Wat is Optical Character Recognition?

Wat voor toegevoegde waarde kan OCR-software voor uw bedrijf hebben?

De afkorting OCR staat voor Optical Character Recognition, in onze taal soms beter bekend als optische tekenherkenning. OCR-software maakt het voor een gebruiker mogelijk om papieren documenten, PDF-bestanden of digitale afbeeldingen in bewerkbare en doorzoekbare bestanden te converteren. Het doel is om u te ondersteunen in het beheren van al uw documenten. 

Waar kan ik een OCR voor gebruiken?

Nog lang niet ieder bedrijf werkt volledig papierloos. Dat hoeft ook niet, sommige documenten zoals vrachtbrieven zijn onmisbaar in het dagelijks leven van een chauffeur. Uiteindelijk is het echter wel ontzettend belangrijk om dit papierwerk ergens in de administratie in te kunnen zien. OCR-software zorgt dat u de papieren documenten eenvoudig digitaal vastlegt in uw systeem, zodat u hier ten alle tijden bij kan (AWS.amazon.com, 2023).

Ook wanneer men een digitale transitie doormaakt, moet er vaak eerst een groot aantal papieren documenten worden ingescand. Zodoende kunnen deze uiteindelijk binnen het systeem digitaal bekeken worden. De meeste scans worden eenvoudig geconverteerd in een niet-bewerkbare PDF. Met een OCR-toepassing wordt de inhoud van het document herkend en kan u het ook in digitale vorm gebruiken en opzoeken.

Hoe werkt een OCR?

De meeste moderne software analyseert de structuur van het document en verdeelt de pagina in verschillende tekstblokken, regels en uiteindelijk in woorden en letters. Op basis van deze data zal het met een foutpercentage van minder dan 2% een voorspelling doen over het woord dat het zou kunnen zijn. 

De OCR bewaart het document dus met het door zichzelf bepaalde keyword/onderwerp van het document. Moderne OCR scanning software stelt u in staat om snel en eenvoudig uw documenten terug te vinden. Als de software gedateerd is, is de kans groot dat het minder goed in staat zal zijn om vast te stellen waar uw document over gaat en welke woorden het precies bevat, wat het op zijn beurt voor u weer lastiger maakt om het terug te vinden. Een tijdrovend proces, wat dus wederom benadrukt hoe goede OCR uw Document Management kan ondersteunen.

Artificial Intelligence en OCR

Niet al te lang geleden waren handgeschreven documenten het grootste struikelpunt van een OCR-programma. Dat is op zich niet heel gek, want ieder handschrift is anders. Naarmate de technologie is ontwikkeld, is de software ook steeds intelligenter geworden. Het is steeds beter in staat om woorden te herkennen en hier zelfstandig conclusies uit te trekken, bijvoorbeeld bepalen onder welke categorie een bepaalde term zal vallen. 

Met de manier waarop kunstmatige intelligentie zich aan het ontwikkelen is, zal de OCR-software niet ver achterblijven. Ontwikkelaars van dergelijke applicaties zullen dankzij Machine Learning de software steeds meer kunnen ontwikkelen, zodat het tot op bijna menselijk niveau kan lezen en in staat is om te begrijpen waar het over gaat. Zodra het beter en sneller in staat is om woorden en zinnen te herkennen en begrijpen, zal het ook effectiever kunnen besluiten waar het document opgeslagen moet worden.  

In augustus van dit jaar werd bekend gemaakt dat Microsoft al bezig is om nieuwe AI features van OCR in Windows 11 te verwerken. Dit zal de tool in staat stellen om nog sneller en nog eenvoudiger woorden binnen een afbeelding te herkennen, zodat het voor de gebruiker alleen maar minder tijd in beslag zal nemen. 

OCR en DMS

Voor optimaal gebruik van uw Document Management Systeem (DMS) is het ontzettend belangrijk dat de tekst in uw documenten ook daadwerkelijk wordt herkend. Met name papieren documenten kunnen hierdoor eenvoudig digitaal verwerkt worden zodat gebruikers van uw DMS-systeem deze documenten in kunnen zien.

De combinatie van een DMS en OCR-software zal er dus voor zorgen dat u alle documenten binnen uw organisatie eenvoudig, efficiënt en overzichtelijk kan beheren zodat u altijd één stap voor zal blijven op de concurrentie.