3 manieren waarop uw HR-afdeling kan profiteren van AI

Iedere bedrijfstak kan profiteren van kunstmatige intelligentie. In dit artikel kijken wij naar diens inzet in een vakgebied waar het wellicht niet direct wordt verwacht: HR.

Van het advocatenkantoor tot aan het ziekenhuis: de meest uiteenlopende branches maken inmiddels volop gebruik van al het moois dat kunstmatige intelligentie ons heeft te bieden. AI-tools kunnen zo specifiek worden afgestemd op bepaalde vakgebieden, dat er zelfs onderscheid gemaakt kan worden tussen AI-applicaties voor in het magazijn, of voor op de customer support-afdeling.

Velen van ons zullen inmiddels ook wel bekend zijn met AI op de klantenservice: nagenoeg iedereen heeft weleens een chatbot gezien in een webshop, die opduikt om u te helpen met eventuele vragen die u heeft. Maar er zijn ook vakgebieden, waar men de toepassing van kunstmatige intelligentie wellicht minder snel zou verwachten: Human Resource Management, veelal afgekort als HR of HRM. Wij laten u zien dat AI en Human Resource Management ook heel goed samen kunnen gaan.

Inhoudsopgave

• Het potentieel van kunstmatige intelligentie
• #1 - Recruitment
• #2 - Onboarding
• #3 - Algemene ondersteuning en personeelszaken
• Conclusie

Het potentieel van kunstmatige intelligentie

In principe heeft het gebruik van kunstmatige intelligentie in ieder vakgebied hetzelfde doel: het efficiënter inrichten van de bedrijfsprocessen. HR automatisering is met een reden ontzettend populair geworden in de laatste jaren.

AI is in staat om bepaalde taken te automatiseren, waardoor voor menselijke werknemers tijd overblijft om aan andere werkzaamheden te besteden. Op deze manier bespaart men niet alleen tijd en geld, maar een ander bijkomstig voordeel van AI is hun mogelijkheid om de bestaande processen te analyseren en zodoende te optimaliseren. 

Dit is in de wereld van Human Resource Management niet anders. Het dagelijkse takenpakket van de HR-afdeling is doorgaans zeer divers, dus we werpen een blik op de drie meest voorkomende taken van Human Resource Management, en de rol die kunstmatige intelligentie hierin kan spelen. 

#1 - Recruitment

Het proces van werving en selectie is doorgaans zeer tijdrovend. Dat is natuurlijk begrijpelijk: u wilt immers zeker weten dat een kandidaat geschikt is om bij u te komen werken. Maar het is altijd prettig, als bepaalde taken van dit proces ingekort kunnen worden. AI kan HRM-afdelingen hierbij helpen.

Screening

Het proces dat plaatsvindt voordat een kandidaat überhaupt op het eerste gesprek komt, neemt al ontzettend veel tijd in beslag. Het kan namelijk zijn dat tientallen sollicitanten zich melden voor uw vacature. Het screenen van ieder CV neemt in dat geval veel tijd in beslag. Een AI-applicatie kan voor u een selectie met geschikte kandidaten voor de eerste ronde opstellen. 

Er zijn bijvoorbeeld technieken, waarmee het ‘slechte’ CV’s eruit filtert. Als u bijvoorbeeld waarde hecht aan goede interpunctie, dan kan de AI alle CV’s met verkeerde interpunctie direct op de stapel leggen van de ietwat minder geschikte kandidaten. Het mooie is dus dat u de baas bent over hetgeen waaraan u waarde hecht, en dus ook hetgeen waar de AI rekening mee zal houden. 

Het eerste contact

Als de eerste selectie eenmaal is gemaakt, is het belangrijk om dit op tijd aan de sollicitant te melden. Reageren op iedere sollicitatie is een tijdrovend proces, dus waarom laat u de AI dit niet doen? Een geschikte applicatie is in staat om geautomatiseerde berichten te versturen aan kandidaten die het helaas niet gehaald hebben, maar kunnen degenen die wel uitgenodigd worden in de tussentijd up-to-date houden.

Zo weten sollicitanten precies in welke fase van het proces zij zich bevinden, en verkleint u het risico dat ze afhaken omdat ze in het duister blijven tasten. 

Sollicitaties

Een AI kan ook een rol van betekenis spelen in de daadwerkelijke uitnodiging voor een gesprek. Zo kan het bijvoorbeeld uw agenda raadplegen, en een voorstel doen aan een sollicitant om elkaar te treffen. Kunstmatige intelligentie hoeft uiteraard niet enkel als digitale assistent gebruikt te worden, u kan het ook inzetten als een sparringpartner. Vraag de AI bijvoorbeeld eens wat zij vinden van het sollicitatieproces, of wellicht zien zij nog manieren om het functieprofiel nog meer te verduidelijken. 

Het sollicitatiegesprek zelf blijft natuurlijk mensenwerk. AI is (nog) niet in staat om kandidaten te beoordelen op basis van een gesprek. Maar de weg ernaartoe? In dit proces kan AI een enorme rol van betekenis spelen. 

Gerelateerd: “Is AI de betere werknemer?”

#2 - Onboarding

Als het sollicitatieproces eenmaal succesvol is afgerond, is het belangrijk dat de nieuwe werknemer in de beginfase goed begeleid wordt. Gezien de grote hoeveelheid informatie die ze doorgaans moeten verwerken, is het logisch dat ze veel vragen hebben. Echter, er is een verschil tussen inhoudelijke vragen die te maken hebben met de functie, en vragen over randzaken. 

Uiteraard zijn vragen over randzaken ook ontzettend belangrijk, maar wel iets waar u zelf het liefst zo min mogelijk tijd aan besteedt. Dit is dan ook precies waar AI te hulp kan schieten: net als een chatbot op een online webshop, kan het de nieuwe medewerker helpen met vragen als: ‘Waar kan ik mijn rooster terugvinden?’ of ‘Hoe navigeer ik op het intranet’?

#3 - Algemene ondersteuning en personeelszaken

Natuurlijk krijgt Human Resources niet enkel te maken met vragen en verzoeken van nieuwe medewerkers. Iedereen meldt zich op den duur weleens bij de HR-afdeling. Vaak zijn dit echter standaard vragen, bijvoorbeeld over vakantiedagen.

AI kan ondersteunen om u deze taak te ontnemen. Dit is niet alleen tijdbesparend, maar zorgt er tevens voor dat de medewerker direct van antwoord wordt voorzien. Complexe zaken dienen uiteraard wel met een menselijk HR-medewerker opgepakt te worden. 

Loopbaanbegeleiding

Naast het beantwoorden van standaardvragen is AI ook in staat om te ondersteunen bij de loopbaanbegeleiding van uw personeel. Zo kan het u helpen bij het opstellen van een leertraject voor uw personeel en kan het dit evalueren, zodat u dit nog efficiënter in kan richten. Vraag AI om werknemers uit te nodigen voor trainingen die specifiek op hun persoonlijke doelstellingen zijn ingericht, en u ontneemt uzelf van een enorm tijdrovende taak.

Welzijn van het personeel

Het is voor HR-professionals ontzettend belangrijk om het welzijn van het personeel te monitoren en waar nodig te verbeteren. U wilt namelijk dat uw personeel zo opgewekt en gemotiveerd mogelijk op werk verschijnt.

De analysemogelijkheden van een AI stellen u in staat om personeelsonderzoeken uit te voeren, waarin u achterhaalt waar men tevreden over is, maar ook ontdekt wat volgens hen eventueel beter zou kunnen. 

Conclusie

Het is duidelijk dat kunstmatige intelligentie (AI) als geen ander in staat is om HR-teams te ontlasten. Het ontneemt hen tijdrovende taken in het wervingsproces en is daarnaast 24/7 beschikbaar voor het overige personeel om hen te ondersteunen met welk vraagstuk ze ook maar mogen hebben.

Wel blijft het, zoals altijd, van belang om te vermelden dat AI als middel, niet als doel gezien moet worden. U moet dus goed nadenken over de manieren waarop AI uw bedrijfsprocessen zou kunnen ondersteunen, voordat u overweegt om het te implementeren. FOMO (Fear Of Missing Out, ofwel de angst om iets te missen) zou niet de motivatie mogen zijn.   

Steeds meer bedrijfstakken en branches profiteren op dagelijkse basis van de potentiële meerwaarde die kunstmatige intelligentie kan bieden. Om mee te bewegen in deze alsmaar ontwikkelende digitale wereld, is het voor Human Resource Management dan ook hoog tijd om Artificial Intelligence te gaan omarmen. 

Bronnen

The HR Digest: ‘Coexisting with AI in HR - Here’s How You Do It’ - Ava Martinez, 13 november 2023.

Randstad: ‘Hoe kun je binnen HR samenwerken met AI?’ - 2024.