Een nieuw ERP is stressvol: betrek daarom je personeel

Onderzoek laat zien dat veel bedrijven hun personeel niet voldoende begeleiden.

Veranderingsmanagement houdt in dat je, het woord zegt het natuurlijk al, veranderingen in je organisatie in goede banen probeert te begeleiden. Dat houdt in dat je de keuze voor bijvoorbeeld een nieuw softwaresysteem weloverwogen maakt, of dat er van tevoren goed wordt gekeken of hier wel voldoende budget voor beschikbaar is.

Maar veel organisaties vergeten het belangrijkste: degenen die het nieuwe systeem uiteindelijk moeten gaan gebruiken. In andere woorden, het personeel. Want als zij niet worden meegenomen in de digitale verandering, hoe kan je dan verwachten dat ze het nieuwe systeem onder de knie krijgen?

Digitaal is de nieuwe norm

Vrijwel alle vakgebieden zijn voor een groot deel overgestapt op verschillende digitale werkwijzen. Contracten worden niet in mappen maar digitaal opgeslagen, de route van een chauffeur kan via de computer gevolgd worden… we kunnen zo nog wel even doorgaan. Waar het op neerkomt, is dat we steeds meer op technologie zijn gaan vertrouwen. Zowel in ons dagelijks leven, als op werk. 

Bedrijven investeren dus volop in technologieën die hen helpen om hun processen naar nieuwe hoogten te tillen. En deze digitalisering van bedrijven juichen we toe, maar velen vergeten een cruciaal onderdeel: de eindgebruikers. 

Een aantal belangrijke statistieken

Uit onderzoek dat onlangs werd uitgevoerd door Motivaction in opdracht van WorkplaceBuddy, wordt namelijk pas écht duidelijk hoe het personeel vaak over het hoofd wordt gezien. Laten we de belangrijkste statistieken uit dat onderzoek, waaraan ruim 1.200 respondenten meededen, eens op een rij zetten.

• Bijna de helft van de respondenten, 46% om precies te zijn, vindt zijn of haar digitale werkplek stressvol. Dit gebrek aan zelfvertrouwen kan een resultaat zijn van gebrekkige training en te weinig betrokkenheid bij de implementatie van een nieuw systeem. 
• Iets meer dan de helft, namelijk 53%, zegt het tempo van alle digitale ontwikkelingen makkelijk bij te kunnen houden. Tegelijkertijd houdt dat in dat bijna de helft dat niet kan.
• Helemaal bijzonder is de volgende statistiek: 41% zegt namelijk dat ze nieuwe software en/of diens functionaliteiten nauwelijks gebruiken. Hiermee gaat een groot deel van de geïnvesteerde tijd en moeite dus eigenlijk in rook op. 
• Eén van de beste manieren - daar zullen we later uitgebreid op terugkomen - om medewerkers mee te krijgen met een digitale verandering, is door middel van training. Wat blijkt? Deze ondersteuning ontbreekt bij het merendeel van de respondenten. Zo zegt 36% soms training te krijgen, 30% ontvangt dit zelden en 16% van de respondenten wordt nooit getraind om zich voor te kunnen bereiden op de nieuwe werkwijze(n). 

Een trainings- en kenniskloof

Als deze cijfers ons iets laten zien, dan is het dat veel bedrijven hun personeel niet voldoende meenemen in de implementatie van een nieuw systeem, zoals het ERP. En dat terwijl we, zoals gezegd, allemaal volop aan de slag zijn gegaan met software. Een statement dat overigens wordt ondersteund door de onderzoeksresultaten. Daaruit blijkt namelijk dat 87% dagelijks gebruik van software maakt. 

Hoe is deze kloof ontstaan?

Software moet het dagelijks werkleven makkelijker maken; het ERP-systeem automatiseert bijvoorbeeld bepaalde taken die je anders zelf had moeten doen. Dat zijn doorgaans de repetitieve, handmatige taken. En laten we eerlijk zijn, die leveren ons vaak niet het meeste plezier op. Maar waar komen de eerder getoonde cijfers dan uit voort?

Om te beginnen vinden veel mensen het ongemakkelijk of beschamend om toe te geven dat ze iets niet snappen. Dat geldt dus ook voor een nieuw softwaresysteem. En dat is eigenlijk niet zo gek, zeker niet als je als bedrijf weinig tot geen aandacht besteedt aan de training van het personeel. Zij zullen hierdoor denken dat het zo voor de hand liggend is, dat training niet eens nodig is. Als ze het vervolgens niet snappen, dan durven ze misschien niet hun hand op te steken. Het zou toch allemaal zo eenvoudig moeten zijn?

Weinig betrokkenheid leidt tot weerstand

Tegelijkertijd zegt 67% dat ze het enorm waarderen als een organisatie actief werkt aan de verbetering van de digitale vaardigheden van het personeel. Tel daarbij op dat maar liefst 60% vindt dat ze niet worden gehoord bij de implementatie van een ERP-systeem (bijvoorbeeld), en het begint steeds duidelijker te worden hoe de eerder genoemde kloof is ontstaan. 

Deze kloof vormt voor veel bedrijven een gevaar. We noemden eerder al dat sommige medewerkers misschien wel hun mond houden als ze iets niet snappen en hierdoor nooit het meeste uit het systeem kunnen halen, maar het kan nog erger. Als je medewerkers zich namelijk niet gehoord voelen tijdens een digitale transformatie, dan kan het zelfs leiden tot weerstand. Ze zullen veranderingen bewust links laten liggen en houden zich vast aan de bekende werkwijzen. En daarmee maak je al het goeds van de nieuwe technologieën volledig ongedaan. 

Zorgen 

Dat er niet efficiënt met de nieuwe software wordt omgegaan is zonde, maar eigenlijk nog niet eens het ergste. Het brengt namelijk ook andere zorgen met zich mee, zoals:

• Kwetsbaarder voor dreigingen van buitenaf
• Lagere kwaliteit van producten en/of diensten
• Concurrentie uit het zicht verliezen
• Ontevreden medewerkers

Betrekken van het personeel is de sleutel tot succes

Om de boodschap in de titel nog maar eens te herhalen: betrek je personeel in de implementatie van een nieuw systeem, of bij welke digitale verandering er ook maar plaats mag vinden. Of dat nu een nieuw ERP- of CRM-systeem is; luister naar je personeel. 

Wat vinden zij namelijk van de huidige werkwijze, en welk aspect van verandering vinden zij zorgelijk? Als je antwoord op deze vragen kan krijgen, kan je er namelijk rekening mee houden. En zo zorg je ervoor dat ze de nieuwe werkwijze sneller zullen accepteren. 

Het begint met een goede voorbereiding

Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes. Om ervoor te zorgen dat je de juiste keuze maakt, moet je een aantal belangrijke stappen doorlopen. Zo moet je kijken naar de technische randvoorwaarden, wat je zelf belangrijk vindt aan een nieuw softwaresysteem en waaraan de leverancier van het systeem moet voldoen. 

Het is dus aan te raden om je personeel al tijdens deze stappen te betrekken. Zelfs details als de interface kunnen een belangrijke rol spelen in de manier waarop men met het systeem omgaat. Een softwareomgeving met onduidelijke en kleine letters zal al snel voor irritatie onder de gebruikers zorgen. Neem ze daarom mee in beslissingen, zo zorg je er namelijk voor dat je vanaf het eerste moment het meeste uit het nieuwe systeem kan halen.

Lees ook: ‘Een succesvolle AI-strategie begint bij uw personeel’ 

Bron

Sjoerd Koolen - WorkplaceBuddy