Oriëntatie
branchespecifieke ERP-software

Is er ERP-software voor mijn branche?

Ontdek waarom uw altijd moet kiezen voor branchespecifieke ERP-software.

Met een ERP-systeem moeten alle bedrijfsprocessen in een bedrijf in kaart worden gebracht. Nu zijn geen twee bedrijven hetzelfde in hun processen. Dit is uiteindelijk ook de reden waarom ERP-systemen fundamenteel anders zijn en gespecialiseerd zijn in verschillende industrieën.
Veel verschillende ERP-systemen op de markt

Dit maakt het uiteindelijk ook moeilijk om een geschikt ERP-systeem te vinden voor uw eigen bedrijf. Er zijn talloze verschillende systemen op de markt van veel verschillende aanbieders. Naast de feitelijke functies van het systeem is ook de ervaring en specialisatie van de aanbieder doorslaggevend.

Het zoeken naar een geschikt ERP-systeem kan snel een complexe onderneming worden. Niemand heeft echter de tijd om aan die zoektocht te beginnen, daarom wordt dit proces vaak strafbaar afgekort. Het resultaat is een ERP-systeem vol compromissen die niet de beloofde voordelen kunnen opleveren.

Het pad naar het juiste ERP-systeem is rotsachtig

In dit artikel willen we kijken naar branchespecifieke ERP-systemen die de verschillen laten zien en duidelijk maken waar je op moet letten bij het zoeken naar een geschikt systeem voor jouw bedrijf. Maar voordat we dieper ingaan op het onderwerp van branchespecifieke ERP-systemen, laten we eens kijken naar de algemene werking van ERP.

Inhoudspgave

Wat is ERP?
Cloud, on-premises, gehost of hybride?
Branchespecifieke ERP-software
ERP-software voor productie
ERP-software voor bouwbedrijven
Hoe vind je het juiste ERP-systeem?
Conclusie - ERP-systemen moeten bij het bedrijf passen

Wat is ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) is de taak van een bedrijf om alle beschikbare middelen optimaal te benutten. Naast grondstoffen en materialen betekent dit ook machines, gereedschappen, onroerend goed, financiële middelen en personeel.

Optimale resourceplanning voor de beste winstmarges

Het basisprincipe is ervoor te zorgen dat al deze factoren zo worden gebruikt dat het best mogelijke bedrijfsresultaat wordt behaald. Het is daarom belangrijk om de volledige processen in het bedrijf te bewaken, organiseren en beheersen. Aangezien bedrijven soms verschillende bedrijfsprocessen hebben, is het meestal moeilijk om ze bij te houden. Dit is waar ERP-systemen een rol spelen.

Alle gegevens veilig op één plek

ERP-systemen bundelen alle data in een bedrijf in een centrale database en brengen zo een grote diversiteit aan processen samen. Hierdoor ontstaan nieuwe processen, oude worden afgeslankt of zelfs geautomatiseerd en andere zijn helemaal thuis. Afdelingsgrenzen en datasilo's worden opengeblazen en maken plaats voor een nieuwe, efficiëntere manier van werken in het hele bedrijf.

Automatiseer processen

Door het samenvoegen van verschillende processen ontstaan nieuwe workflows tussen afdelingen die voorheen vrij autonoom werkten. Een ERP-systeem kan ook helpen om processen buiten de bedrijfsgrenzen efficiënter te maken. Een ERP-systeem is meestal opgezet in verschillende modules, die op hun beurt verschillende functies hebben. In standaardversies van ERP-systemen komen de volgende modules soms aan bod:

ERP
Klantenservice / verkoop / marketing
Boekhouding
menselijke hulpbronnen
Project management
Document beheer

Afhankelijk van de branche kunnen dan aanvullende modules worden gebruikt, of worden verschillende functies binnen deze modules aangepast aan de bedrijfsprocessen van de betreffende branche. De beoogde opslaglocatie is ook doorslaggevend bij het zoeken naar een ERP-systeem.

Cloud, on-premises, gehost of hybride?

De locatie van de database is een van de belangrijkste criteria bij de introductie van een ERP-systeem. De vraag op welke server de gegevens zijn opgeslagen, vereist niet alleen het aanpassingsvermogen van het ERP-systeem, maar roept ook vragen op over de wetgeving inzake gegevensbescherming. Laten we de verschillende opties snel bekijken.

Lokaal ERP-systeem

Lokale of vaak on-premise ERP-systemen worden genoemd wanneer het systeem wordt geïnstalleerd en bediend op de eigen servers van het bedrijf. Het grote voordeel van lokale implementaties is dat niet alle gegevens het bedrijf verlaten en dat het systeem naar wens kan worden aangepast.
Dergelijke aanpassingen en de benodigde IT-infrastructuur kosten echter aanzienlijk meer financiële en personele middelen, daarom wordt deze vorm vaak gekozen door grote middelgrote bedrijven of bedrijven. Het onderhoud van het systeem en de hardware is immers de verantwoordelijkheid van het bedrijf zelf, daarom is een IT-afdeling meedogenloos.

Gehost ERP-systeem

In tegenstelling tot een lokaal ERP-systeem, bevinden de servers waarop het systeem wordt uitgevoerd zich niet in het bedrijf, maar bij de respectievelijke ERP-provider of een derde ter plaatse. U huurt de bijbehorende opslagruimte op de server, waar alleen het bedrijf toegang toe heeft.
Deze variant is met name geschikt voor bedrijven die hun data niet in een cloud willen weten, maar zelf geen geschikte IT-infrastructuur hebben om een lokaal systeem op te zetten.
Cloud ERP-systeem

Clouddiensten zijn de laatste jaren steeds populairder geworden. Niet alleen de opslagruimte voor de data, maar ook het daadwerkelijke systeem wordt gehuurd van de provider. U kunt hier via internet toegang toe krijgen en heeft dus overal toegang tot uw gegevens, zolang er een bijbehorende internetverbinding is.

De grote cloudproviders bevinden zich meestal in de Verenigde Staten, wat betekent dat de datacenters daar ook zijn gevestigd en dat er andere voorschriften voor gegevensbescherming gelden. Maar als Duits bedrijf bent u ook hier onderworpen aan de toepasselijke EU-wetgeving en moet u bijvoorbeeld voldoen aan de eisen van de AVG. Op dit punt kan een aanvullende overeenkomst met de desbetreffende provider nodig zijn.

De voordelen van de cloud liggen in het onderliggende betalingsmodel. Soms bent u veel flexibeler wat betreft het aantal licenties en het scala aan functies van het ERP-systeem. Hier betaalt u meestal maandelijks een bijdrage en hoeft u, in ruil voor lokale implementatie, niet het hele systeem aan te schaffen. Maar er is ook minder ruimte voor individuele aanpassingen.

Hybride ERP-systemen

Hybride ERP-systemen zijn, zoals de naam al doet vermoeden, ERP-systemen die deels in de cloud en deels op lokale of gehoste servers draaien. Hier worden slechts enkele delen van het ERP-systeem in de cloud beheerd, andere worden veilig op hun eigen servers beheerd.
Dit kan nodig zijn als een bedrijf niet wil dat bijzonder gevoelige gegevens via derden worden opgeslagen, maar andere diensten zoals werktijdplanning kunnen zonder meer in de cloud worden beheerd.

Branchespecifieke ERP-software

Sommige afdelingen en bijbehorende bedrijfsprocessen vinden plaats in bijna elk bedrijf, ongeacht de branche. Boekhouding of documentbeheer zijn bijvoorbeeld vergelijkbaar in veel bedrijven. Maar er zijn ook al die functies die alleen voor een bepaalde branche zinvol zijn.
We willen nu een paar van deze branchespecifieke modules en functies bekijken en u laten zien waarom een ERP-systeem in uw branche moet passen. Daarna laten we u zien hoe u het best mogelijke systeem voor uw branche kunt vinden.

ERP-software voor productie

Vooral productiebedrijven verschillen enorm van bijvoorbeeld een architectenbureau. Hier is het belangrijk om alle bedrijfsprocessen gerelateerd aan de productie van een eind-, tussen- of deelproduct in kaart te brengen. Hierbij moet dan onderscheid gemaakt worden tussen discrete fabricage en procesproductie.

Stuklijsten in het productieproces

Bij discrete productie zijn bijvoorbeeld onderdelenlijsten vereist, die een essentiële rol spelen tijdens het hele productieproces. Beginnend met inkoop, via magazijnbeheer tot productieplanning en voortgangsregistratie, begeleiden verschillende onderdelenlijsten meerdere bedrijfsprocessen tegelijkertijd.
Met een ERP-systeem dat de stuklijsten zelf verwerkt, hebben verschillende actoren er tegelijkertijd toegang toe, kunnen ze de status bekijken en indien nodig bewerken. Dit maakt niet alleen het gehele productieproces efficiënter, maar ook aanzienlijk transparanter. Met andere woorden, het is gemakkelijker te controleren, te beheren en te controleren.

Productieplanning met de ERP

Een branchespecifiek ERP-systeem heeft ook veel verschillende functies beschikbaar voor daadwerkelijke productieplanning. Het systeem plant alle beschikbare middelen, toont ontbrekende middelen en plant ook grotendeels hun inkoop. Op deze manier kan een bedrijf direct zien of en onder welke voorwaarden een nieuwe order kan worden beheerd.

Verander recepten met het ERP-systeem

In de procesproductie veranderen de recepten continu, wat erg tijdrovend kan zijn. Met een ERP-systeem daarentegen kunnen de recepten niet alleen lichtjes worden gewijzigd, het systeem kan ook berekenen welke veranderingen in de ingrediënten en welke impact op het bedrijfsresultaat.
De door het ERP-systeem mogelijk gemaakte evaluatiemogelijkheden bieden het management ook geldige cijfers voor betere zakelijke beslissingen. Procesgerichte productiebedrijven kunnen zo direct zien welke recepten succes beloven en welke aanpassingen nog mogelijk zijn.

ERP-software voor bouwbedrijven

Bouwbedrijven zijn ook een onafhankelijke industrie, die op haar beurt is onderverdeeld in veel verschillende gebieden. Naast bouw- en infrabedrijven omvat deze branche ook betonconstructies, bouwinstallaties of grondverzetbedrijven. Afhankelijk van de oriëntatie zijn specifieke modules en functies binnen een ERP-systeem nodig. Laten we eens kijken naar een paar specifieke functies voor de bouwsector.

Real-time facturering

Tijdens een bouwproject zijn er altijd onverwachte vertragingen en dus extra kosten, die worden weerspiegeld in de winstmarge. Een bijbehorende rekenmodule houdt periodiek bij of het eerder gespecificeerde werkbudget wordt gehaald en waar de mogelijke afwijkingen vandaan komen.
In dezelfde stap wordt een berekening gemaakt van de uiteindelijke prognose, die precies laat zien hoe hoog het bedrijfsresultaat uiteindelijk zal zijn. Er kunnen ook verschillende systemen aan het ERP-systeem worden gekoppeld, zodat een portaal voor onderaannemers kan worden geïmplementeerd, tijdregistratie mogelijk is, etc.

BIM - Building Information Modeling

Met BIM wordt een bouwplaats waar veel verschillende actoren bij betrokken zijn transparant gemaakt. Met behulp van een 3D-model van een bouwobject kunnen alle betrokkenen direct zien hoe het is per bouwfase en welke stappen er nog nodig zijn. Om dit te doen, worden de gegevens van de respectievelijke ERP-systemen eenvoudig in de BIM-software geladen en continu gesynchroniseerd.
Op deze manier kunnen werkstappen die op elkaar voortbouwen beter worden gecoördineerd en kunnen vertragingen op een gegeven moment direct worden vastgesteld. Dit maakt het hele bouwproces veel slanker en efficiënter.

Hoe vind je het juiste ERP-systeem?

Nu komen we bij de cruciale vraag. Hoe vind je het perfecte ERP-systeem voor jouw bedrijf? Als je op internet zoekt, kom je duizenden ERP-systemen tegen, allemaal met verschillende oriëntaties. Het eerste onderscheid zou de locatie moeten zijn. Moet het systeem worden geïmplementeerd in de cloud of lokaal? Dan is er de vraag welke gebieden van uw bedrijf gedekt moeten worden.

1. Maak specificaties

Het is daarom altijd aan te raden om eerst een gedetailleerde specificatie op te stellen, die de belangrijkste functies, een beschrijving van de bedrijfsprocessen en ook de belangrijkste vragen over het gewenste systeem bevat. Duidelijke doelen die met het ERP-systeem moeten worden behaald, moeten ook in de specificatie worden opgenomen.

2. Start de zoekactie

Met de gedetailleerde specificaties zoekt u nu naar een geschikt systeem. De zoekopdracht kan enorm worden ingekort als u vergelijkingsportalen gebruikt. Hierin staan veel bekende en ook kleinere systeemhuizen met hun oplossingen vermeld. Deze kunnen vervolgens eenvoudig worden gefilterd volgens de juiste criteria, zoals de branche. Zo reduceer je de shortlist tot een paar systemen met minder klikken.

3. Selecteer provider

Als u nu een lijst met maximaal vijf verschillende providers heeft samengesteld, kunt u contact met hen opnemen en om een presentatie van het systeem vragen. Hier leest u meer over de gebruiksvriendelijkheid van het systeem, de branchespecifieke aanpassingen en de algemene functionaliteit van de ERP-systemen.

Als twee systemen erg op elkaar lijken en u niet zeker weet welk ERP-systeem het beste is voor uw bedrijf, neem dan de betreffende provider mee in uw beslissing. Welke provider heeft de meeste ervaring in uw branche en welke aanvullende services biedt deze? Is het bijvoorbeeld mogelijk om training te krijgen bij de aanbieder of kan deze ook het latere onderhoud voor zijn rekening nemen.

4. Test het nieuwe ERP-systeem

Neem de tijd om het ERP-systeem dienovereenkomstig te testen en betrek uw medewerkers vanaf het begin bij de selectie. U bent tenslotte degene die het systeem uiteindelijk gebruikt.

Maar op een gegeven moment moet je een beslissing nemen en een systeem kiezen. Een te lange testfase kan uiteindelijk ook schadelijk zijn, namelijk als u beslist tegen het systeem. Hoe langer u test, hoe verder u van implementatie gaat.

Conclusie - ERP-software moet bij het bedrijf passen

Als een bedrijf alle voordelen van een ERP-systeem wil benutten, kunnen de bijbehorende aanpassingen niet worden omzeild. Een ERP-systeem moet de specifieke bedrijfsprocessen van een bedrijf één op één in kaart kunnen brengen, zodat alle middelen echt optimaal worden benut.

Er zijn talloze verschillende ERP-systemen van verschillende fabrikanten op de markt. De juiste vinden is vaak niet eenvoudig. Je moet echter niet de fout maken om ze te snel te kiezen voor het beste systeem. In plaats daarvan bieden vergelijkingsportalen verschillende opties om de zoektocht naar een geschikt systeem te beperken en te helpen bij de selectie.

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder