Hoe ondersteunt ERP de verzekeraar?

Verzekeraars hebben veel profijt bij ERP. Lees hier hoe dat mogelijk is.

Veel organisaties bestaan uit meerdere afdelingen die met elkaar samenwerken. Verzekeraars zijn daar geen uitzondering op. Wat voor verzekeraars bijzonder is, is dat er met speciale klantgegevens wordt gewerkt. Financiële gegevens, persoonsgegevens, maar ook hele bijzondere informatie wanneer er bijvoorbeeld een schadeclaim wordt gedaan. Met bijvoorbeeld een schadeclaim komen persoonlijke verhalen naarboven, vaak emotioneel. Daarbij komen ook veel foto’s en video’s binnen. Deze zaken moeten goed worden opgeslagen volgens de wet. Met ERP-software wordt dit automatisch goed verwerkt. Wij willen graag uitleggen hoe een ERP-systeem een verzekeraar kan ondersteunen en kan helpen met het optimaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP?
• Modulair
• Conclusie

Wat is ERP?

ERP is de afkorting van ‘Enterprise Resource Planning’. Het heeft als doel om bedrijfsprocessen te optimaliseren en te automatiseren. Om dit te kunnen bereiken wordt de automatisering van administratieve, financiële, commerciële en logistieke processen ondergebracht in één bedrijfsbrede softwareoplossing: het ERP-systeem.

Een ERP-systeem bestaat uit verschillende onderdelen voor verschillende bedrijfsfuncties, zoals boekhouding, inkoop, planning, productie, logistiek en relatiebeheer. Het is in die zin een modulair systeem. De software integreert alle gegevens die met deze bedrijfsfuncties te maken hebben in één centrale database. Daardoor hebben de verschillende bedrijfsonderdelen via hetzelfde systeem complete en actuele informatie beschikbaar. Het alternatief is dat voor elke bedrijfsfunctie aparte softwarepakketten met eigen databases nodig zijn. Wanneer die pakketten niet met elkaar kunnen communiceren, ontstaan informatie-eilanden.

Modulair ERP

Zoals eerder is beschreven kan ERP-software voor veschillende onderdelen binnen het bedrijf worden ingezet. Dit is mogelijk door bepaalde modules onder ERP-software te hangen. Wij willen graag twee modules uitlichten die voor verzekeraars interessant zijn. Deze modules zijn DMS en CRM.

DMS

Een Document Management Systeem, ook wel document beheersysteem genoemd, wordt steeds belangrijker voor bedrijven, omdat de hoeveelheid informatie binnen organisaties groeit en groeit. Voor verzekeraars kan u denken aan verzekeringpolies, maar ook documenten over schadeclaims. Maar hoe werkt dit systeem precies en wat houdt het in als bedrijven document management software (DMS) gebruiken?

Hoe werkt DMS precies?

Documenten worden op meerdere plekken opgeslagen, zoals in mailboxen, op computers van diverse afdelingen of in fysieke archieven. Er is nauwelijks overzicht over documenten en daarnaast worden ze omslachtig tussen collega’s heen en weer gestuurd. Een Document Management Systeem zorgt voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Een Document Management Systeem is een software-oplossing voor bedrijven, waarbij verschillende processen rondom documenten efficiënter verlopen. De termen DMS-systeem en DMS-software worden veel gebruikt, maar zijn eigenlijk foutief. De laatste S in DMS staat namelijk al voor systeem. Met een DMS, ook wel document beheer systeem genoemd, worden documenten digitaal opgeslagen op een centraal platform.

Vanuit dit centrale opslagpunt kunnen medewerkers snel documenten vinden, delen en aanpassen. Verschillende medewerkers kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken en met versiebeheer kan worden nagegaan wie welke aanpassingen heeft gedaan. Daarnaast kunnen de documenten een vooraf ingestelde route afleggen, zodat ze automatisch van de ene afdeling naar de andere gaan. Een document management systeem verhoogt de vindbaarheid van documenten. Als de documentstromen binnen een bedrijf worden gestroomlijnd, heeft dit een gunstige uitwerking op de effectiviteit van bedrijfsprocessen.

Wat zijn de voordelen van DMS?

Wij zetten alle voordelen van DMS voor u in een overzicht.

Digitaliseren en het archiveren van documenten

Een Document Management Systeem vereist een nieuwe manier van werken. Fysieke documenten worden gedigitalisseerd en worden samen met reeds bestaande digitale documenten gemigreerd naar het DMS. Vanuit het centrale systeem wordt voortaan digitaal opgeslagen, gezocht en gewerkt; En natuurlijk ook gearchiveerd. Dit zorgt voor een vermindering van archiefkosten, denk aan minder printen en fysieke ruimtes gebruiken als opslag. Daarnaast worden tags en beschrijvingen gehangen aan document, zoals auteur, documentnaam, publicatiedatum en status. Hierdoor de vindbaarheid van documenten verbeterd.

Het delen van documenten

Met een DMS is het niet meer nodig voor afdelingen om documenten te sturen via de e-mail of met een USB-stick, omdat de documenten in een centraal systeem staan opgeslagen. Via het intranet of internet zijn de documenten toegankelijk voor medewerkers, zodat de juiste documenten altijd beschikbaar zijn. Zo kan de afdeling van de schadeclaims bij een verzekeraars automatisch een document delen met de financiële afdeling waardoor er sneller wordt uitbetaald.

Samenwerken in documenten

Medewerkers kunnen dankzij het DMS real-time samenwerken in hetzelfde documenten. Hierdoor hoeven medewerkers niet op elkaar te wachten. Dit is handig als er projectmatig wordt gewerkt. Het hele projectteam heeft zo toegang tot dezelfde documenten. Zo staat informatie niet langer in verschillende documenten of versies van documenten.

Versiebeheer

Wanneer een document op regelmatige basis wordt aangepast, is versiebeheer een praktische functionaliteit. Hierdoor is te zien of er aanpassingen in het document zijn gemaakt, welke dat zijn en wie deze aanpassingen heeft gedaan. Daarbij kunnen eventueel oude versies worden bekeken en hersteld. Het apart opslaan van verschillende versies is dus niet meer van toepassingen, waardoor er geen misverstanden ontstaan over de actuele versie.

CRM

De afkorting CRM staat voor ‘Customer Relationship Management’ of klantrelatiebeheer.  Een CRM-systeem vervult de functie om alle processen met klanten digitaal in kaart te brengen. Deze processen kunnen vervolgens binnen de software worden beheerd en geoptimaliseerd. Het systeem is een centrale database voor alle elementaire klantgegevens en informatie. Hierdoor krijgen organisaties meer inzicht in hun eigen klanten en potentiële klanten. De CRM-markt is tegenwoordig enorm divers. De hoge mate van concurrentie vereist talrijke innovaties en een constante doorontwikkeling van de systemen, wat uiteindelijk vooral voor u, de klant ten goede komt. Door het grote aanbod op de markt vinden veel organisaties het echter steeds moeilijker om een keuze te maken voor een CRM-systeem.

Wat zijn de voordelen van een CRM-systeem?

Er zijn talloze manieren waarop een CRM-systeem u kan helpen maximaal te profiteren van klantinteracties. Ook de kleinste verfijning kan de klantenbinding vergroten en winst maximaliseren. Wij lichten er drie voor u uit.

Overzichtelijk contactbeheer

Door de centrale oriëntatie van het CRM-systeem zijn alle belangrijke klantgegevens op elk moment toegankelijk. Omdat alle klantdata in een systeem staan, kunnen mederwerkers in de klantenservice klanten persoonlijk helpen.

Gepersonaliseerde marketing

Alle verzamelde data over uw klanten wordt in het CRM beheerd. Zo kan geslacht, locatie of aankoopgedrag worden gebruikt om doelgroepen te vormen en gerichte marketingcampagnes op te zetten. Denk bijvoorbeeld aan e-mailmarketing. Via nieuwsbrieven kunnen klanten informatie krijgen over verzekeringen of events. Een mogelijkheid is om bijvoorbeeld een reisverzekering aan te bieden voordat de schoolvakanties in de zomer beginnen. Mensen gaan vaak op reis in de zomer, waardoor een reisverzekering vaak nodig is. Dit is een kans om meer omzet te maken.

AVG conform gegevensbeheer

CRM-systemen ondersteunen bedrijven automatisch bij het voldoen aan wettelijke randvoorwaarden zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Conclusie: ERP kunnen verzekeraars helpen met administratieve zaken en klantrelaties

Door het gebruik van ERP wordt er tijd bespaart met administratieve zaken en klantrelaties verbeterd. Als u als verzekeraar op zoek bent naar de juiste software, moet u eerst uw wensen in kaart brengen. Veel ERP-softwarepakketen zijn specifiek gemaakt voor een bepaalde sectoren. Wij willen u graag via onze ‘website’ verder helpen met uw zoektocht zodat u niet een lange zoektocht tegemoet gaat.