Wat is self-billing?

Self-billing en reversed billing zijn woorden die steeds vaker worden gebruikt binnen de boekhoudwereld en finaciële afdelingen. Wat is het nu eigenlijk? En is er eigenlijk een verschil tussen self-billing en reversed billing?

Inhoudsopgave

• Wat is self-billing?
• Aandachtspunten
• Voordelen self-billing
• Self-billing en de belastingsdienst
• Self-billing en de wet

Wat is self-billing?

Self-billing, ook wel reversed billing of reverse billing genoemd, is een proces waarbij een afnemer zelf een factuur opstelt voor diensten en goederen die een andere partij levert. Normaal gezien stelt de leverancier, vaak een zzp’er een factuur op van de goederen en diensten. Daarna controleert de afnemer de factuur en betaalt deze.

Door het gebruik van self-billing wordt het proces omgedraaid. Eerst controleert de afnemer van de diensten of goederen de gegevens en daarna wordt er pas gefactureerd. Deze vorm wordt vaak gebruikt om juiste inkoopfacturen tegen te gaan.

Onjuiste inkoopfacturen blijken vaak in de praktijk een probleem: afnemers ontvangen een factuur en controleren deze. Dan merken ze dat er iets niet klopt. Door te gaan self-billen door afnemers wordt er beter gegarandeerd dat de facturen die zij moeten betalen correct zijn. Zo komt er naar verwachting minder tijd aan te pas aan de administratie.

Aandachtpunten

Er gelden een aantal belangrijke aandachtpunten wanneer er gebruik gemaakt wordt van self-billing, namelijk:
•    De factuur die de afnemer opmaakt is geen creditnota. Een creditnota is gericht aan de afnemer.
•    De vaststellingsmethode van factuurnummers van de leverancier moet worden gebruikt.
•    Het btw-nummer van de leverancier moet op de factuur worden vermeld en niet dat van de opsteller.

De voordelen van self-billing

Zoals eerder werd beschreven is een van de voordelen dat er geen onjuiste inkoopfactuur meer binnenkomt. Dat scheelt je boekhoudafdeling een hoop controleerwerk.

Ten tweede zijn er geen creditnota’s meer, want geen inkoopfacturen meer betekent ook geen creditnota’s meer die tijdrovend zijn. Er is daarnaast meer grip op uw financiën. U hoeft niet meer te wachten tot de leverancier tijd heeft om de factuur op te maken. Door het gebruik van self-billing bepaald u wanneer geleverde producten of diensten worden gefactureerd.

Self-billen en de belastingsdienst

Volgens de Belastingsdienst is het gebruik van self-billing toegestaan, maar er zijn wel enkele voorwaarden die moeten worden voldaan om facturen legitiem te maken.

Op de factuur moet worden vermeld dat de factuur uitgereikt is door de afnemer. Daarnaast moet er van tevoren worden afgesproken tussen de leverancier en afnemer dat er gebruikt gemaakt wordt van self-billing. Ook is de leverancier verantwoordelijk voor de betaling van btw aan de Belastingsdienst en de leverancier blijft aansprakelijk voor de juistheid van de factuur die de afnemer opstelt. Als de afnemer een incorrecte factuur opstelt kan deze ongelding worden verklaard als de leverancier hierop tijd kennis van geeft. De afnemer kan dan een nieuwe factuur opstellen of de leverancier kan een vervangende factuur maken.

Self-billing en de wet

Naast de bovengenoemde voorwaarden moet een factuur ook voldaan aan de andere wettelijke eisen, zoals het btw-nummer op de factuur, het KvK-nummer van de leverancier, etc.
Het is in die zin hetzelfde onder de wet als een normale factuur.

Self-billen binnen een ERP-softwarepakket

Self-billen is tegenwoordig mogelijk binnen verschillende ERP-oplossingen. AFAS ERP is daar een van.
Binnen dit pakket worden veel administratieve bedrijfsprocessen aan elkaar gehangen. Het omvat beheren van klantrelaties tot het uitbetalen van je medewerkers toe. AFAS heeft binnen hun software de mogelijkheid gecreëerd om te gaan self-billen.