Implementatie Profity

Het implementatieplan van Profity

Het invoeren van een ERP- of planningspakket vraagt tijd en aandacht. Ontdek hoe het proces verloopt wanneer Profity uw ERP implementatie verzorgd.

In grote lijnen bestaan er drie typen ERP-oplossingen: brede ERP-pakketten van grote vaak internationale leveranciers. En branche-specifieke ERP-pakketten van gespecialiseerde leveranciers. Daarnaast bestaat nog een mengvorm: oplossingen die bestaan uit een combinatie van een breed ERP-pakket uitgebreid met add-ons voor specifieke branches. 

Brede ERP-pakketten

Het voordeel van deze pakketten is dat de leverancier achter het pakket een grote organisatie is en dat er vaak duizenden bedrijven mee werken. Nadeel van deze pakketten is dat een individuele gebruiker geen invloed heeft op de functionaliteitsontwikkeling. Als aanpassingen in het pakket nodig zijn dan wordt dit ontwikkeld in de vorm van maatwerk. De implementatie van een breed ERP-pakket kost relatief veel tijd en daarmee veel geld. Veel inspanning gaat zitten in de afstemming tussen klantprocessen en het pakket. Omdat de implementatie-partij vaak geen branche-specialisatie heeft is ook de communicatie over de afstemming tussen klantprocessen en pakket een uitdaging.

Branche-specifieke ERP-pakketten

Het voordeel van branche-specifieke pakketten is dat de pakketten goed zijn afgestemd op specifieke wensen van bedrijven in de branche. Omdat de leverancier vaak relatief klein is en zelf de ontwikkelaar is van de software kunnen functionele verbeteringen in afstemming tussen leverancier en gebruiker worden gerealiseerd. Daarmee kan maatwerk worden voorkomen. De implementatie van een branche-specifiek pakket kan in de regel wat sneller worden geïmplementeerd dan een breed ERP-pakket omdat minder afstemming tussen klantprocessen en pakket behoeven plaats te vinden en sprake is van minder maatwerk. Bovendien zijn de consultants bekend met de branche.

Breed ERP-pakket met add-ons

Met name rond de grote wereldwijde ERP-pakketten zijn door partners add-ons gebouwd waarmee ze hun eigen positie in de markt hebben verstevigd. Deze partners beschikken als wederverkoper van het ERP-pakket over een complete basisoplossing en behoeve “alleen” de aanvullende functies te bouwen. Verandert er echter wat in het ERP-pakket dan moet de partner vaak delen van de aanvullende functionaliteit ook aanpassen of in het ergste geval opnieuw ontwikkelen. Voor de gebruikers van deze oplossingen is het voordeel dat de kracht van een wereldwijde speler wordt gecombineerd met een lokale en specifieke oplossing. Het nadeel is dat de kosten vaak hoog zijn: zowel het ERP-pakket als de add-ons moeten worden aangeschaft en het relatief hoge onderhoud moet worden betaald.

Profity: Branche-specifiek ERP-pakket

Profity is specifiek ontwikkeld voor staalbouwers, gevelbouwers en prefab-betonproducenten. Omdat Profity voor een specifieke doelgroep is ontwikkeld, behoeven we relatief weinig tijd te besteden aan de inrichting van de software in vergelijking tot algemene pakketten waarin erg veel moet worden ingesteld om het te laten aansluiten op een specifiek bedrijf. Toch vraagt een implementatie relatief veel tijd en energie. Daarbij is onze ervaring dat directe betrokkenheid van de directie van de klant het implementatieproces enorm kan versnellen omdat sneller de juiste besluiten worden genomen.

Invloeden op de benodigde tijd voor een implementatie

Als u Profity gaat implementeren dan is voldoende tijd een belangrijke factor. Bij de implementatie van Profity software is er een aantal zaken dat bepaalt hoeveel tijd u en Profity nodig zullen hebben om de software goed in te voeren. De belangrijkste zaken hierbij zijn:

  • De omvang van uw organisatie en daarmee het aantal betrokkenen
  • De zelfredzaamheid van uw organisatie
  • Welke ervaring hebben uw medewerkers met het gebruik van software
  • Hoeveel tijd kunnen zij vrijmaken voor het invoeren van de software
  • De mate van helderheid en consistentie van uw huidige werkwijzen
  • De mate van aansluiting van uw huidige werkwijzen op de software
  • Besluitvaardigheid bij de inrichting van de software
  • De automatiseringsgraad die u met software wilt bereiken
  • De hoeveelheid aanpassingen aan documenten, rapporten en dashboards
  • De mate waarin u gegevens uit bestaande systemen wilt converteren
  • De mate waarin gebruikers na instructie direct met het systeem aan de slag gaan (gebeurt dit niet direct dan gaat vaak veel kennis verloren)
  • De taakverdeling tussen uw medewerkers en Profity

Implementatiestappen

De Profity-implementatie kent de volgende stappen. Deze vinden per deelgebied gefaseerd plaats (bv verkoop, werkvoorbereiding, inkoop, planning, projectadministratie, financiële administratie). De volgorde van implementatie vindt in overleg met u plaats. 
Hieronder vermelden we de te nemen stappen en de activiteiten die daarbinnen plaatsvinden. Zoals hieronder blijkt is het doorlopen van een aantal simulaties wezenlijk bij de invoering van Profity. We kiezen dus niet voor het uitschrijven van gedetailleerde blauwdrukken maar gebruiken direct de software als uitgangspunt voor de implementatie. Enerzijds om dicht bij de standaard software te blijven waar dat kan maar ook om (kern)gebruikers direct aan de slag te laten gaan met het toetsen van de gewenste bedrijfsprocessen aan de mogelijkheden van de software. 

1. Voorbereiding

  • Vaststellen projectorganisatie
  • Opstellen projectplan
  • Voorbereiding techniek/infrastructuurInstallatie

2. Installatie

Installatie van software in de cloud of op de lokale server(s)
Inrichting van de werkplekken (waar aan de orde)

3. Simulatie 1 (Voor doen) 

  • Doornemen van de huidige werkwijze
  • Uitleg van de werking van de software
  • Vaststellen van de gewenste werkwijze binnen de mogelijkheden van de software
  • Inrichting van de software op basis van de gewenste werkwijze
  • Simuleren van de processen in software door Profity voor de kerngebruiker
  • Analyse van benodigde aanpassingen in documenten, rapporten en dashboards
  • Verzamelen van informatie door de kerngebruiker ten behoeve van het schrijven van de werkinstructies

4. Simulatie 2 (Na doen)

  • Simuleren van de processen in de software door de kerngebruiker onder begeleiding van Profity
  • Schrijven van de werkinstructies door de kerngebruiker
  • Aanpassen van de documenten, rapporten en dashboards
  • Het systeem voorzien van voldoende data om de eindgebruikers te trainen. 
  • Vaststellen van gewenste dataconversies
  • Ontwikkelen van dataconversies
  • Testen van dataconversies

5. Simulatie 3 (Zelf doen)

  • Trainen van de eindgebruikers aan de hand van de gebruikersinstructies. Deze fase is bij kleinere bedrijven niet aan de orde omdat de kerngebruiker tevens de eindgebruiker is
  • Uitvoeren dataconversies

6. Ingebruikname

  • In deze fase wordt het systeem daadwerkelijk in gebruik genomen. Kerngebruikers en Profity zijn beschikbaar om waar nodig bij te sturen of te ondersteunen.

7. Optimalisatie

  • Tijdens de voorgaande fasen komen nieuwe wensen en ideeën naar boven. Het is van belang om deze niet toe te voegen aan de oorspronkelijke projectscope zodat de voortgang daarvan niet in gevaar komt. Tijdens de optimalisatiefase kunnen deze wensen en ideeën worden besproken en waar gewenst worden gerealiseerd.

Communicatie

Voor de communicatie tussen alle betrokken in een Profity-implementatie maakt Profity gebruik van een online-projectmanagement portal waarop alle informatie en wordt uitgewisseld. Dit zorgt voor een optimale samenwerking.

Leverancier van de maand

Slimmer werken dankzij ERP software

Er zijn veel manieren om slimmer te werken, maar onze favoriet is uiteraard door middel van software. Met ERP software kun je processen digitaal koppelen en dubbel werk voorkomen.

Lees verder
Leverancier van de maand

Casestudy: Laarakkers

Waarom deze specialist in sloop- en asbestsanering kiest voor de ERP software van idee101.

Lees verder