ERP implementatie plan

Het ERP implementatie plan

Een checklist voor het hele traject van de implementatie van uw nieuwe ERP systeem.

De veranderingen die een ERP systeem teweegbrengt zijn te merken op alle facetten van een organisatie. Van de werkprocessen en procedures tot aan de cultuur op de werkvloer, alles wordt beïnvloedt door de nieuwe manier van werken. Er zijn dan ook maar weinig implementaties die zonder slag of stoot gaan. Dat is geen ramp, het zou pas erg zijn als we geen lering trekken uit de dingen die in eerste instantie niet zo soepel verlopen als we hadden gehoopt. Daarnaast zijn de succesvolle implementaties natuurlijk een bron van informatie. Opvallend is dat deze successen een aantal gedeelde factoren hebben waar het lijkt dat deze fundamenteel zijn voor slagen van een ERP implementatie.

Educatie

Een implementatie heeft effect op elke laag van het bedrijf en daarom moet iedereen worden geïnformeerd over de aankomende veranderingen. Om iedereen op de hoogte te brengen van wat er staat te gebeuren is er enige tijd nodig. Het is goed om dit deel van de implementatie gefaseerd te doen, beginnend bij de bovenste management laag.

Bovenste management laag

Het is gebruikelijk om de bovenste management lagen een (meestal) 2 daagse cursus te laten volgen over ERP. Hierin wordt uiteengezet wat een ERP systeem is, wat het kan doen voor het bedrijf, de verandering die daarbij komen kijken, wat hun rol is in al deze veranderingen, hoe succes kan worden gemeten en de manier waarop succes kan worden bereikt. Het werkt vaak het best om alle managers bij elkaar te zetten en deze te informeren als een team. Alle neuzen wijzen dan dezelfde kant op en iedereen begrijpt welke richting het bedrijf op moet om de implementatie van het nieuwe systeem tot een succes te maken.

Operating management & massa

De volgende aan de beurt zijn de operating managers. Hieronder vallen de hoofden van de afdelingen, supervisors, projectleiders en de belangrijkste medewerkers. Niet lang na de bovenste management lagen worden ook zij ingelicht door middel van een 2 daagse cursus. Ieder onderdeel van het bedrijf komt aan bod en wat de impact van de implementatie voor hen zal betekenen. Als laatste maar zeker niet het minst belangrijke wordt de zogeheten massa bijgebracht over de aanstaande veranderingen.

Bij de meeste ERP implementaties die succesvol zijn verlopen is er tijd vrij gemaakt om iedere werknemer te informeren over wat een dergelijke implementatie voor gevolgen zal gaan hebben. Onwetendheid maakt gevreesd en het laatste wat je wilt is dat medewerkers tegen gaan werken enkel omdat ze niet weten waar ze aan toe zijn. 

ROI

Het berekenen van het succes van de implementatie hangt weinig af van de gelukte installatie van de nieuwe hard- en/of software. Het echte succes zit hem in de operationele processen die sneller, goedkoper of simpelweg beter verlopen.

Een nieuw ERP systeem brengt een hoop teweeg in een bedrijf en dat moet uiteindelijk wel wat gaan opleveren. Het hele traject van een implementatie kan een behoorlijke aanslag zijn op de bedrijfsbeurs en dat moet dan wel voor een gegronde reden zijn. Kunnen aantonen dat een ERP zijn geld waard is is essentieel en dus zal er een ROI moeten worden berekend. Succesvolle implementaties behalen op ze minst 250% ROI.

Het wordt tevens aangeraden om een berekening te maken van wat het kost wanneer het project niet op tijd af is. Zo’n berekening gaat meestal per maand. Dus wat zou het kosten als de implementatie 1 maand langer duurt dan gepland? En hoeveel bij 2 maanden, 3 maanden etc.

Verantwoording

De meest effectieve manier om de nodige verantwoording in het proces van verbetering te hebben is om regelmatig geplande meetings te houden om de voortgang te bespreken.

Een iemand zal worden aangesteld als voortgangsbewaker. Hij of zij houdt zoals de naam al doet vermoeden de voortgang bij en presenteert deze tijdens de voortgangsbijeenkomsten. In het beste scenario is dat iemand die buiten de groep staat die werkt aan de implementatie.

Iemand verantwoordelijk maken voor een bepaald onderdeel van de implementatie zorgt ervoor dat hij of zij zich kan focussen en wordt de slagingskans enorm verhoogt.

Leiderschap

Een van de meest kritische factoren voor een succesvolle implementatie is leiderschap. Veel implementaties hadden in ieder geval één senior manager die zich hard maakte voor het nieuwe systeem. Deze moest de nieuwe kostenpost meer dan eens verdedigen en kwam voor het systeem op, ook als daar niet altijd direct een goed argument voor was. Het is een groot voordeel als de persoon in kwestie de leider of eigenaar is want uiteindelijk is er maar 1 iemand met de autoriteit om de benodigdheden te spenderen.

Project organisatie

De project leider en het team zijn onlosmakelijk verbonden met het succes van de implementatie. De project leider en het team moet representatief zijn voor het gehele bedrijf. Als iedere afdeling een afgevaardigde in het team heeft zitten wordt er op verschillende manieren tegen kwesties aangekeken die de te maken beslissingen alleen maar ten goede zullen komen.

Om aan te tonen dat dit een belangrijk project is is het zeer verstandig om de project leider direct aan de hoogste manager of zelfs de eigenaar te laten rapporteren. Doe je dat niet kan het idee ontstaan dat de implementatie niet hoog op de prioriteitenlijst staat. Als dat het geval is heeft de eigenaar er inderdaad geen oren naar maar in ieder ander geval is er maar een plek waar de voortgang besproken moet worden en dat is aan de top.

ERP implementatie plan

De ontwikkeling van het project plan is een belangrijke taak van het project team. Eenmaal opgesteld vormt het de leidraad voor de gehele implementatie. Wel is het meer een houvast dan een burgerlijk wetboek van ERP implementatie. Gaandeweg komt men erachter dat het niet helemaal loopt zoals gepland en het is dan ook geen probleem als er wat wordt afgeweken van het initiële plan. Het plan zou bij iedere stap moeten worden bijgeschaafd en worden aangepast naar de huidige situatie. Een ERP implementatie plan moet in ieder geval bestaan uit de volgende onderdelen.

De missie

Een ERP implementeer je nooit zonder reden. De missie beschrijft het wat en het waarom van de implementatie. De missie beschrijft welk werkterrein zal veranderen, waarom het belangrijk is dat dit gaat veranderen en op wie dit effect heeft. Hoe groots de impact zal zijn hangt af van wat men wilt bereiken met het nieuwe systeem. De missie van de implementatie geeft daardoor ook gelijk aan wat de omvang van het project zal zijn.

Nu dat het duidelijk is wat men wilt bereiken en hoe dat kan worden bereikt is het tijd om een plan op te stellen om deze doelen te behalen. Er komt meer bij een implementatie kijken dan alleen de installatie van software en daarom bestaat een volledig plan uit drie onderdelen. Een operationeel plan, de systeem implementatie en de trainingen.

Operationeel plan

De manier van werken wordt deels vervangen en een groot deel verbeterd dankzij het nieuwe ERP systeem. Het operationele plan bevat een omschrijving van hoe alle werkprocessen eruit zien na de implementatie van het ERP systeem. Het is een gedetailleerd planning voor het verloop van na de implementatie. Er wordt beschreven wie welke werkzaamheden gaat uitvoeren, hoe dat in zijn werk gaat en hoeveel tijd daarvoor wordt gerekend.

Systeem implementatie

De implementatie van het systeem is een flinke klus en een goede planning is daar een essentieel onderdeel van. Net als bij het operationele plan zal er een overzicht van alle taken gemaakt worden, wie die gaat uitvoeren en wanneer deze afgerond moeten zijn. Door iemand aan te stellen die verantwoording draagt voor bepaalde taken zorg je dat er altijd iemand de voortgang bewaakt.

Opleiding

Op het moment dat het systeem daadwerkelijk is geïmplementeerd zou iedereen klaar moeten zijn om direct aan de slag te kunnen. Het zou zonde zijn om pas te beginnen met trainen als het systeem al af en klaar voor gebruik is.

Het trainen van de medewerkers is net zo belangrijk als het nieuwe systeem zelf. Eigenlijk zou iedere werknemer training moeten volgen en om dat hele proces in goede banen te leiden is een planning een zeer bruikbaar hulpmiddel.

De kans is groot dat verschillende werknemers verschillende vormen van training nodig hebben. De een heeft aan één middag genoeg en een ander moet zeker 3 keer terugkomen. Met een goede planning is het mogelijk om ervoor te zorgen dat iedereen op tijd zijn trainingen heeft gevolgd en aan de slag kan als het zo ver is.

Succes

Succesvolle implementaties gaan niet om het installeren van nieuwe hard- en software. Het hele proces daaromheen is waar de echte winst te behalen valt. Het zijn de bedrijven die zich focussen op hun medewerkers en hun werkprocessen die als winnaar uit de bus komen.

Lees meer over:
ERP implementatie plan succes

Nieuwe blog artikelen

Leverancier van de maand

Blisss Bootcamp

Bij Blisss Software kan je ook worden opgeleid tot Microsoft expert. Met de Blisss Bootcamp wordt je klaargestoomd om aan de slag te gaan met de meest gebruikte ERP software.

Lees verder
Leverancier van de maand

Het implementatieplan van: Blisss Software

Ontdek hoe een implementatie bij Blisss Software er aan toe gaat en hoe zij ervoor zorgen dat uw bedrijf zo soepel mogelijk de overstap maakt naar nieuwe bedrijfssoftware.

Lees verder