Voorbereiding ERP

4 stappen ter voorbereiding op een ERP implementatie

Na het vinden van het juiste ERP systeem begint de ERP implementatie. Een goede voorbereiding hierop is cruciaal voor de slagingskans van het project. Dus hoe pakt u dit nou precies aan?

Deze website helpt u om uit de vele beschikbare ERP oplossingen op de Belgische markt het meest geschikte systeem te kiezen. Een goede keuze maakt alles uit voor het succes van uw ERP implementatie, maar zelfs dan staat u pas aan het begin van een lang traject. Een ERP implementatie valt of staat met een goede voorbereiding. In dit artikel laten we zien hoe u die voorbereiding aanpakt.

1. Zorg voor een goed samengesteld projectteam

De voorbereiding op een ERP implementatie begint met de juiste samenstelling van het projectteam. Daarvoor is het van belang te weten wat u allemaal moet regelen en wie voor welke taak verantwoordelijk is. De samenstelling van het projectteam is een belangrijk onderdeel in het zogeheten 'projectplan', de rode draad in een ERP implementatietraject.

Een ERP implementatie is niet alleen een zaak van IT afdelingen en het management. Vrijwel iedere medewerker krijgt ermee te maken, en daarom moet nagenoeg elk onderdeel van een organisatie in het projectteam vertegenwoordigd zijn. Denk ook aan afdelingen als sales, inkoop, productie en bijvoorbeeld accounting. Ook hun bedrijfsprocessen worden straks ondersteund door het nieuwe ERP systeem. Omdat medewerkers van de betreffende afdelingen de meeste kennis hebben van hun eigen werkprocessen en van de (bestaande) IT systemen die deze processen ondersteunen, weten zij precies op welke manier het nieuwe ERP voor verbeteringen kan (of moet) zorgen.

Het projectteam heeft een teamleider. Wie dat moet worden, is een belangrijke, maar soms ook lastige beslissing. Er zijn niet altijd voldoende kandidaten, bijvoorbeeld doordat (bijna) niemand staat te springen om deze taak op zich te nemen. Binnen een organisatie is iedereen druk met z'n dagelijkse werkzaamheden en de implementatie van een nieuw ERP staat niet direct bovenaan alle prioriteitenlijstjes. Met andere woorden: er is niet altijd bij iedereen de vereiste aandacht voor een ERP implementatie. Als uitweg kunt u ervoor kiezen een medewerker met hoge senioriteit en autoriteit als teamleider te benoemen. Een oudere medewerker die meestal meer respect afdwingt,   laat mensen gemakkelijker samenwerken en kan de lijnen kort houden.

2. Houd vergaderingen om kennis te delen

Het is verstandig om tijdens de voorbereiding op een ERP implementatie verschillende overlegmomenten in te plannen. Voer gestructureerde discussies met medewerkers van diverse afdelingen, om een helder beeld te krijgen van alle bedrijfsprocessen. Hoe werken we nu op verschillende plekken in de organisatie? Hoe willen we die werkprocessen verbeteren? Welke technische problemen komen in onze dagelijkse bedrijfsprocessen regelmatig terug en waar zitten die belemmeringen precies?

Door dit soort overleg ontstaat een helder en compleet beeld van alle bedrijfsprocessen. Aan de vooravond van een ERP implementatie is dit een zeer belangrijke, zelfs cruciale stap.

3. Identificeer en documenteer de resultaten

Als alle discussies zijn gevoerd, zorg er dan voor dat u de uitkomsten daarvan goed documenteert. Interviews met betrokkenen en belanghebbenden zijn van groot belang om te identificeren waar het huidige ERP tekortschiet, of welke problemen het gevolg zijn van het (überhaupt) ontbreken van een ERP. Deze bevindingen maken het mogelijk om heel nauwkeurig te omschrijven welke problemen het nieuwe ERP moet oplossen. Een simpel voorbeeld: uw medewerkers sturen veel mails over en weer met Excel sheets voor projecten. Daarbij raakt u zaken kwijt en u weet niet meer welke de meest actuele versies zijn. Deze en andere problemen lost u op door een betere automatisering, ofwel de implementatie van een ERP.

Probeer bovendien mogelijke problemen bij de implementatie voor te zijn. In uw huidige systemen ontbreken soms belangrijke data, of zijn data corrupt of niet goed gestructureerd. Dat kan problemen geven bij de implementatie van het nieuwe ERP, die u moet oplossen vóór de 'live date' van het nieuwe systeem. Denk bovendien na over de periode waarin de ERP implementatie plaatsvindt. Kies niet voor een maand waarin zich pertinent geen technische problemen mogen voordoen, zoals chocoladefabrikant Hersheys deed. Daar was men zo onverstandig om een nieuw systeem in gebruik te nemen tijdens de drukste maand van het jaar. Toen er problemen ontstonden, was het omzetverlies enorm.

4. Verwerk alle  informatie in het projectplan

Het projectplan is de rode draad tijdens de implementatie van uw ERP systeem. U ontwikkelt een projectplan vanaf het begin van de voorbereiding, maar u zult het plan gedurende de rest van de voorbereiding van tijd tot tijd moeten bijstellen. Sommige onderdelen in het projectplan zijn uiterst gedetailleerd; andere onderdelen gaan alleen over de grote lijnen. Hoewel de planningen in het projectplan erg belangrijk zijn, is toch ook flexibiliteit geboden. Krijgt u gedurende het project nieuwe informatie die een herziening van de planning noodzakelijk maakt, houd dan ook weer niet té krampachtig vast aan het projectplan.

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

De verschillende vormen van Cloud

Publieke of private cloud voor de eigen ERP-software van het bedrijf? We presenteren enkele cloudmodellen en laten hun voor- en nadelen zien.

Lees verder

ERP-software uit de cloud: een overzicht

U kunt op dit moment cloudgebaseerde ERP-software verkrijgen bij deze softwareleveranciers.

Lees verder

5 voordelen van Cloud ERP software

De 5 voordelen van Cloud ERP software waardoor bedrijven massaal kiezen voor deze manier van installatie.

Lees verder