ERP

Waarom is het testen van een ERP systeem van belang

Ontdek waarom het testen van een ERP systeem zo belangrijk is en hoe u dit het beste kunt aanpakken.

Het implementeren van een ERP systeem is een enorme uitdaging met een grote impact op het bedrijf. Het is van groot belang dat het ERP systeem gedurende de implementatiefase telkens getest wordt om te zien of het naar verwachting functioneert. Hier beschrijven we wat er bij komt kijken om een ERP systeem te testen en hoe je dit aanpakt.

Wat betekent testen van ERP?

Hiermee wordt het proces bedoeld waarin gekeken wordt of de ERP juist functioneert. Het is een quality assurance (QA) proces om zeker te zijn dat het ERP systeem dat geïmplementeerd wordt correct functioneert, voordat het live gaat.

Het testen van ERP in diverse fases van de implementatie, voorkomt nare verrassingen, zoals het crashen van het programma wanneer het live gaat. Het vermindert ook het aantal bugs, dat na de implementatie ontstaat. Dat er bugs voorkomen betekent niet dat de software niet goed ontworpen is. Er is altijd wel een bepaalde vorm van configuratie van de software, denk aan rapportages, een custom dashboard, etc., en deze configuraties kunnen op zichzelf een bron van bugs vormen. Bij on premise ERP oplossingen kan maatwerk ook een bron vormen van bugs in de software. Het veranderen van de code om aan de wensen van de ene groep te voldoen, kan b.v. een probleem opleveren voor een andere groep.

Zonder het testen van ERP is de kans op implementatie fouten groter. Door het ERP systeem te testen kan je niet alleen de functionaliteiten controleren, maar kan je er ook zeker van zijn dat de rapporten en formulieren die gegenereerd worden correct zijn.  Door er voor te zorgen dat een ERP systeem goed functioneert in een test omgeving en de bugs in dat stadium aan te pakken, kan je voorkomen dat je problemen moet oplossen nadat het systeem live is gegaan en de mensen het al gebruiken. Zo kan je veel uitvaltijd van het systeem voorkomen. Daarnaast is het direct goed functioneren van het ERP systeem van groot belang voor de acceptatie. Een systeem met veel bugs is frustrerend voor nieuwe gebruikers en helpt niet mee om de mensen snel goed met het systeem te laten werken.

Verschillende manieren om ERP te testen

Wanneer een ERP systeem geïmplementeerd wordt, dienen er diverse soorten testen uitgevoerd te worden. Het testen van de functionaliteit –door van een lijst met doelstellingen en definities te werken, maak je duidelijk of alle onderdelen van de functionaliteiten goed werken en in de behoeften voorzien. Het testen van de prestaties, de performance -  Deze test bepaalt hoe goed het systeem draait terwijl het communiceert met diverse systemen waarmee het integreert ( b.v. financials, orderverwerking, voorraad, etc.) Die testen moeten veeleisende situaties simuleren, of liefst nog zwaarder dan dat. Dit om er zeker van te zijn dat het systeem onder alle omstandigheden, het werk aan kan.

Testen van de integratie – Hierbij wordt getest of het systeem inderdaad alle functies goed integreert. Het test de beschikbare modules als een groep, net zoals de software dat doet, wanneer het systeem is geïmplementeerd.  Dit type testen gaat met reële scenario’s zoals die tijdens het werken met het systeem kunnen voorkomen. Allerlei situaties die kunnen voorkomen, kan je zo van te voren al testen. Zo weet je zeker dat alle componenten van het systeem goed samenwerken.

Het testen van de functies en de integratie geschiedt doorgaans in de beginfase van de implementatie (in ieder geval ruim voor go-live’. Het testen van de integratie geschiedt gedurende de gehele implementatiefase. Wanneer je zo zaken tegenkomt die verbetert dienen te worden, kunnen die doorgevoerd worden. Hierna kan je het systeem weer hertesten om er zeker van te zijn dat het stabiel is.

Automatisch testen van ERP

Het geautomatiseerd testen van ERP (tegenover het handmatig testen) is om een aantal redenen noodzakelijk.

  • Het geautomatiseerde testen scheelt veel implementatietijd en kan ook meer testresultaten opleveren, omdat alle testdata automatisch opgeslagen worden
  • Zoals bekend zijn ERP oplossingen complexe systemen, met veel processen en samenwerkende systemen. Door geautomatiseerd testscripts te gebruiken kan je veel sneller de bugs en kwetsbaarheden in het systeem vinden en ze repareren voordat het een groter probleem wordt.
  • Het geautomatiseerd testen helpt je ook om de implementatie tijd binnen de kaders te houden zodat het systeem op tijd live kan gaan
  • ERP systemen integreren de data van diverse bronnen in één centrale database. Het testen verifieert dan ook of de database verbonden blijft met de diverse ERP processen en dat de data veilig opgeslagen worden.
  • Geautomatiseerd testen kan het langzame reageren van een systeem, dat soms veroorzaakt wordt door manueel testen, omzeilen. Het kan de gebruikservaring verbeteren door allerlei frustrerend bugs te vermijden, die nieuwe gebruikers het gevoel geven dat ze fouten maken of meer training nodig hebben. De gebruikseenvoud van het systeem heeft niet alleen invloed op de efficiency en de productiviteit van de werknemers, maar heeft ook een direct impact op de acceptatiegraad. Er is altijd een menselijke component in het succesvol invoeren van nieuwe procedures op het werk, en dat geldt zeker ook bij het gebruik van nieuwe bedrijfssoftware. Wanneer gebruikers een ERP systeem als makkelijk en foutvrij ervaren, zullen ze het sneller gaan gebruiken.

Een verborgen voordeel van het testen van ERP

Omdat verschillende gebruikers uit verschillende gebruikersgroepen het systeem zullen testen, is dit proces ook belangrijk voor de training. Onthoud dat het trainen van gebruikers een grote rol speelt in de bereidheid het systeem te gaan gebruiken. De data, die gedurende het testen gegenereerd worden bij allerlei stakeholders, zullen later anderen weer helpen bij hun training. Daarnaast zullen degenen die de testen uitvoeren, daardoor tevens getraind worden. Dit kunnen ze later weer doorgeven aan anderen die het systeem moeten gaan gebruiken.

Tips om succesvol ERP te testen

Bezuinig niet op user time en loop problemen niet uit de weg door gewoon naar de volgende fase door te gaan. Het is belangrijk dat processen van specifieke usergroepen of stakeholders getest worden en volledig functioneel zijn. Het is zinnig om het testen van interfaces en, zo nodig software modificaties als belangrijk te betitelen. Hieruit kunnen later allerlei bugs voortkomen. Je kunt ze bijna niet voldoende testen gedurende je ERP test fase.
Probeer de implementatiepartner niet tot een sprong voorwaarts te bewegen naar de finale testfase, alleen maar omdat de eerste testfase makkelijk en zonder bugs verloopt. Je implementatiepartner hoort hiertegen ook in verzet te komen. Elke fase test verschillende aspecten van hoe het ERP systeem functioneert na de implementatie. Het is dan ook verstandig elke stap nauwgezet te doorlopen.

Ook al krijgt u rapportages van uw implementatiepartner gedurende de fases van het testen, het is toch verstandig om een project manager uit eigen gelederen aan te stellen. Deze persoon moet het project monitoren en de milestones bijhouden. Houd er rekening mee dat de project manager van de implementatiepartner niet aan u, de klant, rapporteert, maar aan zijn eigen superieur.

Het testen van  ERP mag op “druk werk” lijken, maar geduld is hier een schone zaak. Door zorgvuldig alle aspecten van de testfases te doorlopen, kan je uiteindelijk veel tijd en geld besparen. Het zorgt er ook voor dat het implementatieproces gefocust blijft om het nieuwe ERP systeem volledig geïntegreerd en volledig werkend op tijd draaiend te krijgen.

Lees meer over:
ERP
Leverancier van de maand

Infor Blending LIMS

Alle laboratoriuminformatie op één plek, consistent en efficiënt laboratoriumbeheer.

Lees verder
Leverancier van de maand

Mobiel boeken en picken met Infor Blending

Om de logistieke afhandeling van klantorders te optimaliseren, biedt Infor een efficiënte uitbreiding voor Infor Blending: Mobiel Boeken (Mobile Posting).

Lees verder