Kwalitatief documentbeheer in de zorg met DMS

Ontdek hoe zorginstellingen kunnen streven naar nog betere zorg dankzij een Document Management Systeem (DMS).

De zorgsector heeft in de afgelopen jaren flink wat te verduren gehad. Personeelstekorten, strengere kwaliteitseisen en stijgende kosten hebben ervoor gezorgd dat het personeel binnen de sector keihard heeft moeten werken om de gewenste kwaliteit zorg te kunnen leveren. 

Uit het bovenstaande is helaas wel een probleem voortgekomen: terwijl het personeel heeft moeten vechten om het hoofd boven water te houden, zijn de eisen van inspecties en protocollen alleen maar strikter geworden. Personeel moet alsmaar meer gegevens vastleggen, aan kwaliteitseisen voldoen en logboeken volschrijven met allerlei informatie over bijvoorbeeld een patiënt. 

Het is moeilijk om te zorgen voor een goede balans in de toename aan administratief werk en toch wel het belangrijkste: de zorg voor patiënten en cliënten. Dit is dan ook precies waar een Document Management Systeem van pas kan komen.  

Inhoudsopgave

• Wat is een Document Management Systeem?
• Relevante functionaliteiten voor de zorg
  • Zorgcontracten
  • Algemene administratie
  • Beleidsstukken en protocollen
• Het Elektronisch Patiëntendossier (EPD)
• Kies voor een branchespecifieke oplossing
• Conclusie: structureer uw documentbeheer met een DMS

Wat is een Document Management Systeem?

Een DMS (Document Management Systeem) verzamelt en beheert alle digitale documenten binnen een organisatie. Denk hierbij aan documenten als contracten en rekeningen. De koppeling tussen ERP- en DMS-software zorgt ervoor dat men te allen tijde en waar dan ook toegang heeft tot de benodigde en juiste documenten, waardoor de processen binnen de organisatie veel beter worden gestroomlijnd. 

Omdat iedereen met hetzelfde systeem werkt, is iedere medewerker op de hoogte van de meest recente informatie. Dankzij een DMS is het niet langer nodig om handmatig documenten met collega’s uit te wisselen. Daarnaast kan u documenten dankzij het DMS veel eenvoudiger terugvinden. Een gebruiker hoeft bijvoorbeeld slechts de naam van een beleidsstuk in te vullen, en alle relevante gegevens en documenten komen direct tevoorschijn.

Het laatste kenmerk (voor de zorg een zeer belangrijke) van een DMS is dat het ervoor zorgt dat u doorgaans gevoelige en vertrouwelijke gegevens overzichtelijk en binnen een beveiligde omgeving bewaart. Leveranciers van DMS-oplossingen werken dagelijks hard om de veiligheid van de omgeving te garanderen en de systemen worden tevens ingericht om te voldoen aan alle geldende AVG-wetgeving. Zo bent u dankzij Document Management Software altijd voorbereid op een audit en weet u zeker dat de gegevens veilig opgeborgen zijn.

Relevante functionaliteiten voor de zorg

Nu hopelijk duidelijk is geworden hoe belangrijk een DMS-systeem voor een zorginstelling kan zijn, willen wij graag kijken naar de meest relevante functionaliteiten van DMS voor de zorgsector. Net als een ERP-systeem kunnen veel leveranciers uw DMS-omgeving zodanig inrichten dat het aansluit op uw wensen en behoeften. Ontwikkelaars van branchespecifieke software voor de zorg weten vaak precies waar organisaties binnen deze sector behoefte aan hebben. Document Management Systemen voor de zorg bevatten vaak de volgende, onmisbare functionaliteiten:

Beheren van complexe zorgcontracten

Contractbeheer binnen de zorg is een zeer complex proces. Contractuele afspraken binnen de zorg zijn vaak net iets complexer vanwege de vele eisen waaraan het moet voldoen. Het is dan ook van cruciaal belang dat een zorginstelling beschikt over kwalitatieve DMS-software die aansluit op alle afspraken waaraan voldaan moet worden. Binnen de zorgsector wordt er onderscheid gemaakt tussen vijf verschillende soorten contracten (ICT Portal, 1 september 2022): 

1. Contracten met overheidsinstanties.
2. Particuliere contracten.
3. Contracten met partners binnen dezelfde zorggroep.
4. Maatwerkcontracten voor niet-herhaalde samenwerkingen.
5. Onderaannemingen.

Particuliere contracten zijn binnen de zorg vaak het eenvoudigst: dit zijn afspraken die worden gemaakt met de cliënt zelf en zijn vaak vrij recht toe recht aan. Deze worden vervolgens vaak doorgezet naar het onderwerp dat we straks gaan behandelen, het Elektronisch Patiëntendossier. 

Contracten met overheidsinstanties zijn vaak meteen wat complexer. Hierin worden wettelijke afspraken vastgelegd waaraan zorginstellingen continu moeten voldoen, denk bijvoorbeeld aan het rapporteren van de vooruitgang, of het aanleveren van cijfers om de huidige stand van zaken in kaart te brengen.

Dit zijn slechts twee voorbeelden van zorgcontracten, we hebben het dan nog niet eens gehad over alle andere soorten contracten die rondgaan binnen dergelijke instellingen (inkoopafspraken met leveranciers, personeelscontracten, etc.). Al worden dergelijke contracten vaak ook vastgelegd in andere modules van ERP-software, zoals het HRM-systeem. 

Algemene administratie

Naast de opslag van contracten is de DMS-omgeving zeer nuttig om alle overige relevante bedrijfsdocumenten in te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan handleidingen, recepten en allerlei andere vormen van medische informatie. Als een personeelslid op zoek is naar wat extra informatie over een bepaald onderwerp, is dat dankzij het DMS eenvoudig gevonden. 

Daarnaast beschikken de meeste DMS-systemen over een archiefmodule, waarin men rapporten en protocollen uit het verleden kan raadplegen. Ook wordt het DMS in de zorg veel gebruikt om certificaten en accreditaties te bewaren.

Up-to-date houden van beleidsstukken en protocollen

Om kwalitatief goede zorg te kunnen bieden, werken veel zorginstellingen met zeer gedetailleerde beleidsstukken en protocollen waaraan men zich dient te houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de manier waarop een cliënt uit bed gehaald moet worden en de stappen die een zorgmedewerker moet doorlopen als iemand gevallen is. Meestal zijn deze afspraken gebaseerd op de geldende wetten in ons land, maar kunnen ook zaken zijn die de instelling zelf nastreeft. 

Om de kwaliteit van deze afspraken hoog te houden, worden deze afspraken vaak vernieuwd en herzien. Nieuwe inzichten kunnen er natuurlijk voor zorgen dat men steeds beter weet hoe ze een bepaalde taak zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren. Hier komt het DMS van pas.

Omdat in principe alle DMS-systemen voorzien zijn van versiebeheer, kan iedereen exact zien hoe een bepaald protocol zich heeft ontwikkeld. Het systeem is daarnaast ook in staat om betrokkenen te informeren als er weer een nieuwe update van een bepaald beleidsstuk is, zodat iedereen op de hoogte is van de meest recente informatie.

Het Elektronisch Patiëntendossier (EPD)

Iedereen die enige affiniteit met de zorg heeft, is bekend met het Elektronisch Patiëntendossier, ook wel EPD genoemd. Wellicht is het opgevallen dat we dit niet benoemd hebben bij de functionaliteiten van een DMS. Maar dat komt doordat de praktijk ons heeft geleerd dat het heel moeilijk is om een EPD te beheren binnen de DMS-module. De vier meest gehoorde redenen hiervoor zijn als volgt (ICT Portal, 1 september 2022): 

1. De informatie omtrent een patiënt/cliënt is zeer divers. Het bevat veel informatie zoals allergieën, verblijven in het ziekenhuis, aangeboren afwijkingen en nog veel meer. In principe alles wat u een arts maar over u kan bedenken staat in het EPD. Deze extreem gevoelige gegevens worden daardoor liever op een separate database opgeslagen.
2. Het EPD wordt dagelijks gebruikt en geüpdatet, in tegenstelling tot de documenten in het DMS. Deze worden minder vaak geraadpleegd en bijgewerkt. In de dagelijkse omgang is het efficiënter om met een EPD te werken.
3. EPD’s hebben vaak te maken met beheer van het traject waarin een cliënt zich kan bevinden, dit leent zich hier beter voor dan een DMS.
4. Vaak heeft niet slechts één medewerker te maken met een patiënt, maar moeten collega’s van meerdere afdelingen toegang hebben om nieuwe informatie toe te voegen. Zelfs binnen een afdeling wordt natuurlijk gewerkt in shifts, waardoor het efficiënter is om het EPD in te zetten voor het bijwerken van gegevens of informatie van een patiënt/cliënt.

Het is voor zorginstellingen dus aan te raden om een goede combinatie tussen alle verschillende systemen te vinden. Ze lenen zich er namelijk wel uitstekend voor. Door het EPD goed te synchroniseren met het ERP-systeem en een DMS-module, wordt het dagelijks werkleven van de zorgmedewerkers tientallen malen eenvoudiger. Zo heeft iedereen de meest recente informatie over de beleidsstukken, cliënten en voortgang van de organisatie binnen handbereik en maakt het de samenwerking vele malen soepeler.

Kies voor een branchespecifieke oplossing

Eerder werd al benoemd dat het aan te raden is om te kiezen voor een branchespecifieke oplossing. Softwareleveranciers die bekend zijn met de zorg weten veel beter waar dergelijke organisaties behoefte aan hebben, zodat zij het meeste uit het systeem kunnen halen. Zij zullen ervoor zorgen dat alle systemen zo vlekkeloos mogelijk op elkaar worden aangesloten.

Bent u benieuwd welke leverancier uw zorginstelling eventueel van dienst zou kunnen zijn? Klik dan hier om geschikte oplossingen met elkaar te vergelijken.

Conclusie: structureer uw documentbeheer met een DMS

Het is duidelijk dat een DMS structuur aan kan brengen in de dagelijkse hectiek van een zorginstelling. Met slechts een paar drukken op de knop worden documenten ingescand en is iedere gebruiker op de hoogte van de meest recente informatie. Zorg ervoor dat u in zee gaat met een leverancier met kennis van uw sector, zodat zij ervoor kunnen zorgen dat u het meeste uit uw systemen kan halen. Door de systemen op elkaar af te stemmen bespaart u tijd, stroomlijnt u de processen en zorgt u ervoor dat medewerkers efficiënter met elkaar kunnen samenwerken. Zo kan u de best mogelijke zorg voor uw patiënten/cliënten blijven bieden.

Bent u benieuwd naar meer informatie over onmisbare software in de zorg? Klik dan hier om voorbereid op zoek te gaan naar een systeem dat bij u past.