Territory Management: een handleiding voor verkoopafdelingen

Wat is de taak van een Territory Manager en welke rol kan Sales Territory Management spelen voor uw B2B-organisatie?

Het inrichten en uitwerken van het salesproces is voor de B2B-sector een intensief, complex en doorgaans tijdrovend proces. De competitieve aard van de meeste markten laat niet langer toe om simpelweg met hagel te schieten en hopen dat uw boodschap uw doelgroep bereikt. Deze dagen is het van onschatbare waarde om een persoonlijke band met uw klant op te bouwen. Sales Territory Management kan u hierin ondersteunen.

In dit artikel werpen wij een blik op de voordelen van Territory Management en worden we voorzien van een stappenplan om dit proces zelf vorm te kunnen geven. Maar we beginnen met de definitie van het begrip en de vraag: wat doet een Territory Manager precies?

Inhoudsopgave

• Territory Management
  • Territory Managers
• Territory Management: de voordelen
• Customer Relationship- en Territory Management
• Efficiënt Territory Management in slechts acht stappen
• Conclusie

Territory Management

Territory Management is het proces waarin verkopers bepaalde segmenten van het gehele klantenbestand en de daarbij behorende doelgroep managen en analyseren. De segmenten worden meestal onderverdeeld op basis van een aantal factoren: sector/branche, formaat van de organisatie en geografische ligging. Tegelijkertijd hebben organisaties volledig de vrije keuze om zelf te beslissen op basis waarvan zij hun doelgroep willen segmenteren.

Territory Managers

Een Territory Manager, voor sommigen wellicht beter bekend als gebiedsmanager, is een doorgaans ervaren verkoopmedewerker die verantwoordelijk is voor de begeleiding van het salesteam. Zo zijn ze onder andere verantwoordelijk voor het opleiden en trainen van het team, het bepalen van verkoopdoelstellingen en het analyseren van de behaalde resultaten.

De functie is doorgaans van leidinggevende aard, maar dit hoeft niet altijd het geval te zijn. Zo kunnen gebiedsmanagers ook een eigen gebied in beheer hebben waarvoor ze de sales activiteiten uitvoeren en de relaties met organisaties onderhouden. Toch zien we vaker dat het, zeker binnen grotere organisaties, een managementfunctie is waarin de verantwoordelijke het salesteam aanstuurt. 

Territory Management: de voordelen

Territory Management is een niet te onderschatten proces. Het biedt organisaties de mogelijkheid om nog meer te profiteren van een bepaald segment van de doelgroep, waardoor de kans op succesvolle sales tegelijkertijd toeneemt. Wij zetten de grootste voordelen van Territory Management voor u op een rij:

• Productiviteit en performance. Door verkopers verantwoordelijk te maken voor bepaalde segmenten of gebieden, is de kans groot dat zij zich persoonlijk verbonden zullen voelen met de taak om hier het meeste uit te halen. In veel gevallen leidt dit tot een toename in productiviteit en verbeterde resultaten. De meeste verkopers voelen zich hierdoor namelijk gedreven om nét even dat extra stapje te zetten om de klanten tevreden te houden. 
• Klantrelaties. Daarnaast stelt het uw organisatie in staat om de relaties met uw klanten aanzienlijk te versterken. Verkopers kunnen namelijk gekoppeld worden aan segmenten waarmee zij de meeste affiniteit hebben. Een beter begrip van het segment zorgt voor een persoonlijke band met de klant. Zo werkt een fashion-outlet het liefste samen met iemand die verstand heeft van hun alledaagse doen en laten. Door slim in te spelen op de kenmerken van zowel uw personeel als uw klanten, vergroot u de kans op een goede relatie tussen de twee. 
• Workload. Territory Management zorgt ervoor dat u het werk binnen uw team op efficiënte wijze verdeelt. Iedere verkoper is namelijk ‘in charge’ van hun eigen gebied en weet daarom ook precies wat er van hen wordt verwacht.
• Strategie. Doordat u uw doelgroep onderbrengt in verschillende segmenten, gebaseerd op de bijbehorende kenmerken, creëert u voor uzelf een situatie waarin u uw doelgroep nog strategischer kan benaderen. Doordat u precies weet wie u wilt bereiken en waar zij behoefte aan hebben, bent u beter in staat om hen op persoonlijk vlak te bereiken. Zo kan u bijvoorbeeld kiezen om uw beste verkopers op uw grootste klant in te zetten, of om medewerkers met branchespecifieke ervaring te koppelen aan die respectievelijke sector.

Customer Relationship- en Territory Management

Zoals eerder benoemd staat het dagelijks leven van een Territory Manager in het teken van het beheren van alles dat met de klant te maken heeft. Van het vaststellen van sales doelstellingen tot het beheren en bewaken van budgetten: alles is onlosmakelijk verbonden met de klantrelatieprocessen. En laat er nu toevallig een softwaresysteem zijn, dat daarin perfecte ondersteuning biedt.

Customer Relationship Management (CRM)-software is niet alleen in staat om alle klantgegevens, gesloten deals en interacties vast te leggen, maar maakt het voor gebruikers ook mogelijk om in realtime allerlei vormen van informatie te raadplegen. Het functioneert als een centrale hub waardoor iedereen op de hoogte is van de meest recente ontwikkelingen. Daarnaast zijn gebruikers ook in staat om eenvoudig en efficiënt onderling informatie uit te wisselen. 

Efficiënt Territory Management in slechts acht stappen

Zoals altijd vallen wij terug op een wellicht bekend verhaal: voordat u aan de slag gaat met een project, dient u stil te staan bij de 5W2H, beter bekend als: wie, wat, wanneer, waar, waarom, hoeveel en hoe. Wij willen u graag voorzien van een stappenplan om tot een effectieve Territory Management-strategie te komen, zodat ook uw organisatie haar salespotential waar kan maken (SPOTIO.com, 2 oktober 2023). 

Stap 1: Doelgroepanalyse. 

Het bestaansrecht van organisaties is doorgaans gebaseerd op het begrip dat ze hebben van hun klanten en doelgroep. Bedrijven die niet precies weten voor wie zij hun dienst/product ontwikkeld hebben, houden het meestal niet lang vol. 

Het is dus van cruciaal belang om van tevoren vast te leggen welke behoeften uw doelgroep heeft en hoe deze er precies uit ziet. Zo weet u zeker dat uw strategie wordt toegepast op de juiste groep mensen: degenen die een behoefte hebben waaraan uw product of dienst kan voldoen.

Stap 2: Concurrentieanalyse.

Waar klanten zijn, zijn concurrenten. Daarom dient ieder project ook te beginnen met een analyse van uw concurrentie, zodat u een beter beeld heeft bij de manier waarop zij het aanpakken.

Stap 3: Analyse van uw eigen organisatie.

Weten wat de concurrent doet is één, maar nog belangrijker is uw zelfreflectie: hoe staat u er zelf voor? Denk hierbij aan de hoeveelheid medewerkers die u op de salesafdeling heeft rondlopen, en hun bijbehorende kwaliteiten en kenmerken. Het is van cruciaal belang om een goed beeld van uw eigen organisatie te hebben, zodat u precies weet waartoe u in staat bent. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om met een team van 4 verkopers een gebied van 42.000 km² (de oppervlakte van ons land) te willen bestrijken. 

Stap 4: Doelstellingen vastleggen.

Eenmaal op de hoogte van de doelgroep, uw concurrentie en de huidige stand van zaken binnen uw eigen organisatie, is het tijd om de verkoopdoelstellingen vast te leggen. Dit kan op basis van verschillende KPI’s als maandelijkse opbrengst, aantal contactmomenten met klanten, gesloten deals en het slagingspercentage van leads. 

Stap 5: Salesgebieden segmenteren.

De vijfde stap staat in het teken van de daadwerkelijke segmentatie. Hierin legt u vast op basis van welke kenmerken u de doelgroep wil gaan verdelen. Dit kan u doen op basis van allerlei verschillende details, of een combinatie daarvan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan geografische ligging, de grootte van de organisatie, het type product, de sector of allerlei andere doelgroep-gerelateerde kenmerken die voor uw bedrijf van belang zijn.

Stap 6: Een planning maken.

De volgende stap is het creëren van een plan de campagne. Uw verkopers moeten namelijk wel in staat zijn om de respectievelijke doelen te behalen. In principe komt het dus neer op de vraag: hoeveel klanten vallen onder dit segment, hoeveel mensen zetten we hierop en hoeveel uur zijn wij hier per week aan kwijt?

Een ander aspect van deze fase is nadenken over eventuele bonussen die u zou willen vrijgeven voor het behalen van de doelstellingen, om de motivatie van de verkopers nog meer te vergroten.

Stap 7: Toewijzing salespersoneel.

In principe is dit de laatste concrete stap in het voorbereidingsproces. Het is inmiddels volledig duidelijk op basis waarvan u de doelgroep gaat segmenteren, hoeveel werk dit oplevert, wat de bijbehorende kenmerken van het segment zijn en waar ze behoefte aan hebben. Deze stap kijkt naar het daadwerkelijk koppelen van uw personeel aan één of meerdere segmenten.

Het is van cruciaal belang om verkopers te koppelen aan een segment waarmee zij affiniteit hebben. Doorgaans worden ervaren salesmedewerkers gekoppeld aan de grotere klanten, waarmee intensiever contact is vereist. Dit houdt vervolgens ook in dat de accountmanagers die de kleinere bedrijven toegewezen krijgen, er iets meer in het portfolio zullen hebben.

Stap 8: Data en sales performance monitoren via CRM.

Tijdens stap 8 is het proces van Territory Management volledig in gang gezet. Net zo belangrijk als de goede voorbereiding is vervolgens het monitoren van de progressie die uw personeel boekt. 

De meeste CRM-oplossingen bevatten functionaliteiten waarmee u deze voortgang in kaart kan brengen. Hierdoor heeft u onder andere inzicht in wat iedere klant heeft opgeleverd, wat de gemiddelde waarde per deal is, hoeveel nieuwe klanten de verkopers hebben gescoord en nog veel meer.

Conclusie

Sales Territory Management, doorgaans dus beheerd door een ervaren Territory Manager, is een niet te onderschatten proces voor organisaties die hun concurrentie een stap voor willen blijven. Door ervaren sales medewerkers toe te wijzen aan bepaalde segmenten van uw doelgroep maakt u niet alleen hun dagelijkse werk eenvoudiger en waarschijnlijk ook leuker, maar voorziet u uw klanten ook van een persoonlijke en op maat gemaakte ervaring die de onderlinge relatie met uw organisatie alleen maar doet versterken.

Met behulp van passende Customer Relationship Management-software legt uw salesafdeling eenvoudig alle klantgerelateerde data vast. Hierdoor heeft uw personeel altijd toegang tot de meest recente gegevens en kunnen zij zich focussen op hetgeen waarmee uw organisatie afstand kan nemen van de concurrentie: het stroomlijnen en optimaliseren van uw verkoopprocessen.