Leverancier van de maand
Implementatieplan Netprofitbuilders

Het implementatieplan van: Netprofitbuilders

Het implementeren van een ERP systeem vergt veel tijd en energie. Lees hoe Netprofitbuilders ervoor zorgt dat iedere implementatie zo klantvriendelijk en efficiënt mogelijk wordt uitgevoerd.

Als implementatiepartner van NetSuite zullen we onze ‘Accelerated Deployment Methodology’ gebruiken. Deze bewezen ‘Rapid Application Development’ methodologie is gebaseerd op jarenlange ervaring met het inzetten van NetSuite en werd specifiek ontwikkeld voor het op Software as a Service (SaaS) gebaseerde leveringsmodel. Het maakt gebruik van de on-demand omgeving en de NetSuite geleverde functionaliteit & functies en zorgt voor een soepele overgang naar de NetSuite productie-omgeving. 

Rapid Application Development

Het gebruik van een Rapid Application Development (RAD) benadering zorgt voor meer flexibiliteit en een adaptieve implementatiebenadering waarbij vereisten worden verduidelijkt en aangepast naarmate het project evolueert in plaats van rigoureus specificaties en plannen van bij het begin gedetailleerd te definiëren. In een RAD benadering wordt de oplossing opgebouwd via iteratieve stappen, waarbij de klant regelmatig de voortgang valideert en op die manier verzekerd wordt van een geslaagd project.

Hierdoor gebruikt de RAD de sandbox omgeving naast het verzamelen van ontwerpspecificaties. Hiermee kan het team de eisen verfijnen in reactie op de kennis die wordt opgedaan naarmate het project vordert. Hierdoor kan Interscience ook zien hoe NetSuite met uw bedrijfsgegevens werkt. Daarom kun je snel beoordelen of de ontwerpbeslissingen genomen tijdens de workshops in de Architect Stage de juiste zijn voor Interscience. 

De 5 fases van het implementatieplan

Deze methodologie is gebaseerd op belangrijke fasen en golven die de beste werkwijzen van NetSuite bevatten en is ontworpen voor de efficiënte implementatie van NetSuite oplossingen. Er zijn vijf fasen met de volgende hoofddoelen:

 

Voordat we beginnen aan de implementatie fasen zoals hierboven beschreven, zullen we een voorbereidingsfase doorlopen. Het doel van deze voorbereidingsfase is om aan de slag te gaan voor een soepele start van het project. Het is absoluut noodzakelijk om aan alle voorwaarden te voldoen voordat het project start. Dit betekent dat organisatie structuren moeten worden afgerond en op elkaar moeten worden afgestemd, dat de beveiligingsrollen voor het nieuwe systeem duidelijk moet zijn en dat potentiële discussies over de te bouwen organisatie (structuur, processen en rollen) moeten worden afgerond. 

Tijdens deze fase worden het projectkader en de voorwaarden opgesteld om volledig voorbereid te zijn op de uitvoering. Het projectteam wordt gevormd en de basis voor de implementatie wordt gelegd zowel in termen van projectorganisatie als van manier van werken. Deze voorbereiding gaat over het zorgen dat het gezamenlijke projectteam klaar is om met de uitvoering van het project te beginnen en het raamwerk voor een succesvol project vast te stellen. 

Samen zullen we het project en de onderliggende bedrijfsdoelstellingen en succescriteria valideren en bevestigen. De huidige status, gedefinieerde richtlijnen en beschikbare deliverables (rapportage van KPI’s en blauwdruk) zullen gevalideerd worden door middel van een uitgebreide Discovery oefening.

Fase 1: Plan & Discovery

Het doel van de Plan & Discovery fase is om een echte consensus te bereiken tussen het projectteam en de belangrijkste stakeholders over kritische elementen van wat er moet gebeuren, hoe het zal worden gedaan en wie het zal doen. Dit zal de consistentie, snelheid en coördinatie bevorderen tijdens het verdere implementatieproces. Dit wordt samengevat in een Discovery Document, dat deel uitmaakt van het project charter. 

Wat de reikwijdte betreft, zal aanzienlijke aandacht worden besteed aan het definiëren van het niveau van gewenste standaardisatie en consistentie van bedrijfsprocessen en aan het definiëren van parameters voor uitzonderingen. De reikwijdte van het project zal worden vastgelegd door een ‘Statement of Work’. Deze Statement of Work maakt eveneens deel uit van het project charter. 

Tijdens deze fase zullen alle leden van het team binnen het project hun benadering definiëren en afronden, die zullen worden gecombineerd in het totale project plan. Het projectmanagement team zal het projectplan opstellen, dat ook deel uitmaakt van het project charter. Het goedgekeurde projectplan en project scope zullen het mechanisme zijn waarmee het projectmanagement team de projectvoortgang bewaakt en veranderingen in de reikwijdte van diensten identificeert. Het projectplan informeert ook over de benodigde resources, deliverables en de timing van de belangrijkste deliverables. 

Het projectteam begint met het plannen van de kick-off meeting. Deze meeting bestaat uit een beoordeling van de projectdoelstellingen, rollen en verantwoordelijkheden en de resultaten van het project. De kick-off meeting kan ook worden gebruikt als de eerste werkvergadering in de systeemimplementatie. De eerder verzamelde gegevens in Sandbox kunnen worden gebruikt tijdens de kick-off meeting om het team nog meer inzicht in het systeem te geven. 

Fase 2: Architect

Het doel van de Architect fase is om tot een gemeenschappelijk begrip te komen van business behoeften en bedrijfsprocessen. In deze fase zullen we analyseren hoe NetSuite moet worden geconfigureerd om aan deze behoeften te voldoen. 

Na de kick-off meeting zullen we een gedetailleerde inventaris maken van bedrijfsprocessen, configuratievereisten, aanpassings- en integratievereisten die van toepassing zijn in de gehele onderneming, geografisch of per bedrijfseenheid, door een Design Document op te stellen. Dit Design Document maakt ook deel uit van de project charter. 

Tijdens deze fase worden Design Workshops gebruikt om de business beslissingen te nemen die noodzakelijk zijn om NetSuite succesvol te implementeren. 

Voor deze fase dienen functionele en technische experts van de Interscience organisatie hun inbreng te geven tijdens de workshops. Aan het einde van deze fase worden het project plan en het resource plan bijgewerkt en voltooid. 

Fase 3: Configure and Prototype  

 

De doelstellingen van de Configuratie & Prototype fase zijn om de configuratie van de NetSuite oplossing te voltooien op basis van het ontwerp van het bedrijfsproces, configuratie analyse, integratieontwerp en aangepaste rapportvereisten (Discovery & Design Document). Alle toepassingsconfiguraties zijn voltooid en de sandbox is volledig voorbereid voor de testfase. 

De configuratie zal gebaseerd zijn op de bedrijfsprocessen die zijn gedefinieerd in de Architect fase. Ook vereisten voor aanpassing, integratie en rapportage die in de vorige fase zijn geïdentificeerd, zullen worden ontwikkeld. Na de configuratie zal een unit test worden uitgevoerd op alle functionaliteiten, rapporten en integraties. 

Op basis van het ontwerp in de Architect fase worden ook unieke testplanen en scenario’s ontwikkeld en gecommuniceerd in deze fase. 

De eerste gegevensconversie is in deze fase voltooid. Gedetailleerde documentatie over gegevensconversies en validaties zullen worden opgemaakt. Deze documentatie zal één van de componenten zijn die nodig zijn om audits te ondersteunen. 

Fase 4: Test

 

Om een goede NetSuite implementatie te garanderen, moet het team van key users testen om het nieuwe systeem te valideren voordat het in handen van de eindgebruikers wordt gegeven. Meer informatie over de verschillende testmethoden kan worden toegelicht. 

Fase 5: Deploy


Zodra het project aan alle exit criteria voor de testfase heeft voldaan, zijn we klaar om naar de Deploy fase te gaan. Deze fase bevat de stappen die nodig zijn om de NetSuite oplossing in productie te brengen met de functies/functionaliteit die worden beschreven in de definitie van het bereik. Daarnaast omvat het de voltooiing van de laatste training voor eindgebruikers, het stopzetten van de invoer van transacties in het oude systeem en het voltooien van een go live checklist om te bevestigen dat we klaar zijn voor een cut over. 

Tegen het einde van deze fase zal een formeel exit interview plaatsvinden als een vangnet om een laatste kans te bieden voor het verzamelen en delen van informatie. Een ‘Lessons Learned’ meeting wordt gehouden met de belangrijkste projectleden. Op basis van deze bevindingen zal een document worden gepubliceerd met observaties en analyses van aspecten van het project die goed zijn gegaan en van de gebieden die beter hadden kunnen verlopen. Dit eindresultaat zal ook aanbevelingen geven over het benutten van successen en het minimaliseren van uitdagingen voor vergelijkbare projecten. 

Tijdens deze fase zullen alle eindgebruikers worden getraind om met het systeem te werken. Alle documenten met betrekking tot processen en beleid zal worden bijgewerkt volgens het ontwerp van het systeem.