele bedrijf met al zijn processen. Deze processen kunnen dan specifiek gestuurd en geoptimaliseerd worden in het systeem.

Voordelen voor bedrijven

Op deze manier is het voor bedrijven mogelijk om gericht waardevolle middelen te besparen. Deze kunnen dan elders rendabel worden ingezet. In principe kunnen allerlei bedrijven profiteren van het gebruik van een ERP-systeem.

Wanneer is een ERP-systeem nodig?

Er zijn echter eigenschappen die de aanschaf van een ERP-systeem bijna noodzakelijk maken. Vooral bedrijven met grote voorraden zoals die in de maaksector kunnen enorm profiteren van het gebruik van zo'n systeem.

Retailers met meerdere vestigingen en verkoopkanalen, bedrijven met projectmatig werk of bedrijven in groei hebben echter vaak softwareondersteuning nodig om hun processen te beheren. De mate waarin een ERP-systeem nodig is voor zelfstandigen hangt ook sterk af van het branche- en businessmodel.

Als zelfstandige concureren dankzij ERP-software

Het is duidelijk dat ERP-systemen voor zelfstandigen altijd een kans bieden om het concurrentievermogen te verbeteren. Zelfstandigen werken over het algemeen met beperkte middelen. Een geschikt ERP-systeem kan zelfstandigen helpen om deze middelen effectiever en winstgevender te gebruiken.

Beperkte capaciteiten

Daarnaast zijn de capaciteiten van zelfstandige en eenmansbedrijven schaars. In grotere bedrijven zijn er afzonderlijke afdelingen voor verschillende bedrijfsgebieden die zich uitsluitend bezighouden met de taken van dit specifieke gebied.

Eenmansbedrijven

Een onafhankelijk bedrijf neemt al deze taken in één keer op zich. Hij is accountant, controller, marketingmedewerker, vertegenwoordiger en inkoper in één. In zo'n situatie kan het snel gebeuren om het overzicht te verliezen.

Praktische assistenten in het dagelijks leven

Deze ondernemers hebben vaak simpelweg niet de tijd om de optimalisatie van bestaande processen in de hectische dagelijkse gang van zaken aan te pakken. Een geschikt ERP-systeem kan daarom een waardevolle technische assistent zijn. Maar wat onderscheidt een adequaat ERP-systeem voor zelfstandigen?

Eigenschappen van ERP-software voor zelfstandigen

Op dit punt willen we omgaan met specifieke eigenschappen die een geschikt ERP-systeem voor zelfstandigen moet hebben. Deze eigenschappen zijn gebaseerd op de speciale eisen van zelfstandigen.
Uiteindelijk heeft iedere zelfstandige een individueel behoefteprofiel. Maar er zijn overeenkomsten die terug te vinden zijn in de behoefteprofielen van veel zelfstandigen.

1: Gemakkelijke toegang

Zoals reeds besproken, hebben zelfstandigen een beperkte capaciteit. Zij zijn verantwoordelijk voor het hele bedrijf. Als je door een complex intern project zoals een ERP implementatie niet meer andere taken kunt uitvoeren, kunnen er snel verliezen ontstaan.

Voor zelfstandigen kunnen deze snel existentiële dimensies worden. Tot overmaat van ramp zijn eenmanszaken ook aansprakelijk met hun privévermogen. Als er schulden ontstaan uit bedrijfsactiviteiten, kan ook het privévermogen van de ondernemer worden gebruikt.

Daarom moeten zelfstandigen zich in de eerste plaats concentreren op systemen waarmee ze snel aan de slag kunnen. Zo kunnen cloudgebaseerde ERP-systemen een geldige optie zijn.

2: Vermindering van inspanning

Naast een ongecompliceerde inzending is het ook belangrijk dat ERP-systemen de zelfstandigen ontlasten in het dagelijks leven. Activiteiten zoals het maken van facturen of het onderhouden van gegevens kosten zelfstandigen kostbare tijd in de dagelijkse zaken. Tijd die elders kan worden gebruikt, bijvoorbeeld om voor bestaande klanten te zorgen en nieuwe klanten winstgevender te maken.

Aansluitingen en interfaces

Een ERP-systeem voor zelfstandigen zou ondernemers daarom met name moeten ontlasten met betrekking tot de administratieve taken die niet direct bijdragen aan de winstgevendheid van de onderneming. Om deze reden wordt het gebruik van geïntegreerde boekhoudsoftware met geautomatiseerde functies voor het maken van facturen aanbevolen.

Het is belangrijk dat er een naadloze informatiestroom is tussen alle deelgebieden. Dit is de enige manier om dubbel gegevensbeheer en de bijbehorende extra inspanning te voorkomen.

3: Alleen het essentiële

De kwestie van kosten is een belangrijk criterium bij het kiezen van een geschikt ERP-systeem, vooral voor zelfstandigen. De kosten van het systeem moeten zo laag mogelijk blijven zonder op de toegevoegde waarde te hoeven bezuinigen. Om deze reden zouden zelfstandigen zich in de eerste plaats moeten concentreren op software die alleen de werkelijk noodzakelijke functies omvat.

ERP-systemen met een uitgebreid scala aan functies zijn over het algemeen veel duurder dan meer basale alternatieven en complexer in gebruik.

Zijn gratis ERP-systemen een alternatief?

De ERP-markt is divers. Tegenwoordig is er voor bijna elk budget, elke complexe bedrijfsstructuur of elke bijzondere niche een passend ERP-systeem. Dit omvat ook gratis ERP-systemen die geen financiële inspanning vereisen om aan te schaffen.

Om deze reden vormen ze voor veel bedrijven in eerste instantie een aantrekkelijk alternatief voor de dure systemen van bekende aanbieders, maar zoals altijd zit hier een addertje onder het gras. Bij het gebruik van een gratis ERP-systeem staan bedrijven er vaak alleen voor. De ondersteuning, die vaak is inbegrepen bij het gebruik van een eigen systeem, wordt vaak geschrapt.

Zelfstandigen dienen daarom na te gaan of zij bij een incident het probleem op eigen initiatief kunnen oplossen. Dit gaat gepaard met extra inspanningen die eigenlijk moeten worden verminderd door de invoering van een ERP-systeem.

Conclusie: Er is zeker ERP-software voor zelfstandigen

De keuze voor een geschikt ERP-systeem is uiteindelijk een individuele beslissing. Het hangt af van veel verschillende factoren, zoals aansluiting bij de branche. Om deze reden is het niet mogelijk om te generaliseren welke eigenschappen een must zijn voor alle zelfstandigen. Toch zijn er overeenkomsten die tot uiting komen in de behoefteprofielen van veel zelfstandigen. Deze omvatten:

  • Een goedkope aankoop
  • Een snelle, ongecompliceerde start
  • Ontlasting voor zelfstandigen bij administratieve werkzaamheden
  • Een reeks functies beperkt tot de essentie

Zelfstandigen moeten zich eerst bewust zijn van de specifieke doelen die ze willen bereiken met de introductie van een ERP-systeem. Op basis van deze gedefinieerde doelen kan een geschikt ERP-systeem worden geselecteerd dat voldoet aan het individuele behoefteprofiel.

Oriƫntatie

Wat is bedrijfssoftware?

Lees wat bedrijfssoftware precies inhoudt en hoe bedrijven kunnen profiteren van het gebruik ervan.

Lees verder

Het belang van het vormen van een ERP implementatie team

Het ERP implementatie team legt de hoeksteen voor een succesvol ERP-project. Hier leest u waarom en wat u moet weten.

Lees verder