Nadelen ERP software

3 nadelen van lokale ERP software

Naast diverse voordelen heeft on-premises ERP software ook enkele nadelen. U kunt hier lezen wat deze zijn.

Elk gebruiks- en licentiemodel heeft zowel voor- als nadelen die bedrijven moeten weten voordat ze ERP-software kiezen. Om deze reden willen we de nadelen van on-premise software nader bekijken en laten zien wat tegen het gebruik spreekt. Uiteindelijk moeten bedrijven echter zelf beslissen welk gebruik en licentiemodel aan hun individuele eisen voldoet.

Inhoudsopgave

On-premises ERP software
Nadeel 1: de aanschafkosten
Nadeel 2: de inspanning
Nadeel 3: beperkte schaalbaarheid
Conclusie: lokale ERP software is niet voor elk bedrijf geschikt

On-premises ERP software

Steeds meer bedrijven vertrouwen op ERP-software om hun bedrijfsprocessen aan de softwarekant in kaart te brengen en te sturen.

Wat is ERP-software?

ERP is een afkorting en verwijst naar enterprise resource planning. Dit is de ondernemende taak om alle bedrijfsrelevante middelen op het juiste moment op de juiste plaats in de gewenste kwaliteit en kwantiteit te leveren.

Om deze taak ook bij complexe processen en structuren efficiënt te kunnen uitvoeren, wordt ERP-software gebruikt. Overeenkomstige processen kunnen niet alleen met de software in kaart worden gebracht en beheerd, maar ook worden geoptimaliseerd en geautomatiseerd. Op deze manier is het voor bedrijven mogelijk om waardevolle middelen te besparen. Deze kunnen dan elders in het bedrijf winstgevend worden ingezet. Op deze manier kan ERP-software een blijvende bijdrage leveren aan het concurrentievermogen en succes van een bedrijf.

On-premises software: het systeem bedienen in uw eigen bedrijf

De term "on-premise" betekent letterlijk "on-premise". Dit is dus ERP-software die in uw eigen bedrijf wordt geïnstalleerd en van daaruit wordt bediend. Dit betekent dat on-premises ERP-software contrasteert met cloudgebaseerde oplossingen. Het feit dat de ERP-software eigendom is van het bedrijf heeft zowel voor- als nadelen.

Nadeel 1: de aanschafkosten

Een groot nadeel zijn de aanschafkosten van on-premise ERP-software. Omdat het ERP-systeem in eigen beheer wordt beheerd, moet eerst de benodigde hardware worden geleverd. Voor de meeste bedrijven zijn servers een investering die niet mag worden onderschat.

Bovendien moet in het bedrijf een geschikte locatie beschikbaar zijn om de servers te huisvesten. Vooral in de zomermaanden kan onvoldoende koeling al snel leiden tot oververhitting van de server of servers. Overmatige oververhitting kan onherstelbare schade aan servers veroorzaken. Om deze reden is ook een geschikt airconditioningsysteem vereist.

De software zelf moet ook worden aangeschaft. Met een cloudgebaseerde oplossing betalen bedrijven meestal maandelijks voor het gebruik van het systeem. De kosten zijn dus gespreid over een lange periode en voor veel bedrijven veel gemakkelijker te dragen dan eenmalige, hoge acquisitiekosten. Deze kunnen een aanzienlijke verlaging van de liquiditeit van een bedrijf betekenen. Daarom moeten met name kleinere bedrijven, voordat zij on-premises ERP software kopen, overwegen of de financiële middelen om de hardware en software aan te schaffen beschikbaar zijn en elders niet dringender nodig zijn.

Beperkte planningsbeveiliging

Vergeleken met cloudgebaseerde ERP software zijn de vervolgkosten van on-premises ERP software relatief laag. Desalniettemin biedt een cloudgebaseerd systeem controllers meer planningsbeveiliging. Met lokale ERP software is er altijd de mogelijkheid dat er zich een incident voordoet. Dit risico kan in principe niet worden uitgesloten voor enig gebruik- en licentiemodel - in dit geval is echter de kostendrager voor on-premises ERP-software het bedrijf zelf en niet de cloud-operator.

Nadeel 2: de inspanning

Naast de kosten levert het bezit van de ERP software ook aanzienlijke inspanningen op voor bedrijven.

Uitgebreid implementatieproces

Ten eerste moet de ERP software in het bedrijf op de eigen servers van het bedrijf worden geïmplementeerd. Hoewel cloudgebaseerde software vaak op dezelfde dag beschikbaar is, vereist on-premise implementatie een uitgebreide plannings- en voorbereidingsfase.
De overdracht van gegevens is vaak erg complex met on-premises software en kan meestal alleen worden uitgevoerd door experts. Met een cloudgebaseerde oplossing kan gegevensoverdracht vaak worden geïmplementeerd met behulp van eenvoudige methoden zoals slepen en neerzetten.

Onderhoud

Maar na het installeren van de software is het werk nog niet gedaan. Het is nu aan het bedrijf zelf om het continu gebruik van de software te verzekeren. Dit vereist verschillende onderhouds- en reparatiemaatregelen zoals het doorvoeren van updates en upgrades. Er moet daarom voor worden gezorgd dat er passende capaciteiten beschikbaar zijn om deze maatregelen uit te voeren.

Serviceniveau-overeenkomsten

Als het bedrijf een zeer beperkte capaciteit heeft, moeten service-opties worden besproken met potentiële leveranciers voordat een systeem wordt aangeschaft. Deze worden vervolgens vastgelegd als onderdeel van een service level agreement - kortweg SLA.

Beperkte ondersteuning

ERP-softwareleveranciers werken altijd aan het optimaliseren van hun systemen. Dit verwijst naar de gebruiksvriendelijkheid en het scala aan functies of gegevensbescherming. Vroeg of laat zal de ondersteuning voor verouderde ERP software meestal worden stopgezet om middelen vrij te maken voor nieuwe systemen.

In dit geval worden bedrijven geconfronteerd met de keuze om door te gaan met het werken met een verouderd systeem en bijvoorbeeld grotere risico's voor gegevensbescherming te accepteren, of om volledig nieuwe ERP software aan te schaffen. Dit gaat weer gepaard met aanzienlijke kosten en extra inspanningen.

Nadeel 3: beperkte schaalbaarheid

Een ander groot nadeel van on-premises ERP-software is de beperkte schaalbaarheid.

Wat betekent schaalbaar in termen van ERP software?

Schaalbare ERP-software wordt altijd genoemd wanneer het systeem qua prestaties kan worden aangepast aan de veranderende eisen van een bedrijf. Dit heeft betrekking op zowel het aantal gebruikers als de opslagcapaciteit van het systeem.

ERP-software uit de cloud eenvoudig schaalbaar

Cloudgebaseerde ERP-software is theoretisch oneindig schaalbaar vanwege de infrastructuur. Als een bedrijf groeit, worden er extra medewerkers ingehuurd. Ze hebben ook toegang nodig tot de ERP software. In de cloud zijn deze eenvoudig en flexibel te boeken met een paar klikken. Als een bedrijf kleiner wordt, kunnen gebruikerslicenties die niet langer nodig zijn, net zo gemakkelijk worden beëindigd.

Kosten kunnen niet worden vergoed

Dit is niet het geval bij lokale ERP software. Verworven licenties kunnen niet zomaar worden ingetrokken als ze verouderd zijn. Dienovereenkomstig kunnen de kosten van niet langer vereiste licenties niet worden vergoed.

Schaalbaarheid afhankelijk van de IT-infrastructuur

De schaalbaarheid van on-premises ERP-software is gekoppeld aan de IT-infrastructuur van het bedrijf. Bedrijven hebben echter niet dezelfde kansen als grote, bekende cloudproviders om ze onbeperkt uit te breiden en te optimaliseren. Om deze reden is lokale ERP software meestal slechts in beperkte mate schaalbaar.

Vanaf een bepaald aantal gelijktijdige toegangen kan de software aanzienlijk langzamer worden. Dit voorkomt op een gegeven moment dat medewerkers hun taken probleemloos kunnen uitvoeren en hindert daarmee het hele bedrijf. Als er on-premises ERP software in uw eigen bedrijf moet worden gebruikt, moeten de prestaties van het systeem ook tijdens de testfase worden getest met een maximaal aantal actieve gebruikers.

Conclusie: lokale ERP software is niet voor elk bedrijf geschikt

Er kan worden gezegd dat lokale ERP software naast talrijke voordelen ook enkele nadelen heeft. Bedrijven moeten zich in ieder geval bewust zijn van deze nadelen voordat ze besluiten om lokale ERP software in hun eigen bedrijf te implementeren.

Individuele vereisten cruciaal

Het is niet mogelijk om een algemene verklaring af te leggen welk gebruik en licentiemodel de minste nadelen heeft. Sommige nadelen zijn voor bepaalde bedrijven echter minder relevant dan andere. Daarom moeten bedrijven eerst specifieke doelen definiëren die ze willen bereiken met de introductie van ERP software. Daarnaast moet er een nauwkeurig behoefteprofiel voor geschikte ERP software worden gemaakt.

Op basis van deze informatie kunnen vervolgens geschikte systemen worden geïdentificeerd. Mochten er toch twijfels zijn over enkele nadelen, dan kunnen deze in detail worden besproken met de respectievelijke providers. Zij hebben veelal jarenlange ervaring op het gebied van ERP software en kunnen samen met het bedrijf een passende oplossing vinden.

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder