De integratie van ECM in ERP

Ontdek hier hoe u uw procesbeheer kan optimaliseren door ECM- en ERP-software te combineren.

Om de potentie van bedrijfssoftware volledig te benutten moet het zo naadloos mogelijk worden aangesloten op de bestaande IT-infrastructuur. De interactie tussen een ECM- (Enterprise Content Management) en ERP-oplossing speelt een belangrijke rol, vooral bij de procescontrole. In deze blog laten wij zien waarom organisaties op beide oplossingen moeten vertrouwen en op welke gebieden ze het grootste potentieel hebben. Daarnaast bespreken we ook waarom het essentieel is om zo vroeg mogelijk na te denken over mogelijke verbindingen met het ERP-systeem.

Inhoudsopgave

• Wat is ECM?
  • DMS
• ECM & ERP
  • Verschillen
• Functies ERP en ECM in één oogopslag
• Bedrijfsprocesbeheer (BPM)
• Integratie van ECM in ERP
  • Verbindingsvereisten

Wat is ECM?

ECM staat voor de Engelse term 'Enterprise Content Management'. Dit omvat alle methoden, strategieën en hulpmiddelen die men gebruikt voor het verzamelen, beheren, opslaan en ter beschikking stellen van inhoud en documenten ter ondersteuning van organisatorische processen en procedures.

DMS

Document Management Systemen (DMS) vallen onder een vergelijkbaar verantwoordelijkheidsgebied. Daarom kiest men er ook vaak voor om functies en modules uit zowel een ECM- als DMS-oplossing te gebruiken. Meer over DMS kan u vinden op de modulepagina.

ECM & ERP

Beide softwareoplossingen hebben gemeen dat ze dienen om interne processen te optimaliseren. In het tijdperk waarin zo goed als iedereen is overgestapt op digitale methodes, spelen beide systemen een belangrijke rol bij het stroomlijnen en beheren van interne processen.

Verschillen

Met een ERP-systeem wordt een centrale omgeving gecreëerd waarin men toegang kan krijgen tot alle bedrijfsgegevens. Het is daarnaast ook een uniforme tool voor het plannen en controleren van hulpbronnen zoals human resources, logistiek, financiën en productie.

Een ECM-systeem is daarentegen ontwikkeld voor het beheren en structureren van bedrijfsrelevante documenten en inhoud. Het ondersteunt ook bij het automatiseren van document gebaseerde processen om bijvoorbeeld te voldoen aan de richtlijnen op het gebied van gegevensbescherming.

Functies ERP en ECM in één oogopslag

ERP-software

• Goederenbeheer
• Productieplanning en -controle
• Boekhouding (financieel, loonadministratie en vaste activa)
• Projectmanagement
• Beheer van de toeleveringsketen (SCM, optioneel)
• Magazijnbeheer (optioneel)
• Business Intelligence (optioneel)
• Mondiaal bedrijfsmanagement (optioneel)

ECM-software

• Documentbeheer
• Contractmanagement
• Classificatie van documenten op basis van metadata
• Toegangscontrole
• Zoekfuncties
• Workflowbeheer (optimaal-systems.de, 03/07/2023)

Bedrijfsprocesbeheer (BPM)

Het mooie van al deze systemen is dat ze vaak goed samen gaan en functies samengevoegd kunnen worden. Business Process Management stelt bedrijven in staat bedrijfsprocessen te vereenvoudigen en te versnellen. Workflows kunnen digitaal worden gemodelleerd om in kaart te brengen hoe deze geoptimaliseerd kunnen worden.

U kan dit systeem dus overwegen als u een goed beeld wil krijgen van alle centrale werkstappen binnen uw ECM-systeem. Het blijft vanzelfsprekend altijd aan te raden om goed op de hoogte te zijn van de stand van zaken, zodat u weet waar u eventueel kan/moet verbeteren.

Integratie van ECM in ERP

De ECM-software begint precies daar waar de ERP-software zijn grenzen heeft bereikt en breidt deze uit met bijvoorbeeld uitgebreide archiveringsfuncties. Voor bedrijven die te maken hebben met een groot aantal contracten, organisaties, correspondentie en allerlei andere soorten documenten is ECM een must-have als module in uw ERP-systeem. Op deze manier kan u op een moderne, effectieve en vooral juridisch veilige manier uw dagelijkse gang van zaken soepel laten verlopen.

Verbindingsvereisten

Om beide oplossingen met elkaar te kunnen koppelen, moet aan een aantal technische eisen worden voldaan. Het is daarom ook van cruciaal belang om potentiële aanbieders in een vroeg stadium te informeren over eisen op het gebied van verbindingen met overige systemen. Alleen op die manier kunnen beide systemen zo naadloos mogelijk op elkaar aangesloten worden, zodat u kan profiteren van alles dat het ECM-systeem u te bieden heeft.