On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Steeds meer bedrijven vertrouwen op ERP-software voor het holistisch in kaart brengen van alle bedrijfsprocessen. Over het kiezen van het juiste gebruiks- en licentiemodel lopen de meningen echter uiteen: moet de ERP-software lokaal via uw eigen server of via de cloud worden geleverd?

Om bedrijven een oriënterend hulpmiddel te bieden bij het kiezen van het licentiemodel worden hieronder de verschillen in de implementatie van beide modellen weergegeven.

Inhoudsopgave

• ERP: een overzicht
• Redenen om ERP-software te introduceren
• Het juiste licentiemodel kiezen
• ERP software implementatie: on-premises
• ERP software implementatie: Cloud
• Conclusie: grote verschillen in implementatie

ERP: een overzicht

"ERP" - drie letters met een grote betekenis. Het acroniem verwijst naar de term "Enterprise Resource Planning", wat overeenkomt met business resource planning in het Duits. Planning van bedrijfsmiddelen is een fundamentele operationele taak die alle soorten organisaties moeten aanpakken.

Een lange taak

Concreet gaat het erom dat alle bedrijfsrelevante middelen in het bedrijf op het juiste moment, in de juiste kwaliteit en kwantiteit en met de juiste informatie op de juiste plaats beschikbaar zijn. Om op elk moment en in elk bedrijfsgebied aan deze eisen te kunnen voldoen, is vaak een groot aantal, soms complexe, op elkaar voortbouwende bedrijfsprocessen nodig.

De rol van ERP-software

Om deze processen bij te houden, vertrouwen steeds meer bedrijven op digitale ondersteuning. Moderne ERP-software is in staat om alle relevante bedrijfsprocessen centraal in kaart te brengen. Deze processen kunnen vervolgens binnen de software worden uitgevoerd
Beheerd
Gecontroleerd
Slank
Geoptimaliseerd
Geautomatiseerd

Worden. Op deze manier kunnen bedrijven specifiek inefficiënte processen identificeren en de bijbehorende middelen effectiever gebruiken.

Redenen om ERP-software te introduceren

Door de toegevoegde waarde te maximaliseren, kunnen bedrijven een doorslaggevend concurrentievoordeel behalen ten opzichte van concurrenten.

Voordelen van een ERP-software

Dit is ook merkbaar in de dagelijkse praktijk. Als het bedrijf kiest voor geschikte ERP-software die de eigen processen optimaal ondersteunt, kunnen er tal van voordelen ontstaan. Deze omvatten bijvoorbeeld:
Minimalisatie van tijd en fouten
Meer compleet beeld
Verbeterde communicatie
Verbeterde klantenservice
Hoger innovatiepotentieel door vrije capaciteiten

Het juiste licentiemodel kiezen

Om deze voordelen te realiseren, moet de ERP-software echter ook geschikt zijn voor gebruik in het betreffende bedrijf. Dit is zeker niet vanzelfsprekend. De ERP-markt is zeer divers en de behoefteprofielen zijn zeer divers, zodat er geen algemene aanbevelingen kunnen worden gedaan.

Maak een specificatieblad

Het is daarom van belang dat bedrijven op de hoogte zijn van hun individuele wensen en deze vastleggen in de vorm van een specificatie. Deze specificatie vormt de basis voor latere onderhandelingen met potentiële aanbieders.

Bij het opstellen van de specificatie moeten bedrijven bijzondere aandacht besteden aan processen. Om erachter te komen welke functies nodig zijn, moeten de interne processen en workflows duidelijk worden gedefinieerd. De introductie van nieuwe ERP-software is dan ook het ideale moment om bestaande processen te evalueren en bij te sturen als er behoefte is aan optimalisatie. Anders lopen bedrijven het risico “legacy issues” over te dragen naar het nieuwe systeem.

Onderscheidende kenmerken van ERP-software

Van de analyse van de huidige situatie tot het maken van het specificatieblad en de selectie van een geschikte leverancier, de uiteindelijke selectie van nieuwe ERP-software gaat hand in hand met zo'n uitgebreid proces.

Bij het kiezen van geschikte ERP-software moeten bedrijven rekening houden met factoren als:

Branchespecifieke oriëntatie
Diverse functies
Schaalbaarheid
Gebruik van opkomende technologieën
overwegen.

De infrastructuur van de ERP-software kan bijvoorbeeld ook in de laatste categorie worden ingedeeld. Hier moeten bedrijven worstelen met de vraag of lokale of cloudgebaseerde ERP-software voor hen geschikter is. De keuze van het gebruiks- en licentiemodel definieert enkele basiskadervoorwaarden voor de implementatie en latere werking van de ERP-software en de bijbehorende onderhouds- en reparatiemaatregelen.
Hieronder willen we de verschillen nader bekijken, vooral wat betreft de implementatie zelf.

ERP software implementatie: on-premises

Lokale ERP-software wordt ook wel On-Premises (On-Prem) software genoemd omdat deze lokaal wordt geïnstalleerd "op het terrein van het bedrijf". Het bedrijf is dus eigenaar van de servers van waaruit de ERP-software in de toekomst zal worden beheerd.
Tot ongeveer 2010 waren implementaties op locatie de norm voor de introductie van servergebaseerde computerprogramma's en hadden daarom geen eigen naam.

ERP-software op locatie: een overzicht

In het geval van commerciële software, zoals ERP-systemen, wordt de software gebruikt op hardware die niet door de softwareleverancier zelf wordt geleverd. Als de hardware van on-premise ERP-software geen eigendom is van de werkmaatschappij, kan deze ook door derden worden geleverd. In dit geval hebben we het over gehoste ERP-software.

Proces van een on-premise ERP-implementatie

Organisatorische en voorbereidende maatregelen staan aan het begin van elke lokale ERP-software-implementatie. Dit omvat ook de betrokkenheid van het personeel bij het geplande project en de oprichting van een gekwalificeerd projectteam. Hierna volgt het volgende

1: procesanalyse
2: Bepaling van de werkelijke toestand
3: Bepaling van noodzakelijke optimalisaties
4: Selectie van geschikte functie-uitbreidingen
5: Selectie van een geschikte aanbieder
6: Technische implementatie
7: Testfase of proefbedrijf
8: Rol het systeem uit
9: Opleiding van medewerkers

ERP-software-implementatie: geen eenvoudig proces

Er is voldoende technische kennis nodig om de ERP-software op de eigen servers te implementeren. Dit komt doordat de exacte gegevensrecords of velden uit het oude systeem 1-op-1 moeten worden toegewezen aan die van het nieuwe. Bedrijven buiten de branche hebben deze expertise meestal niet en moeten daarom ondersteuning zoeken bij de aanbieder. Het opschonen van de oude gegevens is veelal administratief van aard en kan intern door het betreffende bedrijf worden afgehandeld. Sommige systemen hebben ook bijbehorende functies die bijvoorbeeld automatisch dubbele gegevensrecords herkennen en vervolgens opschonen. Een handmatige vervolgcontrole is in ieder geval altijd noodzakelijk.

Theorie en praktijk

In theorie wordt lokale ERP-software geïmplementeerd onder de exclusieve leiding van het bedrijf dat opdracht heeft gegeven voor de implementatie van het nieuwe systeem. In de praktijk neemt de ERP-aanbieder echter meestal de leiding over de implementatie. Dit is simpelweg te danken aan het feit dat hij over de nodige expertise en de nodige technische knowhow beschikt om een zo soepel mogelijk proces te garanderen.

ERP software implementatie: de Cloud

De fundamentele componenten van een on-premise ERP-implementatie spelen ook een rol bij een lokale software-implementatie. Allereerst is het belangrijk om de randvoorwaarden in uw eigen bedrijf te definiëren en op basis van de resultaten passende eisen te stellen aan een passend systeem en uiteindelijk een adequate aanbieder te selecteren.

Minder individuele aanpassingen, ...

Een groot verschil zit echter in de aanpassingen. Veel bedrijven kiezen ervoor om lokale ERP-software te gebruiken vanwege de vrijwel onbeperkte aanpassingsmogelijkheden. Op deze manier kan de software individueel worden aangepast aan de respectieve vereisten van het bedrijf en dienovereenkomstig worden geconfigureerd totdat deze aan alle vereisten voldoet.

Dit is niet het geval met cloudgebaseerde oplossingen. Extra functies kunnen via extra modules worden geboekt, maar de software zelf is al geschreven en is alleen als afgewerkt pakket beschikbaar. Aanpassingen zijn daarom alleen mogelijk via bestaande uitbreidingen en minder individueel aangepast aan de individuele eisen van het bedrijf.

... minder moeite

Deze aanpassingen gaan echter ook gepaard met een overeenkomstige extra inspanning in het kader van de implementatie. Het is dus niet ongebruikelijk dat er meerdere pilotversies nodig zijn voor de uiteindelijke inbedrijfstelling of go-live, totdat uiteindelijk één versie aan alle eisen voldoet.

Om deze reden is de ingebruikname van cloudgebaseerde ERP-software over het algemeen veel eenvoudiger en kost het relatief weinig tijd. Zelfs de overdracht van het legacysysteem is vaak niet langer een veeleisende taak met moderne cloudoplossingen. Sommige systemen hebben intuïtieve vervolgkeuzefuncties om de overdracht van datasets en documenten te vergemakkelijken.
Door de lagere implementatie-inspanning zijn cloudoplossingen vaak op de dag van implementatie operationeel na dezelfde plannings- en voorbereidingsfase als bij lokale ERP-software.

Conclusie: grote verschillen in implementatie

Samenvattend kan worden gesteld dat er grote verschillen zijn tussen een cloudgebaseerde en een lokale ERP-software-implementatie. Terwijl de cloud vrijwel direct beschikbaar is en de migratie van de data meestal niet veel tijd kost, is de implementatie van lokale ERP-software gebaseerd op een heel plannings- en voorbereidingsproces dat goed gestructureerd dient te zijn.

Ook al is de ingebruikname van cloudoplossingen meestal veel eenvoudiger, dit zou niet het enige doorslaggevende argument moeten zijn om voor een cloudoplossing te kiezen.

Overweeg andere criteria

Bij het kiezen van een geschikte ERP-software moeten bedrijven zich eerder richten op de technische vereisten van het systeem en de diensten die de provider nodig heeft.

ERP-software of bedrijfssoftware in het algemeen is meestal ontworpen voor langdurig gebruik. Het implementatieproces is hier een relatief korte periode. Bedrijven zouden niet moeten afzien van lokale ERP-software, simpelweg vanwege de extra inspanningen die bij de implementatie komen kijken, als ze dit in alle andere aspecten de voorkeur hadden gegeven aan een cloudoplossing.