6 tips bij het voorbereiden op een online ERP

Beginnen met een online ERP systeem: veel bedrijven denken dat het een fluitje van een cent is. U tekent het contract, voldoet de factuur en kan aan de slag…toch? Niet dus.

Hoewel het starten met Online ERP over het algemeen eenvoudiger, sneller en goedkoper is dan een traditioneel on-premises systeem, heeft de overgang nog steeds een enorme impact op uw onderneming. De grootste problemen ontstaan bij bedrijven die zich niet goed hebben voorbereid op een Cloud gebaseerde ERP oplossing. In dit artikel helpen wij u daarom op weg met vijf bruikbare tips.

1. Wees voorbereid op organisatorische verandering

U moet niet onderschatten wat voor verandering uw bedrijf doormaakt als u kiest voor een online ERP systeem. Luister niet naar mooie verhalen van leveranciers die beloven dat de impact wel mee valt. Zorg dat u een plan klaar heeft liggen waar gebruikers op kunnen terug vallen. In dit plan moet duidelijk en precies worden uitgelegd hoe de werkzaamheden zullen veranderen. Als er dan onduidelijk ontstaat over het gebruik van het nieuwe systeem dan kan dit snel worden geraadpleegd door uw personeel. Daarnaast moet u veel tijd en energie steken om uw personeel goed te trainen. Zij zullen normaal gesproken intensief gaan werken met het nieuwe systeem. Gebrekkige training zorgt voor een afname in productiviteit en veel frustratie bij uw personeel.

2. Creëer draagvlak binnen de organisatie en uw IT afdeling

U kunt, zelfs als u daartoe bevoegd bent, de keuze voor een online ERP niet “er doorheen drukken”. Wanneer er te weinig draagvlak wordt gecreëerd voor het nieuwe systeem dan is het onwaarschijnlijk dat er snel winst kan worden behaald op het gebied van productiviteit. Vergeet niet dat de meeste mensen een natuurlijke terughoudendheid hebben bij veranderingen. Wij zien vaak dat personeel stiekem de oude manier van werken aan houdt terwijl zij eigenlijk moeten wennen aan het nieuwe systeem.

Een afdeling waar u extra aandacht aan moet besteden is de IT. Dit is vooral belangrijk als u op het moment een on-premise ERP systeem in plaats heeft. Uw IT afdeling zal wellicht blij zijn dat werkdruk kan worden verminderd doordat onderhoud en updates nu door een derde partij worden verzorgd. U moet zich echter realiseren dat de keuze voor de Cloud ook veel verantwoordelijkheid en invloed weg haalt. Als u de IT niet goed betrekt bij de keuze en overgang naar een online ERP systeem dan kan dit tot problemen leiden.

3. Zorg dat u technisch alles heeft voorbereid

Als u niet de juiste IT infrastructuur heeft dan moet u niet beginnen aan een online ERP systeem. Omdat een Cloud gebaseerd ERP-systeem voornamelijk door de leveranciers wordt onderhouden hoeft u geen rekening meer te houden met zaken als updates en serverruimte. Hier komen echter een aantal nieuwe problemen voor in de plaats. Heeft u bijvoorbeeld genoeg bandbreedte? Hoe zit het met de betrouwbaarheid van uw internetprovider? Heeft u een back-up verbinding voor als er een storing is bij uw internetprovider? Heeft u een goede oplossing waar u back-ups off-line kan opslaan zodat uw data is beschermd? Dit soort zaken moet u allemaal goed in kaart hebben gebracht.

4. Zorg voor veiligheidsprocedures en communiceer deze goed naar uw personeel

Zodra een ERP systeem in gebruik is genomen kan uw bedrijf moeilijk zonder. Veiligheid is daarom erg belangrijk. Niet alleen worden kritische bedrijfsprocessen ondersteund (denk aan het verwerken van orders), maar de meeste bedrijven slaan ook gevoelige informatie op. Het feit dat al deze gegevens en functies te beheersen zijn vanaf een internetverbinding, zorgt dat u zeer duidelijk procedures moet afspreken met uw personeel.

Als onbevoegden toegang krijgen tot uw systeem dan kan dit uw bedrijf ernstige schade aanbrengen. Meestal gebeuren deze “security breaches” door personeelsleden die niet zorgvuldig genoeg omgaan met hun wachtwoord.

Een zeer pijnlijk en beroemd voorbeeld is die van Salesforce. Hoewel zij zelf een wereldleider zijn in het leveren van Cloud gebaseerde CRM, werden een aantal jaar geleden meerdere medewerkers slachtoffers van phishing.

5. Plan zorgvuldig de stappen die genomen moeten worden.

Veel bedrijven die over willen stappen van een traditioneel ERP systeem naar de Cloud doen dit het liefste geleidelijk. Zij gebruiken eerst een paar losse functionaliteiten in de Cloud terwijl de meest belangrijke functionaliteiten nog steeds worden ondersteund door een on premise ERP systeem. Het risico is echter dat deze losse functionaliteiten zorgen dat uw infrastructuur erg gefragmenteerd raakt. Het verbinden van al deze functionaliteiten kan erg complex worden. In veel gevallen zal dit er zelfs voor zorgen dat de totale kosten (TCO) hoger ligt dan bij een eenmalige migratie. Zorg dus dat u goed weet wat u doet en werk stapsgewijs aan een holistisch plan voor migratie. Dit is een betere strategie dan “gewoon beginnen” met het migreren van functionaliteiten naar de Cloud.

6. Voorbereiden van Data

Voordat u overgaat naar Online ERP moet zorgen dat al uw data is voorbereid om over gezet te worden.  Dit begint met een analyse hoe de data op dit moment gestructureerd is en hoe deze zal worden beheerd vanuit het nieuwe systeem. Als dit alles in kaart is gebracht dan kan u beginnen met de volgende stap.

Deze volgende stap is de kwaliteitscontrole van uw huidige data. Incorrecte en volledige data moet zo veel mogelijk worden opgeschoond en aangevuld. Gegevens welke corrupt of irrelevant zijn kunnen het beste worden verwijderd. Nadat alle data weer op orde is gemaakt moet u controleren of deze in een formaat staan die door het nieuwe online ERP systeem kunnen worden ondersteund.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Optimaliseer het WMS met ERP en beperk emissies

U hier lezen over de impact die geoptimaliseerd magazijnbeheer kan hebben op de CO2-voetafdruk van een bedrijf.

Lees verder

Duurzame textiel industrie met ERP software

U hier lezen hoe bedrijven in de industrie processen duurzamer kunnen maken en hun imago kunnen verbeteren door middel van ERP-software. 

Lees verder

Duurzame SCM met ERP-software

Lees hier hoe u de duurzaamheid van uw supply chain waarborgt met een geschikte ERP-software.

Lees verder