De ERP-implementatie succesvol laten verlopen

Bij elke implementatie van een ICT-systeem is het van belang dat het zo foutloos mogelijk loopt, ook bij ERP. Wij geven een advies hoe u dat kan verwerkelijken.

Het vervangen en/of implementeren van een ERP-systeem is complex en kent vele risico’s. Hierdoor zijn directie en management van met name midden- en kleinbedrijf terughoudend en risicomijdend. Hoewel MKB'ers veel profijt kunnen hebben van hedendaagse moderne ERP-systemen, zijn de vervanging en implementatie ervan een grote uitdaging. Redenen hiervoor zijn een gebrek aan ervaring van de medewerkers en de impact op de bedrijfsvoering, Een goede voorbereiding waarin prioriteiten worden gesteld, helpt bij het vermijden van risico’s en het voorkomen van de meest gemaakte fouten.

Inhoudsopgave

• Projectteam
• Focus
• Grenzen aanpassen
• Test tijden implementatie
• Gebruikersacceptatie
• Moeilijke bedrijfsprocessen

Kritisch over het projectteam zijn

De kwaliteit en samenstelling van het team dat het ERP-implementatieproject gaat uitvoeren is essentieel. Selecteer in uw bedrijf daarom de mensen met de meeste kennis en ervaring met betrekking tot ERP-software, eventueel met de meeste IT-ervaring. Daarnaast moet u zorgen voor stevig projectmanagement. Naast eigen medewerkers, maken ook medewerkers van uw ERP-software leverancier of implementatiepartner deel uit van het projectteam. Wees ook kritisch bij het selecteren van deze teamleden. Zorg dat er een klik is tussen de teamleden van binnen en buiten uw organisatie.

Focussen op één project

Alle teamleden moeten voldoende beschikbaar zijn en er moet voorkomen worden dat andere grote ICT projecten gelijktijdig binnen uw bedrijf uitgevoerd worden. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk zijn veel bedrijven geneigd om, gelijktijdig met de ERP implementatie, andere nieuwe software uit te rollen. Hierdoor zal het ERP project niet de benodigde inzet en aandacht krijgen, waardoor er bij een of meerdere implementatieprojecten problemen gaan ontstaan. Focus op de complexe implementatie van het ERP-systeem en start andere omvangrijke ICT projecten later. Dit vergroot de kans op een succesvol ERP-project.

Binnen de grenzen uw processen aanpassen

Een ERP-softwaresysteem is een geïntegreerde softwareoplossing die ondersteuning biedt aan meerdere bedrijfsprocessen, zoals inkoop, voorraadbeheer (WMS), productie en financiële administratie. Tijdens de implementatie zult u merken dat er neiging ontstaat grote wijzigingen in deze processen aan te brengen. Soms worden meer dan de helft van alle workflows grondig aangepast. Als deze situatie zich voordoet, heeft u waarschijnlijk het verkeerde ERP systeem gekozen. Bovendien zullen gebruikers niet bereid zijn hun werkwijze zo grondig om te gooien.

Hoewel het de juiste manier is om bestaande processen aan te passen op de mogelijkheden van de nieuwe ERP-software, moeten die wijzigingen aan bestaande processen niet buitensporig worden. Om te grote aanpassingen te voorkomen, kunt u criteria formuleren waarop elk aanpassingsverzoek wordt beoordeeld. U kunt bijvoorbeeld het projectteam een compacte businesscase laten maken bij elk aanpassingsverzoek. Daarnaast zal er moeten worden gezocht naar alternatieven om de grote mutaties in het proces te voorkomen.

Test op tijd en regelmatig tijdens de configuratie

Testen draagt voor een belangrijk deel bij aan het succes van uw ERP-implementatie. Test daarom vroeg, vaak en tijdens dit proces. Dankzij deze testen inventariseert het projectteam de problemen die zich voordoen met het functioneren van het ERP-systeem. De leverancier moet deze problemen oplossen. Integratie van andere software met het nieuwe ERP-systeem levert vaak problemen op bij het uitwisselen van data en bij de werkprocessen. Automatische testen kunnen op een efficiënte manier de integratie met andere systemen beoordelen op basis van duizenden testcases.

Tijd en aandacht voor gebruikersacceptatie

De acceptatie van het nieuwe ERP-systeem binnen uw bedrijf wordt versneld door gebruikers vroeg in het proces te betrekken bij gebruikerstesten. Deze zijn de beste training voor gebruikers. Deze testgroep kan tevens de kennis van het nieuwe systeem doorgeven aan anderen in uw bedrijf. Een gebruikerstraining voor al het overige personeel blijft natuurlijk ook nodig.

Begin met de moeilijkste bedrijfsprocessen

Ons advies is dat u uw data voorafgaand aan het project dient te verschonen. Zo voorkomt u vertraging bij het testen vanwege oude of onnodige data. Bepaal vooraf welke data u wilt converteren en verwijder de data die u in het nieuwe systeem niet meer gaat gebruiken. Na het opschonen begint het projectteam met de moeilijkste bedrijfsprocessen. Als daarmee problemen ontstaan, heeft u nog tijd om deze op te lossen.