Warehouse Management-software voor het MKB

Efficiënter inventariseren, slankere processen en kostenbesparingen: we belichten de functies en voordelen van een Warehouse Management Systeem voor het MKB.

Wie claimt dat bedrijfssoftwaresystemen als ERP en WMS enkel waardevol kunnen zijn voor grote bedrijven, heeft het mis. Het midden- en kleinbedrijf, ofwel MKB, vormt de ruggengraat van de Europese economie. Met een aandeel van ruim 90% van alle bestaande bedrijven is het MKB van enorm belang voor de wereldwijde economie. Dus ook zij kunnen profiteren van alle voordelen van geschikte bedrijfssoftware.

Inhoudsopgave

• Software voor het MKB 
• Magazijnbeheer
• Warehouse Management voor het MKB
• Magazijnbeheer zonder WMS
• De markt voor magazijnsoftware
• WMS voor MKB: kenmerken en voordelen
• Conclusie

Software voor het MKB 

Gezien de snelheid van de digitalisering en een economische situatie die niet altijd bepaald stabiel is, is adequate softwareondersteuning voor het midden- en kleinbedrijf des te belangrijker. Voor ieder toepassingsgebied zijn talloze passende oplossingen beschikbaar van fabrikanten die gespecialiseerd zijn in de eisen van het MKB.

Op het gebied van magazijnbeheer is Warehouse Management (WMS)-software het bekendste voorbeeld. Dergelijke systemen zijn in staat om bedrijven in onder andere de detailhandel en productie te ondersteunen in de optimalisatie van hun magazijnprocessen. Op deze manier zijn de bedrijven in staat om waardevolle middelen zoveel mogelijk te besparen, die op hun beurt elders in het bedrijf kunnen worden ingezet.

Speciale vereisten

In theorie zijn dit dus allerlei voordelen, maar om deze werkelijkheid te laten worden dient de software wel bij het bedrijf te passen. Iedere organisatie heeft namelijk zijn eigen eisen aan bedrijfssoftware, afhankelijk van bijvoorbeeld de branche of niche waarin het zich specialiseert, het aantal vestigingen of medewerkers en de omvang van het bedrijf.

Gerelateerd: “Branchespecifieke bedrijfssoftware” 

Voordat we echter kijken naar de functies van een WMS-systeem voor het MKB, werpen we een blik op de functionaliteiten van een Warehouse Management Systeem in het algemeen, ongeacht de omvang van de gebruiker.

Magazijnbeheer

Magazijnbeheer is het organiseren, beheren en controleren van alle processen in het magazijn. Het omvat het beheer van de voorraden en de inkomende en uitgaande goederen, inclusief het voorbereiden van de bestellingen. Daarnaast is het ook in staat om te ondersteunen in de structuur van het magazijn zelf, evenals met interne magazijnprocessen zoals verhuizing of herindelingen. 

De rol van het Warehouse Management Systeem (WMS)

Al deze processen creëren data en nieuwe gegevens. Deze informatie moet beheerd worden, en daarin speelt een WMS een belangrijke rol. Het stelt bedrijven van iedere omvang in staat om de goederenstroom binnen het magazijn digitaal in kaart te brengen. Ook de juiste hardware zoals mobiele apparaten met geïntegreerde barcodescanners zijn hierin van groot belang.

Magazijnsoftware met scanners zorgt ervoor dat medewerkers razendsnel informatie over goederen kunnen opvragen. Dit staat doorgaans in verbinding met het WMS zelf of de Enterprise Resource Planning (ERP)-omgeving, waardoor iedereen te allen tijde toegang heeft tot de juiste, real-time data. Dit vergroot niet enkel de transparantie van workflows, maar verbetert ook de bedrijfsbrede samenwerking. 

Meer algemene informatie over WMS vindt u op de modulepagina.

Warehouse Management voor het MKB

Maar hoe verschilt het magazijnbeheer voor het midden- en kleinbedrijf precies van dat van grotere bedrijven? De basisprocessen blijven doorgaans hetzelfde, het grote verschil is dat grotere organisaties doorgaans meerdere locaties moeten kunnen beheren met de software, daar waar dat voor MKB’ers meestal om één magazijn gaat.

Het doel van magazijnbeheer is voor kleinere bedrijven voornamelijk het maximale uit de beperkte capaciteit halen. Vooral in tijden van tekorten aan personeel en economische onzekerheid is het belangrijker dan ooit om de beperkte middelen zo effectief mogelijk in te zetten. 

Magazijnbeheer zonder WMS

Organisaties die nog geen gebruik maken van Warehouse Management-software, richten hun magazijnprocessen doorgaans net iets anders in. Het is niet ongebruikelijk om te zien dat men spreadsheet-tools gebruikt om de voorraad te beheren. Vaak is dit simpelweg eenvoudiger, omdat de licenties voor dergelijke programma’s al bestaan. Ze zijn eenvoudig in gebruik en bekend, waardoor men niet uitgebreid geschoold hoeft te worden in de werkwijze ervan. 

Complex gegevensonderhoud

Dergelijke oplossingen bereiken echter snel hun grenzen. Zeker wanneer de goederenstroom complexer wordt naarmate het bedrijf groeit, kan de oplossing op functioneel vlak nauwelijks meegroeien. De automatiseringsmogelijkheden zijn beperkt wanneer data-onderhoud handmatig wordt uitgevoerd. 

Real-time inzicht in data is cruciaal in het efficiënt en gestroomlijnd inrichten en beheren van magazijnprocessen. Als u iedere keer handmatig de voorraadwijzigingen moet doorvoeren omdat er nog gebruikgemaakt wordt van spreadsheets, is dit een onnodig arbeidsintensief proces. Het kost tijd, is foutgevoelig en zorgt ervoor dat een menselijke medewerker op dat moment niets anders kan doen. 

Geschikte bedrijfssoftware voor magazijnbeheer is uiteindelijk dus absoluut het geld waard. Veel bedrijven komen er vroeg of later achter dat het tijd is om een speciale oplossing voor magazijnbeheer te introduceren. 

Beperkte inzichten

Bovendien bevatten WMS-oplossingen ook bepaalde analysefuncties die kunnen worden gebruikt om conclusies te trekken over de voortgang van bepaalde zaken. Hierdoor heeft u overzichtelijk in kaart welke dingen goed gaan, maar ziet u ook wat eventueel beter zou kunnen. Hoewel spreadsheets hier en daar ook soortgelijke oplossingen aanbieden, zijn deze mogelijkheden toch vaak redelijk beperkt.

Afzonderlijke systemen zoals een WMS zijn daarom aanzienlijk geschikter wanneer de eisen langzaam groeien en de processen complexer worden.

De markt voor magazijnsoftware

De markt voor Warehouse Management Systemen is in de afgelopen jaren aanzienlijk gegroeid, wat het belang hiervan illustreert in deze alsmaar digitalere, geglobaliseerde wereld. Tussen 2016 en 2022 is het marktvolume op internationaal niveau meer dan verdubbeld.

Volgens onderzoeksbureau Statista groeide de markt van ongeveer 1,37 miljard dollar in 2016, naar 3,04 miljard in 2022 (Statista.com, 7 juli 2023). 

Software voor het midden- en kleinbedrijf

Hierdoor kunnen oplossingen worden gevonden voor grote, internationaal opererende bedrijven waarmee ze hun magazijnprocessen over talloze locaties wereldwijd kunnen beheren. Er zijn echter gelukkig ook speciale oplossingen voor kleinere bedrijven. Ook die verzorgen alle functies die belangrijk zijn in het magazijn, zonder dat het te complex wordt.

WMS voor MKB is zodanig ingericht dat het eenvoudige oplossingen zijn die de goederenstroom overzichtelijk en gecentraliseerd in kaart brengen. Tegelijkertijd zijn ze doorgaans aanzienlijk goedkoper voor bedrijven met minder complexe eisen, qua budget dus ideaal voor het MKB.

WMS voor MKB: kenmerken en voordelen

Laten we nu eens kijken naar enkele belangrijke kenmerken van Warehouse Management-software voor het midden- en kleinbedrijf.

Koppeling met ERP

Allereerst zorgen interfaces tussen de eigen oplossing voor goederenbeheer (doorgaans ERP) en het WMS ervoor dat gegevens naadloos kunnen worden uitgewisseld. Voornamelijk de holistische inrichting van Enterprise Resource Planning-software zorgt ervoor dat modules als WMS eenvoudig aan de bestaande omgeving gekoppeld kunnen worden. Van boekhouding tot voorraad, alle gegevens zijn aan elkaar gekoppeld en het beheer hiervan verloopt zodanig geautomatiseerd. 

Voorraadbeheer

Zo zorgt u ervoor dat uw voorraadbeheer volledig op orde is. Alle bewegingen in en uit het magazijn worden in kaart gebracht en geanalyseerd. Hierdoor heeft u een real-time inzicht in de stand van zaken en kan u ervoor zorgen dat uw producten altijd op voorraad zijn.

MDE/Scanner

Als men in het magazijn gebruikmaakt van scanners, kunnen artikelen snel, eenvoudig en onmiskenbaar worden geïdentificeerd. Hierdoor maakt u de processen in uw magazijn nog eenvoudiger en efficiënter. Door gebruik te maken van Mobile Data Capture (MDE) via draagbare apparaten als scanners, vervangt u handmatige, analoge lijsten voor een werkwijze die aanzienlijk transparanter en efficiënter is ingericht. Uw personeel kan zich hierdoor focussen op andere belangrijke taken.

Conclusie

Speciale oplossingen voor magazijnbeheer helpen MKB-bedrijven om hun magazijnprocessen te optimaliseren. Hierdoor bespaart men tijd, personeel en financiële middelen. 

Een connectie met het ERP-systeem zorgt voor een naadloze gegevensuitwisseling, waardoor men een overzicht van de gehele procesketen krijgt. Als magazijnprocessen complexer worden, kunnen MKB’ers dus ook heel goed overwegen om een geschikt Warehouse Management Systeem te implementeren.