DMS in de cloud: dé oplossing voor het hybride kantoor

Sinds de pandemie aan het begin van dit decennium zijn we veel meer thuis gaan werken dan voorheen. In deze blog werpen wij een blik op cloud-based DMS-software, een must voor ieder hybride kantoor.

Een DMS, ofwel Document Management Systeem, dient ter ondersteuning voor het verzamelen en beheren van alle documenten binnen de organisatie. Voorbij zijn de dagen waarin u door de mappen moet bladeren om dat ene document te vinden. Daarnaast is een DMS-systeem een uitstekend middel voor organisaties die streven om uiteindelijk papierloos te kunnen werken. In deze blog willen wij ingaan op een ander cruciaal aspect, namelijk de toenemende populariteit van het integreren van een DMS-systeem in de cloud. 

Inhoudsopgave

• Centralisatie
  • Taak- en projectmanagement met DMS
• Cloud DMS
  • Hybride werken
• Efficiënt data- en documentbeheer met Cloud DMS

Centralisatie

Een DMS gaat perfect hand in hand met uw ERP-systeem. In het huidige digitale landschap is het bijna ondenkbaar geworden dat al uw documentatie zich nog ergens in mappen bevindt, steeds meer organisaties hebben de overstap naar digitaal documentbeheer al gemaakt. Dit is niet enkel om de productiviteit te bevorderen en processen te stroomlijnen, ook vanuit veiligheidsperspectief is het ontzettend belangrijk om vertrouwelijke documenten van uzelf en uw klanten in een veilige omgeving te bewaren. 

Daarnaast kan u eenvoudig bepalen wie bij welk document kan, niet iedereen hoeft namelijk overal toegang toe te kunnen hebben. Per afdeling biedt het de mogelijkheid om uw documenten netjes en overzichtelijk te bewaren. 

Taak- en projectmanagement met DMS

Naast de bovenstaande voordelen, helpt DMS ook met het beheer van tijdgevoelige documenten. Denk hierbij aan wettelijk verplichte termijnen waarbinnen u gevoelige informatie zoals persoonsgegevens mag bewaren. Het systeem kan u ondersteunen met herinneringen wanneer de bewaartermijn bijna afloopt. Ook kunnen deadlines en verwerkingstijden aan de documenten gekoppeld worden, zo weet iedereen binnen uw team precies hoe lang ze nog hebben om dat specifieke document te verwerken.

Cloud DMS

Van oudsher werden DMS-systemen lokaal op de database bij bedrijven geïnstalleerd, maar tegenwoordig kiezen steeds meer organisaties voor het gebruik van cloud gebaseerde servers. Het gebruik van de cloud kent twee grote voordelen. Allereerst beheert uw provider de technische kant van het verhaal, zo zorgt hij voor updates en onderhoud zodat uw documenten zo goed mogelijk bewaard worden. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om veel eenvoudiger hybride toegang te verschaffen tot uw documenten. Of u op kantoor bent of onderweg, u heeft ten alle tijden toegang tot uw data. Vaak bieden leveranciers van DMS-systemen ook toegang tot mobiele applicaties waarmee u onderweg bij uw gegevens kan. 

Hybride werken

Sinds de corona pandemie van een paar jaar geleden zijn hybride werkmodellen algemeen veel meer geaccepteerd geworden. Uit de jaarlijkse NEA (Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden) van 2022 bleek dat bijna de helft van werkend Nederland wel eens of volledig vanuit huis werkt. In de IT-sector was dit zelfs bijna 90% (TNO.nl, 2022). 

Gezien deze ontwikkeling is het dus extra belangrijk geworden om gevoelige informatie veilig en overzichtelijk op te slaan. Gegevens bevinden zich niet alleen meer op het netwerk van de organisatie, maar ook op die bij het personeel thuis en dus misschien wel verspreid door heel het land. 

Efficiënt data- en documentbeheer met Cloud DMS

Het integreren van een DMS-module in uw ERP-systeem kent dus talloze voordelen. Voorbij zijn de dagen waarin u zelf op zoek moet, laat de software het zoekwerk voor u doen. Het helpt u herinneren aan deadlines en u kan zelf bepalen waar bepaalde documenten op overzichtelijke wijze worden opgeslagen. Op de lange termijn scheelt dit ontzettend veel tijd, middelen en vooral frustratie. Het fungeert als rode draad door uw organisatie. Daarnaast heeft het kiezen voor een cloud-based DMS-systeem dus ook als voordeel dat het veel meer flexibiliteit biedt, helemaal wanneer een groot deel van uw personeel hybride werkt. 

Als u op zoek bent naar een cloud-based DMS-systeem of een vergelijkbare oplossing voor uw bedrijf, dan kunt u de vergelijkingstool gebruiken om beschikbare systemen te filteren op basis van uw vereisten, voorkeuren en criteria.