6 tips bij het voorbereiden op een online ERP

Beginnen met een online ERP systeem: veel bedrijven denken dat het een fluitje van een cent is. U tekent het contract, voldoet de factuur en kan aan de slag…toch? Niet dus.

Hoewel het starten met Online ERP over het algemeen eenvoudiger, sneller en goedkoper is dan een traditioneel on-premises systeem, heeft de overgang nog steeds een enorme impact op uw onderneming. De grootste problemen ontstaan bij bedrijven die zich niet goed hebben voorbereid op een Cloud gebaseerde ERP oplossing. In dit artikel helpen wij u daarom op weg met vijf bruikbare tips.

1. Wees voorbereid op organisatorische verandering

U moet niet onderschatten wat voor verandering uw bedrijf doormaakt als u kiest voor een online ERP systeem. Luister niet naar mooie verhalen van leveranciers die beloven dat de impact wel mee valt. Zorg dat u een plan klaar heeft liggen waar gebruikers op kunnen terug vallen. In dit plan moet duidelijk en precies worden uitgelegd hoe de werkzaamheden zullen veranderen. Als er dan onduidelijk ontstaat over het gebruik van het nieuwe systeem dan kan dit snel worden geraadpleegd door uw personeel. Daarnaast moet u veel tijd en energie steken om uw personeel goed te trainen. Zij zullen normaal gesproken intensief gaan werken met het nieuwe systeem. Gebrekkige training zorgt voor een afname in productiviteit en veel frustratie bij uw personeel.

2. Creëer draagvlak binnen de organisatie en uw IT afdeling

U kunt, zelfs als u daartoe bevoegd bent, de keuze voor een online ERP niet “er doorheen drukken”. Wanneer er te weinig draagvlak wordt gecreëerd voor het nieuwe systeem dan is het onwaarschijnlijk dat er snel winst kan worden behaald op het gebied van productiviteit. Vergeet niet dat de meeste mensen een natuurlijke terughoudendheid hebben bij veranderingen. Wij zien vaak dat personeel stiekem de oude manier van werken aan houdt terwijl zij eigenlijk moeten wennen aan het nieuwe systeem.

Een afdeling waar u extra aandacht aan moet besteden is de IT. Dit is vooral belangrijk als u op het moment een on-premise ERP systeem in plaats heeft. Uw IT afdeling zal wellicht blij zijn dat werkdruk kan worden verminderd doordat onderhoud en updates nu door een derde partij worden verzorgd. U moet zich echter realiseren dat de keuze voor de Cloud ook veel verantwoordelijkheid en invloed weg haalt. Als u de IT niet goed betrekt bij de keuze en overgang naar een online ERP systeem dan kan dit tot problemen leiden.

3. Zorg dat u technisch alles heeft voorbereid

Als u niet de juiste IT infrastructuur heeft dan moet u niet beginnen aan een online ERP systeem. Omdat een Cloud gebaseerd ERP-systeem voornamelijk door de leveranciers wordt onderhouden hoeft u geen rekening meer te houden met zaken als updates en serverruimte. Hier komen echter een aantal nieuwe problemen voor in de plaats. Heeft u bijvoorbeeld genoeg bandbreedte? Hoe zit het met de betrouwbaarheid van uw internetprovider? Heeft u een back-up verbinding voor als er een storing is bij uw internetprovider? Heeft u een goede oplossing waar u back-ups off-line kan opslaan zodat uw data is beschermd? Dit soort zaken moet u allemaal goed in kaart hebben gebracht.

4. Zorg voor veiligheidsprocedures en communiceer deze goed naar uw personeel

Zodra een ERP systeem in gebruik is genomen kan uw bedrijf moeilijk zonder. Veiligheid is daarom erg belangrijk. Niet alleen worden kritische bedrijfsprocessen ondersteund (denk aan het verwerken van orders), maar de meeste bedrijven slaan ook gevoelige informatie op. Het feit dat al deze gegevens en functies te beheersen zijn vanaf een internetverbinding, zorgt dat u zeer duidelijk procedures moet afspreken met uw personeel.

Als onbevoegden toegang krijgen tot uw systeem dan kan dit uw bedrijf ernstige schade aanbrengen. Meestal gebeuren deze “security breaches” door personeelsleden die niet zorgvuldig genoeg omgaan met hun wachtwoord.

Een zeer pijnlijk en beroemd voorbeeld is die van Salesforce. Hoewel zij zelf een wereldleider zijn in het leveren van Cloud gebaseerde CRM, werden een aantal jaar geleden meerdere medewerkers slachtoffers van phishing.

5. Plan zorgvuldig de stappen die genomen moeten worden.

Veel bedrijven die over willen stappen van een traditioneel ERP systeem naar de Cloud doen dit het liefste geleidelijk. Zij gebruiken eerst een paar losse functionaliteiten in de Cloud terwijl de meest belangrijke functionaliteiten nog steeds worden ondersteund door een on premise ERP systeem. Het risico is echter dat deze losse functionaliteiten zorgen dat uw infrastructuur erg gefragmenteerd raakt. Het verbinden van al deze functionaliteiten kan erg complex worden. In veel gevallen zal dit er zelfs voor zorgen dat de totale kosten (TCO) hoger ligt dan bij een eenmalige migratie. Zorg dus dat u goed weet wat u doet en werk stapsgewijs aan een holistisch plan voor migratie. Dit is een betere strategie dan “gewoon beginnen” met het migreren van functionaliteiten naar de Cloud.

6. Voorbereiden van Data

Voordat u overgaat naar Online ERP moet zorgen dat al uw data is voorbereid om over gezet te worden.  Dit begint met een analyse hoe de data op dit moment gestructureerd is en hoe deze zal worden beheerd vanuit het nieuwe systeem. Als dit alles in kaart is gebracht dan kan u beginnen met de volgende stap.

Deze volgende stap is de kwaliteitscontrole van uw huidige data. Incorrecte en volledige data moet zo veel mogelijk worden opgeschoond en aangevuld. Gegevens welke corrupt of irrelevant zijn kunnen het beste worden verwijderd. Nadat alle data weer op orde is gemaakt moet u controleren of deze in een formaat staan die door het nieuwe online ERP systeem kunnen worden ondersteund.

Lees meer over:
ERP systeem cloud online

Nieuwe blog artikelen

Het ERP implementatie plan

Een checklist voor het hele traject van de implementatie van uw nieuwe ERP systeem.

Lees verder

Voorkom dat je ERP implementatie mislukt

Een ERP implementatie mislukt vaak door onnodige fouten te maken. Ontdek hoe je deze fouten voorkomt en een succesvolle implementatie tegemoet gaat.

Lees verder