bouw
werkorders

Efficiënt orders verwerken dankzij deze functionaliteiten

De verwerking van orders is elementair in de bouwsector en moet zo efficiënt mogelijk worden ontworpen. ERP ondersteunt bedrijven hierin.

Bij de orderverwerking is het belangrijk om de specifieke werkorders die het resultaat zijn van een project efficiënt te verwerken. Op deze manier wordt orderverwerking de kernfunctie van alle bouwbedrijven. Met geschikte software kunnen alle processtappen voor het verwerken van werkorders gedetailleerd in kaart worden gebracht en efficiënter worden gemaakt.

Graag laten we zien wat ERP-software kunnen doen voor orderverwerking. We willen u niet alleen dichter bij individuele functies brengen, maar ook de specifieke voordelen voor bouwbedrijven benadrukken. Maar voordat we in de afzonderlijke modules en functionaliteiten duiken, moeten we eerst een paar termen overwegen.

Inhoud

Wat is een ERP-systeem? - een definitie

ERP-systemen zijn softwaretoepassingen die een bedrijf ondersteunen bij het optimale gebruik van zijn middelen. Enterprise resource management beschrijft de ondernemerstaak om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken.

Alles op de juiste plaats op het juiste moment

In deze context worden onder middelen niet alleen materialen en machines verstaan, maar ook voertuigen, financiële middelen en de werkuren van het personeel. Al deze middelen moeten in de juiste hoeveelheid en op de juiste plaats op het juiste moment beschikbaar zijn, zodat het doel van het bedrijf kan worden bereikt.

ERP-systemen helpen bij organisatie

Het is niet altijd een gemakkelijke taak. Vooral in de huidige tijd, wanneer bedrijven tegelijkertijd aan meerdere projecten werken, kunnen er veel problemen ontstaan. Om dit te voorkomen, moeten middelen zo goed mogelijk worden beheerd, bewaakt en georganiseerd. Dit is precies waar een ERP-systeem helpt.

Maak processen eenvoudiger en efficiënter

Alle bedrijfsprocessen worden in kaart gebracht en samengevoegd in een centrale database. Op deze manier krijgt u een beter overzicht van alles wat er in het bedrijf gebeurt. Anderzijds kunnen processen worden samengevoegd, gebundeld en geherstructureerd zodat het werk kan worden uitgevoerd op een manier die middelen spaart.

Aangezien niet elk bedrijf hetzelfde is als een ander en met name bouwbedrijven een volledig afzonderlijke tak vertegenwoordigen, moeten ERP-systemen worden aangepast aan de behoeften van het respectieve bedrijf. Voor dit doel zijn er tal van branche specifieke oplossingen op de markt die proberen een bedrijf optimaal bedienen met speciale functies en modules.

Holistisch projectbeheer implementeren

Voor bouwbedrijven betekent dit dat naast de gebruikelijke modules, zoals die voor de boekhouding, ook speciale gebieden zoals projectmanagement in kaart moeten worden gebracht. Het ERP-systeem moet alle orderverwerkingsprocessen kunnen dekken, van het creëren van een offerte tot orderverwerking.

Op dit punt willen we het hele proces van orderverwerking bekijken en daarbij benadrukken welke functies en tools bijzonder nuttig zijn. Maar eerst een conceptuele classificatie.

Wat is orderverwerking? - een definitie

Verwerking van werkorders maakt deel uit van de algehele orderverwerking. Nadat het aanbod is opgesteld, begint de systematische orderverwerking. Naast de voorbereiding van het aanbod dient de orderverwerking ook om de goederenstroom binnen een respectieve bestelling te plannen en te controleren.

Na het specifieke aanbod begint de orderverwerking die wordt geïnitieerd door de klant die de werkorder plaatst. Afhankelijk van de werkorder kunnen verschillende taken worden opgenomen in de orderverwerking, zoals:

  • Werkplanning en controle
  • Kredietcontrole
  • Materiële inkoop
  • Facturering
  • Productie van componenten
  • Vergadering
  • Uitvoering van het bouwproject

Bestellingen efficiënt verwerken met ERP

Laten we een paar specifieke functies van een ERP-systeem voor orderverwerking bekijken. Voor de volledigheid beginnen we met de voorbereiding van het aanbod, zelfs als het geen onderdeel uitmaakt van de orderverwerking.

Creëer snel en gemakkelijk de beste aanbieding

Als u zich op de lange termijn op de markt wilt handhaven, moet u meer doen dan alleen aantrekkelijke aanbiedingen doen. Het gaat veeleer om het opbouwen van een uitstekende reputatie in de loop van de tijd, die bestaat uit prijs, kwaliteit, naleving van leverdata, flexibiliteit en service. Desondanks werkt het aanbod als een visitekaartje.

Tegelijkertijd wil men niet te veel werk investeren in de voorbereiding van het aanbod om niet onnodig middelen te verspillen als het contract niet wordt gegund. Met het ERP-systeem kunnen aanbiedingen direct in de software worden gemaakt. U heeft hiervoor eenvoudig toegang tot de productcatalogus of servicepakketten.

Individuele aanbiedingen kunnen ook snel en gemakkelijk worden gecreëerd en prijs- en betalingsvoorwaarden kunnen worden aangepast. Met historische gegevens kunnen de aanbiedingen worden gecontroleerd op volledigheid en worden geëvalueerd in termen van inspanning.
Op deze manier kunnen aanbiedingen eenvoudig en snel worden gemaakt zonder grote inspanning, zodat hier niet te veel werk hoeft te worden geïnvesteerd zonder verlies van kwaliteit in het aanbod te accepteren.

Gunning van het contract

Als een klant over uw aanbod beslist, is de beste manier om de specifieke werkorder te krijgen digitaal. De meeste ERP-systemen kunnen via interfaces communiceren met het systeem van de klant. Het aanbod kan eenvoudig worden overgedragen en het ERP-systeem stuurt een overeenkomstige melding.

Het ERP-systeem kan ook de benodigde materialen vergelijken met de inventaris en bijbehorende bestellijsten maken. Het programma draagt de bestelling vervolgens over naar het ERP-systeem. Maar zelfs als een dergelijke verbinding met het systeem van de klant niet mogelijk is, kunnen inkomende bestellingen snel en gemakkelijk worden overgebracht naar ERP.

Systematische materiaalaankoop

Zoals reeds aangetoond, controleert het ERP-systeem welke goederen momenteel op voorraad zijn. Deze worden vervolgens automatisch van het magazijn afgeschreven en de inventaris wordt dienovereenkomstig gecorrigeerd. Alle materialen worden vervolgens eenvoudig samengevoegd in een lijst samen met hun opslaglocatie en de bijbehorende hoeveelheid en kunnen worden geselecteerd.

Voor ontbrekende materialen worden bestellingen gewoon door het systeem gedaan, die nog moeten worden gecontroleerd door de verantwoordelijke medewerker. In veel magazijnen is het al gebruikelijk dat zodra een artikel de minimale voorraad bereikt, het automatisch opnieuw wordt besteld. Het systeem doorzoekt groothandelplatforms voor de beste prijs en de nodige leverdata en bestelt alles wat nodig is.

Bouwbedrijven hebben de materialen echter niet noodzakelijkerwijs op hun eigen terrein nodig, maar veel meer op een bepaald tijdstip op de respectieve bouwplaats. Vaak bieden deze geen onbeperkte opslagmogelijkheden, daarom plannen en coördineren ze precies welke goederen wanneer op locatie moeten zijn. ERP-systemen helpen ook hier.

Werk efficiënt coördineren

Naast de benodigde materialen en gereedschappen, moet de factor werk bij de orderverwerking nauwkeurig worden berekend en gecoördineerd. Op dit punt wordt het succes of falen van een project maar al te vaak bepaald. Te veel werknemers op de bouwplaats of op een productiedeel betekenen tegelijkertijd inefficiënt werk.

Te weinig werknemers betekenen vertragingen, wat ook kan leiden tot gederfde winst. Met het ERP-systeem kan een efficiënt gebruik van arbeid precies worden gepland. Naast de beschikbaarheid van werknemers wordt ook rekening gehouden met hun kwalificaties en uurtarieven.

Een ERP-systeem omvat bijvoorbeeld ook gedetailleerde werktijdregistratie. Werknemers kunnen deze eenvoudig bedienen met behulp van hun smartphones, zodat ze precies kunnen bijhouden hoe lang een werknemer aan een project heeft gewerkt.

BIM wordt steeds belangrijker

Iedereen die in de bouwsector werkt, heeft vast wel eens van BIM (Building Information Modelling) gehoord of er zelfs mee gewerkt. Vooral grotere bouwprojecten, met veel verschillende actoren, gebruiken deze nieuwe software. Dit maakt communicatie tussen de verschillende bedrijven mogelijk.
Hiervoor is een 3D-model van het project gemaakt. Alle betrokken actoren voeden dit met informatie en registreren de voortgang van het project in real-time.

Op deze manier kunt u altijd zien wat er nog nodig is om verder te werken.

Het grote voordeel hiervan is de aanzienlijk efficiëntere planning en coördinatie van bouwprojecten. Ook kan worden bepaald wanneer welke leveringen op de bouwplaats aankomen en de opslagruimte dienovereenkomstig vrij moet zijn.

Actorvertragingen veroorzaken vaak een kettingreactie die kan leiden tot enorme kostenexplosies. Dit kan met BIM worden onderschept, omdat dergelijke vertragingen voor iedereen onmiddellijk zichtbaar zijn en tijdig kunnen worden beantwoord.

Evaluatie van orderverwerking

Na het project is het altijd belangrijk om hier lessen uit te trekken. Wat was goed en waar kon het beter? Het ERP-systeem biedt tal van analyseopties die niet alleen de prestaties evalueren, maar ook rekening houden met prijsberekeningen. Op deze manier kunnen besparingen worden doorgegeven aan de klant en kan het hele proces aanzienlijk transparanter worden gemaakt.

Conclusie - intelligente en veilige orderverwerking met ERP

Met een ERP-systeem heeft u tal van opties om het projectproces veel efficiënter te maken en te begeleiden. Van het opstellen van het aanbod tot de daaropvolgende evaluatie van het project, dergelijke systemen bieden een veelheid aan functies die helpen om orderverwerking veilig en efficiënt te implementeren.

Vaak is het nodig om flexibel te reageren op externe omstandigheden, of het nu andere actoren zijn of weersomstandigheden die het project dwarsbomen. Met een ERP-systeem kunnen de beste manieren worden getoond als dergelijke vertragingen optreden.
Houd uw kosten altijd in de gaten en neem beslissingen op basis van real-time kerncijfers en niet langer op basis van uw gevoel. Uiteindelijk zal dit helpen om projecten en vooral de orderverwerking veel transparanter, effectiever en winstgevender te maken.

bouw

Behandel uw klanten beter - CRM maakt het mogelijk!

Met een CRM-module in ERP kunnen bouwbedrijven hun eigen klanten veel beter begrijpen en ondersteunen. We laten u zien hoe.

Lees verder
bouw

3 ultieme tools voor materiaalbeheer

Met deze 3 functies voor materiaalbeheer maakt u uw ERP-systeem meer dan alleen concurrerend. Vooral bouwbedrijven profiteren hiervan.

Lees verder