Digitale werkbonnen in je ERP of FSM-systeem: slim en efficiënt

Het papieren tijdperk is voorbij: digitaliseer daarom je werkbonnen met ERP- en FSM-software.

We bevinden ons in een digitaal tijdperk. Multomappen, schriften en post-it's maken plaats voor digitale softwaresystemen. Of beter gezegd, ERP- en FSM-systemen vervangen deze papieren werkwijzen.

Ook de traditionele werkbon maakt plaats voor een digitale versie. Maar hoe leg je deze analoge methode overzichtelijk vast in je softwaresysteem? Dat lees je in dit artikel.

Inhoudsopgave

• Wat is een werkbon?
  • Van papier naar digitaal
  • De voordelen van een digitale werkbon
• Digitale werkbonnen in field service-software
  • Hoe werkt de implementatie?
• Training van het personeel
• Samenvattend

Wat is een werkbon?

Een werkbon bevat alle gegevens van de klus die geklaard moet worden: klantgegevens, benodigde materialen, bijzondere aandachtspunten en een duidelijke omschrijving van het werk. 

Deze bonnen werden (en worden) vaak nog met de hand geschreven. Maar al snel puilt het mapje of de wagen van de buitendienst uit met deze handgeschreven notities. Nu zullen de meeste vakmannen hun klussen en klanten zonder problemen herinneren, maar handgeschreven werkbonnen zijn eigenlijk niet meer van deze tijd.

Van papier naar digitaal

Deze bonnen moeten daarom digitaal worden vastgelegd. Digitaal vastleggen maakt bewerken eenvoudig en voorkomt dat informatie onleesbaar of onvindbaar wordt. Ben je het maanden later oneens met een klant over wat er precies is uitgevoerd? Dan heb je het bewijs met een paar drukken op de knop naar boven gehaald.

Daarnaast zijn veel van deze field service-systemen tegenwoordig mobiel beschikbaar via een telefoon of tablet. Medewerkers kunnen ter plaatse gegevens inzien en bijwerken, terwijl op kantoor alles realtime zichtbaar is.

De voordelen van een digitale werkbon

• Minder administratieve werkzaamheden: gegevens voer je één keer in; kilometers en materialen worden automatisch vastgelegd. Een ander voordeel: je bespaart ook nog eens op papier en ruimte.
• Minder fouten: invoer op locatie voorkomt dat je iets vergeet vast te leggen. 
• Grip op processen: alle informatie over een klus, diens voortgang en alle benodigde/gebruikte middelen worden vastgelegd in het systeem. Hierdoor kun je altijd inzien of aantonen wat er is gedaan en wanneer dit heeft plaatsgevonden.
• Veiligheid: een papieren werkbon, met daarop allerlei klantgevoelige informatie, wordt nog weleens kwijtgeraakt. Dit voorkom je door het in een digitaal systeem vast te leggen. 
• Eenvoudige facturatie: werkbonnen zet je vaak direct om in een factuur en stuur je automatisch naar de klant.

Maar er is ook nog iemand anders die van de digitale werkbon profiteert. Klanten zien hierdoor namelijk dat je professioneel werkt: je bent sneller en flexibeler, en de schriftelijke vastlegging creëert vertrouwen.

Digitale werkbonnen in field service-software

Wie een buitendienst heeft, vertrouwt vaak op Field Service Management (FSM)-software. Dit systeem zorgt ervoor dat technici altijd op het juiste moment en op de juiste plek worden ingezet. Hierdoor ben je klanten sneller van dienst, zet je de beschikbare middelen efficiënter in en kun je serviceverzoeken sneller afhandelen. 

Het is daarom de ideale plek om werkbonnen digitaal in op te slaan. Ze kunnen eenvoudig worden gekoppeld aan een opdracht en het account van de klant. Zo zie je met een paar drukken op de knop de historie van iedere klant en wordt het makkelijker om terugkerende problemen te identificeren. 

Door werkbonnen aan het FSM-systeem te koppelen, kunnen planners en technici tevens in realtime met elkaar communiceren. Eventuele onduidelijkheden of updates kunnen direct worden uitgewisseld, wat de kans op een misverstand aanzienlijk verkleint. 

Hoe werkt de implementatie?

Werkbonnen-software is bijzonder divers: elk systeem kent namelijk zijn eigen functionaliteiten. Daarnaast heeft ook ieder afnemend bedrijf zijn eigen specifieke behoeften: van welke functies wil je gebruik maken, en welke heb je niet nodig?

Het is daarom belangrijk om op zoek te gaan naar een ervaren leverancier, die je door dit proces kan begeleiden. Zij zullen precies weten hoe ze de implementatie van digitale werkbonnen in zowel je FSM- als ERP-systeem kunnen realiseren.

Training van het personeel

Tot slot is er nog een belangrijk aandachtspunt: de training van het personeel. Er zullen namelijk altijd technici zijn die hier helemaal niet op zitten te wachten. Misschien hebben ze weinig affiniteit met technologie, of vinden ze de analoge werkwijze simpelweg prettiger.

Toch is het van cruciaal belang om ook hen mee te krijgen. Ze kunnen namelijk niet vasthouden aan hun oude werkwijzen, want dat zal ervoor zorgen dat bepaalde informatie niet in het systeem wordt opgeslagen.

Sta daarom stil bij het belang en de voordelen van het systeem. En met voordelen bedoelen we niet alleen die van het bedrijf of de klant, laat ook zien waarom het hun leven makkelijker gaat maken. Implementeer de nieuwe werkwijze stap voor stap, en zorg ervoor dat ze op de juiste ondersteuning kunnen rekenen. Want pas dan zal de nieuwe werkwijze een kans van slagen hebben.

Samenvattend

Digitale werkbonnen vervangen papier in zowel ERP- als field service-systemen en zorgen voor soepele processen. Sla werkbonnen centraal op, koppel ze aan opdrachten en klantaccounts en maak gebruik van mobiele invoer voor realtime updates. Kies een ervaren leverancier voor implementatie en investeer in gerichte training om medewerkers aan boord te krijgen. Zo maak je service efficiënter, veiliger en betrouwbaarder voor zowel jouw organisatie als je klanten.