Waarom ieder productiebedrijf project management nodig heeft

Hoe ERP-systemen projectbeheer kunnen vergemakkelijken en de specifieke voordelen die dit biedt voor bedrijven in discrete productie.

De twee industrietakken met de hoogste omzetten in Duitsland, automotive engineering en mechanical engineering, behoren beide tot de discrete productie. Uit economisch oogpunt is de discrete productie een immens belangrijke sector. Deze wordt echter steeds vaker geconfronteerd met uitdagingen die men moet overwinnen.

Uitdagingen voor de discrete productie

Ten eerste stijgt de internationale druk op ondernemingen in de discrete productie door de onophoudelijke globalisering. Dat gaat gepaard met de problematiek rond de toenemende verplaatsing van productieactiviteiten naar het buitenland.

Ten tweede moet men, in tijden van de digitale transformatie, de concurrentie blijven bijhouden. Zo ontstaat de bijna constante druk om producten te blijven innoveren en de onderneming verder te ontwikkelen. Daar komt bovenop dat we in een wegwerpmaatschappij leven. De levenscyclus van een product wordt steeds korter, doordat de verwachtingen van consumenten tegenover het product en de service steeds stijgen. De softwareprovider Cosmo Consult legt uit hoe bedrijven in de discrete productie deze uitdagingen kunnen aangaan.

Industrie 4.0 als kans voor de discrete productie

Kennis en geoptimaliseerde productieprocessen moeten voldoen aan de toenemende complexiteit en kortere productlevenscycli, wat de concurrentiedruk versterkt. Gelijktijdig verwachten klanten een steeds hogere productkwaliteit en betere service. Dankzij Industrie 4.0, de vierde industriële revolutie, en de digitalisering van bijna elke sector, ontstaan vele nieuwe mogelijkheden en uitdagingen voor de totale industrie.

Projectarbeid in de discrete productie

Met de toenemende klanteneisen gaat ook een wens voor individualisatie gepaard. Vooral wanneer klanten complexe of unieke producten bestellen, zoals vaak het geval is bij eenmalige productie, is softwareondersteuning noodzakelijk.

Toch gaat het bij zogenaamd projectmanagement om omvangrijke taken in tal van themagebieden, die men nagenoeg in bijna elke onderneming terugvindt. Van de projectinitiatie tot de bewaking, sturing en het continue kwaliteitsbeheer, tot de voltooiing van het project. Bij projectbeheer gaat men alle uitdagingen aan.

Typisch voor projectwerk is dat men meestal bijna alle afdelingen betrekt. Om het projectbeheer zo efficiënt mogelijk vorm te geven, moeten alle afdelingen aan hetzelfde touw trekken en foutloos communiceren. ERP-systemen, die specifiek ontworpen zijn voor projectmanagement, zijn hiervoor uitermate geschikt. Ze vormen een centraal afdeling overkoepelend platform, waarop men informatie transparant kan communiceren.

Verbinding van machinegegevens bij discrete productie

De foutloze afloop van het feitelijke productieproces staat centraal bij het projectmanagement van ondernemingen, die zich specialiseerden in discrete productie. Wanneer men middels softwarematige ondersteuning het project uitvoerig plant en stapsgewijs structureert, worden alle nodige stappen vooraf uitgestippeld om de productiefase zo foutloos mogelijk vorm te geven. Dan nog moet men de productie zelf bewaken en controleren. In deze fase komt het aan op een foutloos kwaliteits- en risicobeheer. Daarnaast heeft men ook soft skills, zoals leidinggeven, nodig, om tussentijdse doelen te behalen en efficiënt samen te werken. Men moet met al deze factoren rekening houden bij projectmanagement. Maar hoe zet men dit het beste om in de praktijk?
Hieronder leren we een projectmanagement methode, die via een specifiek ERP-systeem voor de discrete productie praktisch omgezet wordt.

Agile projectmanagement

Agile projectmanagement vond zijn oorsprong in een ander bereik. In 2001 werd het ontwikkeld in kader van het Agile Manifest voor de softwareontwikkeling bij 13 industriereuzen, maar bleek daarna een beproefde projectmethode te zijn. Agile projectmanagement stelt de procedures, opdrachten en rolverdeling van klassieke benaderingen in vraag, en zet ze om naar flexibelere, toekomstgerichte principes. De optimalisatie van klantenwaarde staat hierbij op de voorgrond.

Zo tonen de grondpijlers van Agile projectmanagement bijvoorbeeld korte, directe communicatiekanalen. De implementatie van vlakkere hiërarchieën gaat hiermee gepaard, aangezien complexe, strenge hiërarchieën snelle reacties en korte communicatiewegen meestal onmogelijk maakt. 
De constante, actieve klantencommunicatie is bijzonder bij Agile projectmanagement. Constante feedback maakt het mogelijk om zelfs tijden het productieproces last minute aanpassingen door te voeren. Dankzij de flexibiliteit is deze methode van projectmanagement uitermate geschikt voor complexe projecten, die onvoorspelbaar zijn. Zo kan men snel en efficiënt reageren op eventuele aanpassingswensen van klanten.

Projectmanagement via de watervalmethode

Projectmanagement via de watervalmethode loopt stapsgewijs en gestructureerd af. Van de initiëring tot de planning en analyse, het opmaken van een ressourcesplan en de uitvoering, bewaking en sturing, tot het afsluiten van het project. De structuur is klaar en duidelijk gedefinieerd. Zo begint een nieuwe opdracht pas wanneer de voorgaande volledig afgesloten is. Deze methode duldt slecht beperkte afwijkingen van het oorspronkelijke plan, en is daarom vooral geschikt voor projecten waarbij de uitdagingen op voorhand volledig en transparant gecommuniceerd worden.

Projectmanagement met behulp van de mijlpaal trendanalyse

Zoals de naam reeds suggereert, is het vaststellen ven bepaalde mijlpalen en de bijhorende tijdsbepalingen de basis van deze methode. Via een ERP-systeem kan men controleren of bepaalde mijlpalen tijdig bereikt worden, of er mogelijks problemen opduiken, waardoor de verdere afloop van het totale project in gevaar komt. 

Deze prognoses kunnen in vele gevallen ook grafisch weergegeven worden in het ERP-systeem, om het verdere verloop beter te kunnen visualiseren. Belangrijk hierbij is dat men bij de start van het project bepaald op welke momenten de IS-stand moet vergeleken worden met de geplande stand. Vanwege de relatief eenvoudige opzet is deze methode vanzelfsprekend geschikt voor minder complexe projecten, met gemakkelijk te identificeren mijlpalen.

Project management – conclusie

Door de combinatie van een geschikte project management methode en een ERP-systeem, dat de gedefinieerde stappen en procedures weergeeft, kunnen projecten efficiënter opgezet worden. Essentieel voor een succesvol projectmanagement is, onafhankelijk van de gekozen methode, een uitvoerige planning vooraf. Ook wanneer men specifieke stappen of plannen niet gemakkelijk kan plannen, of wanneer er flexibiliteit nodig is voor eventuele aanpassingen. Een adequaat ERP-systeem kan gezamenlijke processen van het projectmanagement efficiënt vormgeven, door bijvoorbeeld aanbevelingen te geven op basis van voorgaande processen.