4 stappen ter voorbereiding op een ERP implementatie

Na het vinden van het juiste ERP systeem begint de ERP implementatie. Een goede voorbereiding hierop is cruciaal voor de slagingskans van het project. Dus hoe pakt u dit nou precies aan?

Deze website helpt u om uit de vele beschikbare ERP oplossingen op de Belgische markt het meest geschikte systeem te kiezen. Een goede keuze maakt alles uit voor het succes van uw ERP implementatie, maar zelfs dan staat u pas aan het begin van een lang traject. Een ERP implementatie valt of staat met een goede voorbereiding. In dit artikel laten we zien hoe u die voorbereiding aanpakt.

1. Zorg voor een goed samengesteld projectteam

De voorbereiding op een ERP implementatie begint met de juiste samenstelling van het projectteam. Daarvoor is het van belang te weten wat u allemaal moet regelen en wie voor welke taak verantwoordelijk is. De samenstelling van het projectteam is een belangrijk onderdeel in het zogeheten 'projectplan', de rode draad in een ERP implementatietraject.

Een ERP implementatie is niet alleen een zaak van IT afdelingen en het management. Vrijwel iedere medewerker krijgt ermee te maken, en daarom moet nagenoeg elk onderdeel van een organisatie in het projectteam vertegenwoordigd zijn. Denk ook aan afdelingen als sales, inkoop, productie en bijvoorbeeld accounting. Ook hun bedrijfsprocessen worden straks ondersteund door het nieuwe ERP systeem. Omdat medewerkers van de betreffende afdelingen de meeste kennis hebben van hun eigen werkprocessen en van de (bestaande) IT systemen die deze processen ondersteunen, weten zij precies op welke manier het nieuwe ERP voor verbeteringen kan (of moet) zorgen.

Het projectteam heeft een teamleider. Wie dat moet worden, is een belangrijke, maar soms ook lastige beslissing. Er zijn niet altijd voldoende kandidaten, bijvoorbeeld doordat (bijna) niemand staat te springen om deze taak op zich te nemen. Binnen een organisatie is iedereen druk met z'n dagelijkse werkzaamheden en de implementatie van een nieuw ERP staat niet direct bovenaan alle prioriteitenlijstjes. Met andere woorden: er is niet altijd bij iedereen de vereiste aandacht voor een ERP implementatie. Als uitweg kunt u ervoor kiezen een medewerker met hoge senioriteit en autoriteit als teamleider te benoemen. Een oudere medewerker die meestal meer respect afdwingt,   laat mensen gemakkelijker samenwerken en kan de lijnen kort houden.

2. Houd vergaderingen om kennis te delen

Het is verstandig om tijdens de voorbereiding op een ERP implementatie verschillende overlegmomenten in te plannen. Voer gestructureerde discussies met medewerkers van diverse afdelingen, om een helder beeld te krijgen van alle bedrijfsprocessen. Hoe werken we nu op verschillende plekken in de organisatie? Hoe willen we die werkprocessen verbeteren? Welke technische problemen komen in onze dagelijkse bedrijfsprocessen regelmatig terug en waar zitten die belemmeringen precies?

Door dit soort overleg ontstaat een helder en compleet beeld van alle bedrijfsprocessen. Aan de vooravond van een ERP implementatie is dit een zeer belangrijke, zelfs cruciale stap.

3. Identificeer en documenteer de resultaten

Als alle discussies zijn gevoerd, zorg er dan voor dat u de uitkomsten daarvan goed documenteert. Interviews met betrokkenen en belanghebbenden zijn van groot belang om te identificeren waar het huidige ERP tekortschiet, of welke problemen het gevolg zijn van het (überhaupt) ontbreken van een ERP. Deze bevindingen maken het mogelijk om heel nauwkeurig te omschrijven welke problemen het nieuwe ERP moet oplossen. Een simpel voorbeeld: uw medewerkers sturen veel mails over en weer met Excel sheets voor projecten. Daarbij raakt u zaken kwijt en u weet niet meer welke de meest actuele versies zijn. Deze en andere problemen lost u op door een betere automatisering, ofwel de implementatie van een ERP.

Probeer bovendien mogelijke problemen bij de implementatie voor te zijn. In uw huidige systemen ontbreken soms belangrijke data, of zijn data corrupt of niet goed gestructureerd. Dat kan problemen geven bij de implementatie van het nieuwe ERP, die u moet oplossen vóór de 'live date' van het nieuwe systeem. Denk bovendien na over de periode waarin de ERP implementatie plaatsvindt. Kies niet voor een maand waarin zich pertinent geen technische problemen mogen voordoen, zoals chocoladefabrikant Hersheys deed. Daar was men zo onverstandig om een nieuw systeem in gebruik te nemen tijdens de drukste maand van het jaar. Toen er problemen ontstonden, was het omzetverlies enorm.

4. Verwerk alle  informatie in het projectplan

Het projectplan is de rode draad tijdens de implementatie van uw ERP systeem. U ontwikkelt een projectplan vanaf het begin van de voorbereiding, maar u zult het plan gedurende de rest van de voorbereiding van tijd tot tijd moeten bijstellen. Sommige onderdelen in het projectplan zijn uiterst gedetailleerd; andere onderdelen gaan alleen over de grote lijnen. Hoewel de planningen in het projectplan erg belangrijk zijn, is toch ook flexibiliteit geboden. Krijgt u gedurende het project nieuwe informatie die een herziening van de planning noodzakelijk maakt, houd dan ook weer niet té krampachtig vast aan het projectplan.

Nieuwe blog artikelen

Het ERP implementatie plan

Een checklist voor het hele traject van de implementatie van uw nieuwe ERP systeem.

Lees verder

Voorkom dat je ERP implementatie mislukt

Een ERP implementatie mislukt vaak door onnodige fouten te maken. Ontdek hoe je deze fouten voorkomt en een succesvolle implementatie tegemoet gaat.

Lees verder