Optimaliseer uw zakelijk servicebeheer dankzij ERP-software

Administratie speelt een centrale rol in de zakelijke dienstverlening. Lees hier hoe u beheerprocessen met behulp van ERP-software kunt optimaliseren.

Het gestructureerd en overzichtelijk inrichten van administratieve processen is voor iedere organisatie van cruciaal belang. Het succes van een organisatie valt of staat immers met de correcte afhandeling van administratieve werkzaamheden. De omvang van administratieve lasten is doorgaans afhankelijk van de bedrijfsstructuur/grootte, de aangeboden producten/diensten en de geldende wet- en regelgeving binnen de sector. 

De term ‘zakelijke dienstverlening’ kan bijzonder veel betekenen. Niet iedere zakelijke dienstverlener zal zijn administratieve processen op dezelfde manier inrichten, en dus behoefte hebben aan dezelfde soort administratie-software. Desalniettemin zijn er overeenkomsten in het eisenprofiel van alle zakelijke dienstverleners, als gevolg van branchespecifieke uitdagingen en regelgeving waarmee zij allemaal te maken krijgen. Wij zullen hier in dit blog dieper op ingaan, maar eerst definiëren we administratieve werkzaamheden en het ERP-systeem.

Inhoudsopgave

• Administratieve werkzaamheden
• ERP: een definitie
• Stroomlijn administratieve processen
• Het DMS
• Conclusie: het ERP-systeem als administratieplatform

Administratieve werkzaamheden

Administratieve taken staan doorgaans in verband met de organisatie en de operationele taken die het bedrijf uitvoert. Maar het omvat natuurlijk ook de afhandeling van alles dat het bedrijf bij anderen afneemt, denk bijvoorbeeld aan de huur van bepaalde middelen of het bedrijfspand. 

Het is belangrijk dat deze taken zo efficiënt mogelijk afgehandeld worden. Dat geldt in het bijzonder voor zakelijk dienstverleners, die daarbovenop ook te maken krijgen met branchespecifieke administratieve vereisten. Bij de meeste zakelijk dienstverleners worden de alledaagse processen zeer projectmatig ingericht, wat ervoor zorgt dat de juiste software weleens hét verschil kan maken. 

ERP: een definitie

En dat is dan ook precies waar ERP-software om de hoek komt kijken. De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning, in onze taal ook wel eens ‘bedrijfsmiddelenplanning’ genoemd. De software stelt gebruikers in staat om bepaalde, alledaagse processen te automatiseren en met elkaar te verbinden.

Daarnaast fungeert het als centrale database, waardoor iedereen binnen de organisatie kan werken met de meest actuele gegevens. Alle tijd en middelen die hierdoor bespaard blijven, kunnen vervolgens weer elders worden ingezet. 

Stroomlijn administratieve processen

Enterprise Resource Planning-software kan dus een cruciale rol spelen in het optimaliseren van de bedrijfsbrede administratieve processen. Het helpt de complexiteit van de processen te verminderen, waardoor de organisatie kan besparen op het meest waardevolle middel dat er is: tijd. Laten we de voordelen er eens concreet bij pakken.

Optimalisatie projectontwikkeling

Projectmatig werken is doorgaans kenmerkend voor zakelijke dienstverleners. Bedrijven hebben doorgaans meerdere projecten in beheer, die allemaal parallel gecoördineerd moeten worden. 

Een efficiënte projectplanning is daarom cruciaal om verspilling van middelen zoveel mogelijk tegen te gaan. Om die reden beschikt branchespecifieke ERP-software vaak over de mogelijkheid om met zogeheten ‘geaggregeerde projectplannen’ te werken. Deze projectmatige aanpak brengt de verschillende processen overzichtelijk in kaart, waardoor iedereen precies kan inzien in welke fase zij zich bevinden en wat er in die specifieke fase gedaan moet worden. 

Branchespecifieke ERP-systemen voor de zakelijke dienstverlening focussen zich op projectplanning en het verminderen van administratieve inspanning rondom deze processen. Zo kan men de voortgang nauwlettend in de gaten houden, maar is het ook mogelijk om op een individueel project in te zoomen.

Door deze data inzichtelijk te maken, weet men precies wat er per fase wordt verwacht. Stel dat een bepaalde fase pas van start kan gaan na de goedkeuring van een bepaalde externe partij, dan kan men dit tijdig inzien en ervoor zorgen dat ze deze handtekening van tevoren weten te bemachtigen. 

Verhogen van de productiviteit

Des te efficiënter de administratieve processen zijn ingericht, des te productiever de afdeling zal zijn. Het automatiseren van bepaalde processen zorgt er bijvoorbeeld voor dat doorgaans tijdrovende, monotone taken door het systeem worden afgehandeld. Dit stelt de medewerkers in staat om de echt belangrijke zaken te tackelen, wat de productiviteit enkel zal bevorderen. 

Het DMS

Omdat een ERP-systeem een modulaire inrichting heeft, kiezen veel organisaties voor de integratie van extra, specifiek ontwikkelde modules die een bepaald gebied nét iets beter weten te tackelen. Voor alles rondom de klant kiest men vaak voor een module ter ondersteuning van Customer Relationship Management, en iedere organisatie met een magazijn beschikt ongetwijfeld over een Warehouse Management Systeem. 

Een administratieve afdeling kan in het bijzonder profiteren van ERP met DMS, voluit beter bekend als Document Management Systeem. Het DMS-systeem fungeert als een centrale omgeving waarin alle documenten binnen een organisatie samenkomen. Hierdoor hebben alle bevoegden wanneer dan ook, en waar dan ook, toegang tot relevante documenten.

Daarnaast is er ook de mogelijkheid om reacties achter te laten en om met elkaar te communiceren binnen de omgeving. Versiebeheer geeft gebruikers een inzicht in de bewerkingsgeschiedenis en totstandkoming van een bepaald document. 

Conclusie: het ERP-systeem als administratieplatform

Er kan worden gesteld dat er veel potentie is in het stroomlijnen van administratieve processen. Om tot dit punt te komen, is het belangrijk dat bedrijven de relevantie van een systematische en strategische aanpak herkennen en hanteren, iets waarbij het ERP-systeem ondersteuning kan bieden. Vervolgens kan men werken aan het efficiënter inrichten van de administratieve werkzaamheden, iets waarvan het gehele bedrijf en haar klanten zullen profiteren.