ERP-software voor het MKB: 4 criteria

Schaalbaar, kosteneffectief, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig: dit zijn de belangrijkste criteria als het aankomt op ERP voor het MKB.

Het midden- en kleinbedrijf (MKB) wordt terecht weleens de ‘ruggengraat van de economie’ genoemd. Om in een markt zo competitief als deze te kunnen groeien, vertrouwt het MKB steeds vaker op passende bedrijfssoftware die hen kan ondersteunen bij het behalen van de bedrijfsdoelen. Velen kiezen hier voor de implementatie van een ERP-systeem. Wij kijken daarom met u naar de criteria waarmee het MKB rekening moet houden, mochten ze aan de slag willen gaan met software voor Enterprise Resource Planning (ERP). 

Inhoudsopgave

• De huidige stand van zaken
• ERP-software voor het midden- en kleinbedrijf
  • #1 - Toekomstbestendig
  • #2 - Gebruiksvriendelijk
  • #3 - Branchespecifieke software
  • #4 - Kosteneffectief
• Het MKB blijft concurrerend dankzij ERP-software

ERP voor MKB: de huidige stand van zaken

De praktijk wijst helaas nog te vaak uit dat het MKB de voordelen van ERP-software nog niet altijd inziet. Dat is zonde, want ieder bedrijf kan absoluut profiteren van de inzet van geschikte bedrijfssoftware. De meest gehoorde argumenten tegen de implementatie van een ERP-systeem zijn:

• Het kostenplaatje. Tuurlijk, het MKB heeft doorgaans niet de budgetten voor de implementatie van software die grotere bedrijven wel hebben. Maar de hedendaagse softwaremarkt is zo groot en divers, dat er voor iedere sector en bedrijfsgrootte een geschikt systeem te vinden is.
• Complexiteit. Wat betreft dit argument geldt; het is zo complex als dat u het zelf wilt maken. Grote bedrijven met allerlei interne en externe processen, die zich soms tot mondiaal niveau uitstrekken, hebben inderdaad behoefte aan ingewikkelde, uitgebreide systemen. Maar dit gaat voor de meeste MKB’ers niet op. Voor hen kan een relatief eenvoudig systeem al een enorm verschil maken. 
• ‘Hebben we dit wel nodig?’ We bevinden ons in een tijdperk van digitale transformatie. Zij die dus tegen de implementatie van een adequaat softwaresysteem zijn, lopen het risico om achter te raken op de concurrentie. 
• ‘Het bedrijf is te klein’. Er zijn genoeg softwareleveranciers die zich specifiek focussen op het MKB, dus dit argument gaat simpelweg niet op. 

Waar het vaak op neerkomt, is dat het MKB wat voorzichtiger is met investeringen in projecten als deze. En dat valt te begrijpen, zeker als de voordelen van het systeem niet direct duidelijk zijn. Maar het zijn tegenwoordig juist de kleinere bedrijven met een ERP-systeem, die de processen aanzienlijk beter ingericht hebben dan degenen die nog altijd niet in de software geloven. 

Alles over Enterprise Resource Planning (ERP) kunt u hier terugvinden.

ERP-software voor het midden- en kleinbedrijf

ERP-software stelt het MKB in staat om in deze competitieve markt op langere termijn winstgevend te kunnen opereren. Wat volgt is een blik op de basiscriteria waarover een ERP-systeem voor het MKB moet beschikken. Het is belangrijk om te vermelden dat ieder bedrijf uiteindelijk zijn eigen eisen heeft voor een geschikt ERP-systeem. Meer informatie over de selectie van ERP-software, vindt u hier. 

#1 - Toekomstbestendig

Zoals eerder is benadrukt, ervaren de meeste MKB’ers zware druk vanuit de concurrentie. Het wordt namelijk steeds moeilijker om uniek te zijn in wat u doet, dus het zijn bepaalde details waarin bedrijven zich moeten onderscheiden. Om aan de immer groeiende klantverwachtingen te kunnen blijven voldoen, moet het midden- en kleinbedrijf zich blijven ontwikkelen. 

Een geschikt ERP-systeem moet dus ook met u mee kunnen groeien. Het is voor het MKB daarom ook aan te raden om op zoek te gaan naar een schaalbaar systeem, dit houdt namelijk in dat het systeem zich aanpast aan de omstandigheden waarin het bedrijf zich bevindt. Doorgaans zijn cloudgebaseerde systemen hiervoor bijzonder geschikt, omdat extra gebruikers of opslagruimte zonder al te veel moeite kunnen worden bijgeboekt.

Daarnaast hebben veel ERP-leveranciers zich specifiek afgestemd op de behoeften van het MKB, zodat hun oplossingen altijd met de klant mee kunnen groeien. 

#2 - Gebruiksvriendelijk

Het is voor het MKB van cruciaal belang dat het ERP-systeem hoog scoort op de gebruiksvriendelijkheid. De sector heeft namelijk doorgaans niet de capaciteit of het budget om met allerlei complexe ERP-systemen aan de slag te gaan. De omgeving moet eenvoudig navigeerbaar zijn, en het is belangrijk dat de meeste functies en pagina’s grotendeels voor zichzelf spreken.

Natuurlijk zal men moeten wennen aan de nieuwe omgeving, maar al te veel tijd om er bij stil te staan hebben ze meestal niet. En dat is dan ook precies waarom gebruiksvriendelijkheid zo belangrijk is.

Alleen het noodzakelijke 

MKB’ers moeten zich daarom ook niet laten verblinden door allerlei dure ERP-systemen met allerlei functies, die zich eigenlijk vooral richten op grote bedrijven. In plaats daarvan moet men eerst goed naar zichzelf kijken: welk doel willen we eigenlijk bereiken met de implementatie?

Pas dan is het tijd om te gaan kijken naar de functionaliteiten van de software, en dient men alleen te kiezen voor hetgeen dat ze écht nodig hebben. Eventuele extra functies die men eigenlijk niet nodig heeft, zorgen er doorgaans voor dat het systeem eigenlijk al direct minder goed scoort op het gebied van gebruiksvriendelijkheid. 

Schaalbaarheid

Maar daar is het sleutelwoord van de vorige paragraaf weer; ook in dit geval is de schaalbaarheid van het systeem van cruciaal belang. De behoeften van de gebruiker kunnen namelijk altijd veranderen. Misschien heeft men in eerste instantie geen behoefte aan een module voor klantrelatiebeheer, maar zorgt de groei van de organisatie ervoor dat ze hier toch gebruik van willen gaan maken. 

De modulaire inrichting van bedrijfssoftware

Gelukkig zijn softwareontwikkelaars hier doorgaans goed op voorbereid. Zeker degenen die ervaring hebben met het MKB. Om die reden worden veel ERP-oplossingen modulair ingericht, wat inhoudt dat men altijd eenvoudig extra modules of functionaliteiten kan toevoegen.

Heeft men een jaar na de implementatie toch behoefte aan een WMS? Dan kunnen de meeste leveranciers dat relatief eenvoudig waarmaken. 

Lees ook: "De 14 belangrijkste ERP-modules: een overzicht"

#3 - Branchespecifieke software

Eén van de belangrijkste trends op het gebied van bedrijfssoftware is de toenemende vraag naar een branchespecifiek systeem. Deze software is specifiek ontworpen voor de branche en beschikt dus over functies en processen die met name nuttig zijn voor bedrijven binnen deze specifieke sector. Bedrijven die kiezen voor algemene, branche-onafhankelijke ERP-software, lopen het risico dat ze in een latere fase alsnog bepaalde modules apart moeten aanschaffen.

Ontwikkelaars van branchespecifieke software kennen de alledaagse uitdagingen van de sector als geen ander, en voorzien hun systemen dus al van de functies die u het hardst nodig zal hebben. Ze kunnen simpelweg beter met u meedenken dan leveranciers zonder kennis van uw specifieke branche. 

De diversiteit en omvang van de hedendaagse ERP-softwaremarkt heeft ervoor gezorgd dat er voor ieder bedrijf, in iedere branche, wel een geschikt systeem bestaat. 

#4 - Kosteneffectief

Tot slot, en zeker niet geheel onbelangrijk, moet ERP-software voor het MKB betaalbaar zijn. Hoewel het financiële plaatje voor iedere organisatie een belangrijke rol speelt, zijn de financiële middelen van het MKB doorgaans beperkter. Tegelijkertijd bestaat er het onterechte vooroordeel dat ERP-software alleen maar geschikt zou zijn voor bedrijven met een bepaalde omvang. Niets is minder waar: het zijn vaak de kleinere bedrijven die met name kunnen profiteren van het gebruik van een ERP-systeem. 

Zoals gezegd is de ERP-markt groot en divers, waardoor er voor iedere portemonnee een passend systeem te vinden is. Bedrijven die van tevoren goed nadenken over hetgeen dat zij met het systeem willen bereiken, kunnen de kosten nog meer drukken omdat overbodige functies en modules hierdoor achterwege gelaten kunnen worden. 

Tip: raadpleeg de vergelijkingstool om te achterhalen welke oplossing bij uw branche en bedrijfsgrootte past. 

Het MKB blijft concurrerend dankzij ERP-software

Samenvattend kan dus gesteld worden dat de digitalisering grote kansen biedt voor het MKB. Het midden- en kleinbedrijf heeft te maken met een hoge concurrentiedruk, waardoor het de details zijn die het verschil kunnen maken. 

Door te vertrouwen op ERP-software die specifiek op uw behoeften is ingericht, kan het MKB waardevolle middelen besparen. Deze kunnen vervolgens elders winstgevend worden ingezet, en op de lange termijn bijdragen aan het winnen van de concurrentiestrijd. 

ERP voor het MKB kenmerkt zich doordat het betaalbaar, gebruiksvriendelijk en flexibel is ingericht. Het moet zich namelijk kunnen aanpassen aan de mogelijk veranderende eisen van de gebruiker. Alleen op die manier kan het MKB adequaat profiteren van de digitalisering, en is het in staat om zich te onderscheiden ten opzichte van de concurrent.