Warehouse Management Software (WMS) met scanners

Welke rol spelen scanners in het warehouse en welke voordelen bieden ze voor efficiënt magazijnbeheer?

Een scanner-gebaseerd Warehouse Management Systeem (WMS) is in staat om processen in het magazijn transparanter in te richten en zowel tijd als financiële middelen te besparen. In dit artikel leggen wij uit hoe deze oplossingen werken en welke rol scanners kunnen spelen in het magazijn. We beginnen met de verschillende soorten scanners die in staat zijn om mobiel magazijn-gerelateerde data vast te leggen.

Inhoudsopgave

• Identificatiesystemen
  • Barcodescanners
  • QR-codes
  • Radiofrequentie-identificatie (RFID)
• Scanners in het magazijn
• Voordelen
• Samenvattend

Verschillende identificatiesystemen

Mobile Data Capture wordt, zoals de naam al doet vermoeden, gebruikt om locatie onafhankelijk informatie vast te leggen. Hiervoor is passende hardware nodig, zoals handlezers of vergelijkbare mobiele apparaten. Hiermee kunnen magazijnmedewerkers informatie over artikelen als pallets etc. aflezen.

De verzamelde gegevens zijn afkomstig uit een bovenliggend softwaresysteem, bijvoorbeeld het Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem. Afhankelijk van het toepassingsgebied kunnen verschillende technologieën of identificatiesystemen worden gebruikt.

Barcodescanners

Het bekendste voorbeeld van dergelijke technologie zijn de barcode scanners, ook wel bekend als streepjescodescanners. Bijbehorende barcodes worden aangemaakt op basis van internationaal gevestigde standaarden. Veel ERP- en WMS-systemen beschikken over de mogelijkheid om deze barcodes aan te maken.

Eenmaal aangemaakt hoeven medewerkers de mobiele scanner simpelweg voor de code te houden. Het apparaat leest vervolgens de daarin opgeslagen informatie in het WMS- of ERP-systeem. Niet alleen identificeert deze handeling het desbetreffende product, maar gebruikers hebben direct toegang tot verdere informatie. Op deze manier kunnen goederenstromen en voorraden binnen het magazijn eenvoudig worden beheerd.

Het gebruik van een barcodescanner in het magazijn.

QR-codes

Een andere populaire vorm van identificatie zijn de welbekende QR-codes. QR staat voor ‘Quick Response’. Velen van ons zullen de barcodes wel eens gezien of zelfs gebruikt hebben, bijvoorbeeld om toegang te krijgen tot meer informatie over een bepaald product.

Sommigen kennen de codes misschien nog wel uit de Corona-tijd, toen restaurants geen fysieke kaarten uitdeelden, maar gasten op hun zitplaats een code konden scannen om via hun smartphone toegang te krijgen tot de digitale menukaart. Een ander bekend voorbeeld uit deze tijd is uiteraard de QR-code voor vaccinaties. 

Net als bij de barcodes, kunnen QR-codes eenvoudig gescand worden om meer te weten te komen over de achterliggende informatie. Tegenwoordig zijn zelfs de meeste mobiele telefoons uitgerust met de mogelijkheid om QR-codes te scannen. In het magazijn wordt gebruik gemaakt van compatibele draagbare apparaten, om zodoende toegang te krijgen tot de beschikbare informatie over het product, zoals het in het systeem is genoteerd. 

Radiofrequentie-identificatie (RFID)

Radio Frequency Identification (RFID) is een ander soort identificatiesysteem. Deze technologie is gebaseerd op elektromagnetische golven. Gegevens over het betreffende artikel worden opgeslagen in RFID-microchips, die vervolgens via een radio in de reader worden uitgelezen.

Qua bediening is dit type scanner vergelijkbaar met de eerder genoemde twee. Het enige significante verschil is dat er bij RFID rekening moet worden gehouden met het bereik van de frequentie. Dit kan namelijk per type verschillen en komt met zijn eigen voor- en nadelen, afhankelijk van de doeleinden waarvoor ze worden ingezet. Meer informatie over RFID kan u vinden in onze blogpost: “Optimaliseer uw magazijnbeheer met RFID”

Gebruik van scanners in het magazijn

Welk identificatiesysteem u uiteindelijk ook kiest, scanners en WMS kunnen magazijnprocessen aanzienlijk optimaliseren. WMS-software ondersteunt alle belangrijke processen in het magazijn:

• Voorraadbeheer
• Interne processen zoals verhuizingen
• Opslagstructuur
• Masterdatabeheer
• Transport Management (TMS)
• Goederenontvangst en -uitgifte

Binnen al deze domeinen van warehouse management kunnen scanners een belangrijke, ondersteunende rol spelen. De kernfunctie is in principe altijd hetzelfde: scanner systemen helpen artikelen vast te leggen. Hiermee worden fouten voorkomen en weten alle medewerkers altijd waar ieder product te vinden is, inclusief de bijbehorende voorraadstatus. De directe netwerken en communicatie met het WMS maken dit mogelijk.

De integratie tussen alle beschikbare systemen maakt het mogelijk om toegang te krijgen tot realtime data. Hierdoor wordt de kans op fouten aanzienlijk verkleind en vergemakkelijkt het de samenwerking en transparantie.

Koppeling WMS en ERP

Idealiter is de Warehouse Management Software een module als onderdeel van de ERP-oplossing. Het is echter ook mogelijk om een onafhankelijk WMS te koppelen aan het Enterprise Resource Planning-systeem. Het belangrijkste is dat gegevens naadloos van de ene tool naar de andere kunnen worden uitgewisseld. Hierdoor bevatten alle systemen dezelfde, correcte gegevens die door alle afdelingen geraadpleegd kunnen worden. 

Voordelen van scanner gebaseerd magazijnbeheer

Laten we eens kijken naar enkele belangrijke voordelen die men kan halen uit het gebruik van scanners in het magazijn.

• Voorkom fouten. Door alle artikelen duidelijk te identificeren, vermijdt u misverstanden en fouten die anders kostbare gevolgen zouden kunnen hebben op het gebied van voorraadbeheer. 
• Verbeterde samenwerking. Omdat al het personeel met dezelfde, correcte gegevens in hetzelfde systeem werkt, wordt de samenwerking ook eenvoudiger gemaakt. 
• Tijdbesparing en efficiëntere processen. Er wordt veel tijd bespaard door de registratie van items te automatiseren. Tijdrovende, handmatige invoer is namelijk niet langer nodig.
• Kosten verminderen. Slimmere processen zorgen er ook voor dat de kosten die gepaard gaan met magazijnbeheer, kunnen worden verlaagd. Ook de winst kan op deze manier worden gemaximaliseerd.
• Voorraden optimaliseren. Op scanners gebaseerde opslagsystemen stellen gebruikers in staat goederenbewegingen en voorraden uitgebreid te monitoren.

Dit is slechts een greep uit de voordelen die u uit het gebruik van scanners zou kunnen halen. Niet alleen uw eigen bedrijf heeft baat bij het effectieve magazijnbeheer, maar uiteindelijk merken uw zakenpartners en klanten hier ook de gevolgen van. Dankzij betrouwbare real-time data kunnen supply-chain processen transparanter en geoptimaliseerd worden. Meer informatie over dit onderwerp vindt u op de pagina voor Supply Chain Management. 

Samenvattend

Scanners voor magazijnbeheer kunnen gebaseerd zijn op verschillende technologieën. Wat ze echter allemaal gemeen hebben, is dat ze artikelen en bijbehorende informatie foutloos en efficiënt kunnen vastleggen. Dankzij de koppeling met het WMS zijn de gegevens direct beschikbaar voor de gebruiker en wordt dit direct, indien nodig, bijgewerkt.

Dankzij de koppeling met overige netwerken als het interne ERP-systeem, houden bedrijven dankzij scanners altijd het overzicht over haar eigen voorraden en magazijnprocessen.