Alles wat u moet weten over Business Process Management

In dit artikel kijken wij naar alle relevante aspecten van bedrijfsprocesbeheer (BPM): de definitie, doelen, voordelen en interactie met het ERP-systeem.

Bedrijven beschikken over talloze mogelijkheden om de interne efficiëntie en uiteindelijke winst te vergroten. Het herkennen van deze mogelijkheden is echter niet altijd even makkelijk. Business Process Management (BPM) kan hierin ondersteuning bieden. In dit artikel laten wij u zien op welke wijze ook uw organisatie kan profiteren van effectief bedrijfsprocesbeheer. Maar eerst: wat is Business Process Management precies?

Inhoudsopgave

• Wat betekent BPM?
• BPM vs. ERP
• Het doel van Business Process Management
• BPM: de voordelen

Wat betekent BPM?

Het beheren van bedrijfsprocessen, ofwel Business Process Management (BPM), houdt zich bezig met de identificatie, indeling, documentatie, implementatie, controle en optimalisatie van de bedrijfsbrede processen. Een andere veelvoorkomende term hiervoor is procesmanagement. Het behandelt niet alleen technische, maar ook organisatorische kwesties, waarbij men gebruikmaakt van Key Performance Indicators (KPI) om de voortgang en het succes van de activiteiten te meten. De centrale vraag bij BPM omvat de 5 w’s en h, ofwel: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe?

BPM vs. ERP

Laten we eens kijken naar de nauwe interactie tussen Business Process Management (BPM) en Enterprise Resource Planning (ERP).

Overeenkomsten

Om te beginnen zijn zowel ERP- als BPM-systemen in staat om de bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Het doel is vervolgens om deze te beheren en waar mogelijk te optimaliseren. Beide oplossingen streven in wezen het doel na om de efficiëntie van het bedrijf te vergroten, om zodoende tevens de winst te vergroten. 

Het grootste verschil

Het grootste verschil tussen beide systemen is dat BPM zich nog nauwer focust op processen. Hoewel het ERP ook bedrijfsprocessen in kaart brengt, ligt de nadruk hier op het bekijken van specifieke bedrijfsgebieden en afdelingen. Zo zijn ze bijzonder geschikt om belangrijke processen vanuit centrale bedrijfsgebieden in kaart te brengen en te besturen, denk hierbij bijvoorbeeld aan financiën of productie. Bij Business Process Management worden processen holistisch onderzocht en voert het veel aanvullende analyses uit. 

Het doel van Business Process Management

Het hoofddoel van bedrijfsprocesmanagement is om de in het bedrijf beschikbare informatie zodanig in te zetten, dat de organisatie zich beter kan afstemmen op de behoeften van de klant. Hiermee tracht het tegelijkertijd de bedrijfsdoelen beter te kunnen behalen. Business Process Management (BPM) kan worden onderverdeeld in de volgende taak- of activiteitengebieden:

• Plannen, modelleren en inrichten van bedrijfsprocessen.
• Het uitvoeren van activiteiten/werkzaamheden volgens de gedefinieerde processen.
• Bewaken/controleren van bedrijfsprocessen.

Op deze manier worden de processen binnen de organisatie uitgebreid onder de loep genomen. Pas wanneer een bedrijf hun processen door en door kent, is het in staat om passende optimalisaties door te kunnen voeren. 

Naast het vastleggen van bedrijfsprocessen, dat ook onder de reikwijdte van BPM valt, is een andere taak/doelstelling om duidelijke verbindingen tussen de processen te creëren. Zo ontstaat er namelijk een duidelijk beeld van de onderlinge verhoudingen en verbindingen tussen afdelingen en overige bedrijfsgebieden. 

BPM: de voordelen

Er zijn veel goede redenen om BPM-software te implementeren. Deze vorm van digitalisering zorgt er niet alleen voor dat u uw processen in kaart brengt en zodoende kan optimaliseren, maar is tevens in staat om bepaalde taken/werkzaamheden te automatiseren.

De belangrijkste voordelen van Business Process Management-software zijn onder meer:

• Het verlagen van de kosten.
• Verhoogde productiviteit, flexibiliteit en efficiëntie.
• Centrale procesdocumentatie. 
• Transparantie tussen processen.
• Verbeterde proceskwaliteit.
• Vermindering van werkdruk door automatisering van routinetaken.

Aan het einde van de dag blijft het natuurlijk aan het desbetreffende bedrijf of zij een apart BPM-systeem willen implementeren. Mocht er nog geen softwareoplossing in gebruik zijn voor het centrale beheer van bedrijfsprocessen, dan raden wij eerst aan om te denken aan de implementatie van ERP-software. 

Een ERP-systeem is immers onmisbaar om allerlei vormen van data binnen een centrale database samen te brengen. Zijn er veel geautomatiseerde processen binnen uw bedrijf en moeten bepaalde datastromen steevast van de ene naar de andere afdeling worden verzonden? Dan kan een BPM-systeem hierin absoluut structuur aanbrengen, en is het een verrijking van de overkoepelende ERP-omgeving.