ERP software voor tandartspraktijken

Tandartspraktijken moeten met hun ERP-software gevoelige gezondheidsgegevens veilig kunnen verwerken en de facturatie zo efficiënt mogelijk kunnen maken.

Tandartsen staan voor de uitdaging om naast de behandeling van hun eigen patiënten ook alle administratieve taken te beheren. De inspanning voor toediening moet zo laag mogelijk worden gehouden, zodat er meer tijd overblijft voor tandheelkundige behandeling. Er moet ook voor worden gezorgd dat er economisch en in het belang van de patiënt wordt opgetreden. 

De verschillende taken in een tandartspraktijk vragen uiteindelijk om ERP-software die precies is afgestemd op de behoeften ervan. Een branchespecifiek ERP levert alle belangrijke functies al in de standaardversie en zorgt ervoor dat de core business weer in beeld komt. 

Inhoudsopgave

Waarom hebt u branchespecifieke ERP-software nodig? 
Waarom heeft u ERP-software specifiek nodig voor tandartspraktijken? 
Waarom heeft u een ERP-leverancier nodig met branchekennis in tandartspraktijken? 
Hoe vind je de juiste ERP-software voor tandartsen? 
Welke functies hebben tandartsen nodig in een ERP-software? 
Conclusie: Kies ERP-software die geschikt is voor uw eigen tandartspraktijk

Waarom hebt u branchespecifieke ERP-software nodig?

Om ervoor te zorgen dat een ERP-software deze voordelen bereikt, moet deze perfect bij het bedrijf passen. Omdat de processen van verschillende industrieën net zo verschillend zijn, is een ERP-systeem nodig dat zijn eigen processen in kaart kan brengen en tegelijkertijd niet wordt overladen met onnodige functies. 

Daarom hebben veel providers zich gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hebben ze hun oplossingen afgestemd op de behoeften van hen. In deze branchespecifieke software voor de zorg zijn alle belangrijke functies dan al opgenomen in de standaardversie. Er hoeven veel minder aanpassingen te worden gedaan dan bij een algemene ERP-software. Dit bespaart uiteindelijk tijd en vooral geld tijdens de implementatie. 

Bovendien houden branchespecifieke ERP-systemen rekening met alle belangrijke wetten en vereisten die belangrijk zijn voor het betreffende gebied. Belangrijke interfaces met autoriteiten of verzekeringsmaatschappijen worden meestal ook rechtstreeks opgenomen, zodat gegevens kunnen worden verzonden zonder discontinuïteit van de media. 

Waarom heeft u ERP-software specifiek nodig voor tandartspraktijken?

Het werkterrein van tandartsen is zeer breed. Naast alle zaken met betrekking tot mondgezondheid, moeten facturen worden geschreven en gefactureerd bij verzekeringsmaatschappijen, moet contact met de patiënt worden onderhouden, verwijzingen worden uitgegeven en afspraken worden beheerd. Tegelijkertijd is een dokterspraktijk een onafhankelijk bedrijf dat te maken heeft met verschillende administratieve taken. 

Van boekhouding en personeelsplanning tot inkoop en controlling. Dit alles moet mogelijk zijn met de ERP-software. Met een kant-en-klaar ERP-systeem kan dit alleen onvoldoende worden weergegeven. Daarom is het raadzaam om je te richten op een branchespecifieke ERP-software. 

Hierin zitten ook alle belangrijke interfaces met de verschillende verzekeringsmaatschappijen, zodat facturatie eenvoudig en digitaal kan gebeuren. Daarnaast kunnen overschrijvingen of recepten ook digitaal worden uitgegeven en beheerd. Met een bijbehorende interface kunnen alle relevante gegevens ook rechtstreeks worden overgedragen aan de belastingconsulent of het belastingkantoor. 

Waarom heeft u een ERP-leverancier nodig met branchekennis in tandartspraktijken?

Bij het selecteren van een geschikte ERP-software speelt ook de leverancier een centrale rol. Als hij de branche kent waarin een bedrijf actief is, kent hij de specifieke uitdagingen tijdens en na de implementatie. Hij kent de valtrike en kan er met zijn ervaring vanaf het begin mee omgaan. 

Ook kent hij de speciale eisen die de industrie stelt aan een systeem en heeft hij de kennis van waar een proces zich kan aanpassen aan de software en waar software zich moet aanpassen aan het proces. Een minder ervaren aanbieder begrijpt de individuele processen in de sector veel minder, wat vervelende gevolgen kan hebben. 

Want de implementatie van een ERP-software is altijd een gevoelige interventie in een bedrijf. Er is hier geen ruimte voor experimenten. Een aanbieder met ervaring in de betreffende branche weet precies wat hij doet en kan helpen met belangrijke tips uit eerdere projecten.

Hoe vind je de juiste ERP-software voor tandartsen?

Het vinden van de juiste ERP-software voor uw eigen tandartspraktijk is niet altijd eenvoudig. De markt zit vol met verschillende oplossingen, waarvan sommige gericht zijn op specifieke industrieën of bedrijfsgroottes. Daarom moet u van tevoren op de hoogte zijn van welke individuele eisen u aan een ERP-systeem stelt.

Alle randvoorwaarden voor het ERP-project zijn gebundeld in een requirements specificatie. Naast het budget geldt dit ook voor het tijdsbestek voor implementatie, het gewenste licentiemodel, het aantal gebruikers en de benodigde functionaliteiten. 

De laatste worden vermeld en geprioriteerd op basis van hun noodzaak. Met de volledige specificaties in de hand is het eigenlijk zoeken veel eenvoudiger. Vergelijkingsportalen op internet bieden u de mogelijkheid om in één klap verschillende systemen te filteren en met elkaar te vergelijken. Dit leidt u snel naar een shortlist van potentiële systemen. 

Welke functies hebben tandartsen nodig in een ERP-software?

Zoals in het begin al vermeld, is het werkterrein van tandartspraktijken vaak breed. Op dit punt willen we ons wijden aan enkele kernfuncties van een ERP-software voor tandartspraktijken en de voordelen van de afzonderlijke modules en functionaliteiten in de praktijk benadrukken. We willen enkele hoogtepunten uitlichten zonder te beweren dat ze compleet zijn. 

Customer Relationship Management (CRM)

Een CRM-module is essentieel voor tandartspraktijken. Hier komen alle patiëntgegevens samen op een centrale locatie. Alle contactgegevens zijn dan direct beschikbaar, zodat vragen direct en snel beantwoord kunnen worden. Patiënten kunnen ook worden herinnerd aan afspraken en het medium waarop ze geïnformeerd willen worden, kan worden opgeslagen. 

Digitale agenda en afsprakentoewijzing

Alle afspraken kunnen ook overzichtelijk ingeplannen worden door middel van een centrale agenda. Op deze manier kunnen dubbele afspraken worden uitgesloten. Ook is het mogelijk om hier op te slaan welke behandeling in behandeling is, zodat er al passende voorbereidingen getroffen kunnen worden. Het systeem kan ook herinneringen geven, wat vooral handig kan zijn voor complexere afspraken met meer voorbereidingstijd. 

Digitaal patiëntendossier

Ook het digitale patiëntendossier wordt steeds belangrijker. Alle gezondheidsgegevens en de volledige medische geschiedenis van de patiënt worden hier opgeslagen. Naast uitgevoerde behandelingen en voorschriften zijn er hier ook diagnoses, wat deze bestanden uiteindelijk bijzonder de moeite waard maakt om te beschermen. 

Facturatie

Een ERP-software voor tandartspraktijken moet in ieder geval verschillende functies hebben voor facturatie. In de eerste plaats moet je afrekenen met verschillende zorgverzekeraars. Dit leidt tot verschillen tussen statutaire en private fondsen. Daarnaast is er de facturering van aanvullende diensten, die rechtstreeks door de patiënt moeten worden betaald. 

Document Management Systeem (DMS)

Met een DMS-module kunnen alle documenten audit-proof en overzichtelijk worden opgeslagen en beheerd. In een duidelijk gedefinieerde mappenstructuur worden alle inkomende en aangemaakte documenten uniform voorzien van metadata en opgeslagen. Op die manier kunnen deze dan ook snel gevonden worden door alle actoren met toegangsrechten. Zoektijden worden aanzienlijk verkort en zo worden belangrijke middelen bespaard. 

Human Resource Management (HRM)

Je hebt ook functies nodig voor personeelsbeheer. Deze ondersteunen niet alleen resourceplanning, maar registreren ook werkuren, helpen bij personeelsadvertenties, vakantieplanning, zwangerschapsvervangingen of zelfs bij facturering en salarisadministratie. Kortom, alle zaken met betrekking tot uw eigen personeel zijn hier gebundeld. 

Conclusie: Kies ERP-software die geschikt is voor uw eigen tandartspraktijk

Met de juiste ERP-software kunnen tandartspraktijken enorm veel middelen besparen en meer capaciteit besteden aan de eigenlijke "business", de behandeling van hun patiënten. Veel administratieve taken kunnen worden geautomatiseerd met behulp van het ERP-systeem. Dit zorgt niet alleen voor slankere, maar vooral veiligere processen. Vooral met betrekking tot gevoelige gezondheidsgegevens is de omgang sterk gereguleerd. Het systeem helpt om te voldoen aan wetten en vereisten van de wetgeving en deze te implementeren.

Ook is er behoefte aan diverse soms zeer specifieke interfaces met verzekeringsmaatschappijen, belastingconsulenten, overheden, apotheken en andere medische praktijken. Een branchespecifieke ERP-software, die speciaal voor tandartsen is ontwikkeld, is hier in ieder geval aan te bevelen.