Uw boekhouding automatiseren met behulp van ERP

Hoe dekken ERP-systemen voor discrete productie de speciale vereisten voor boekhouding?

Zo goed als elke onderneming komt in aanraking met de uitdagingen van systematische boekhouding. Daarbij moet men enerzijds voldoen aan de wettelijke vereisten, en anderzijds de feitelijke geld- en goederenstromen bewaken en optimaliseren. Ook moet men aan de hand van de beschikbare gegevens strategisch plannen welke stappen en processen men kan realiseren in de onderneming, en onder welke voorwaarden. Zo is de finance en boekhouding meer dan gewoon een noodzakelijk kwaad. De strategische oriëntatie van de onderneming wordt bepaald op basis van de bedrijfsinformatie en -principes. Enkel met een gezonde financiële basis kan een onderneming groeien en zich langdurig etaleren op de markt. 

Wat is boekhouding?

De boekhouding omvat alle geldstromen van financiële middelen en goederen binnen de onderneming, en dient als systematische registratie en bewaking. Over het algemeen maakt men onderscheid tussen de externe en interne boekhouding.

Externe boekhouding

Bij de externe boekhouding geeft men de interne gegevens die wettelijk vereist zijn weer. Hieronder vallen onder andere jaarafsluitingen, winst- en verliesrekeningen of balansen. Men moet de financiële situatie van de onderneming naar buiten toe afbeelden. Hierbij speelt de boekhouding een belangrijke rol.

Interne boekhouding

In tegenstelling tot de externe boekhouding, gaat het bij interne boekhouding ook om controlling, de planning, controle en coördinatie van bedrijfsprocessen, met als doel het algemene bedrijfssucces te maximaliseren. De hierbij gewonnen informatie zullen het management helpen bij het maken van operationele keuzes. Zo gaat men toekomstgerichte analyses hanteren, en ook de afzonderlijke componenten voor het succes van een product in rekening brengen. Rekeningen voor het kostentype, de kostenplaats, het kostenobject of de administratiekosten zijn enkele velden van de interne boekhouding. 

Ook voor ondernemingen in de discrete productie is het van elementair belang om een de externe, maar ook de interne boekhouding, zo efficiënt mogelijk vorm te geven. Daarvoor zetten de meeste ondernemingen speciale softwareoplossingen in, die hierbij ondersteunen en heel wat routinetaken automatiseren om de dagdagelijkse arbeid beduidend te vereenvoudigen.

Op de markt vindt men tal van speciale boekhoudingsystemen, die men als Stand-Alone-oplossing kan inzetten om enkele opdrachten te vervullen. Maar door een integratie in het ERP-systeem kan men nog efficiënter gaan werken, aangezien de meeste ERP-systemen intussen reeds in de standaardversie over een finance module beschikken. Alle financiële taken worden vervolgens automatisch uitgevoerd, zonder dat men interfaces van externe providers nodig heeft.

Op deze manier krijgen ook middelgrote ondernemingen de kans om hun financiële taken volledig intern af te wikkelen en bijna alle bijhorende taken volledig te automatiseren. Via het systeem kan men boekingen uitvoeren, voortgangen controleren en alle zakelijke transacties visualiseren. Zo ontstaat er een mooi overzicht over alle financiële bewegingen en de totale waardenstroom binnen de onderneming. 

Integratie versus Stand-Alone-oplossingen

Naast de holistische benadering van geïntegreerde finance- en boekhoudingsystemen, biedt de integratie in een ERP-systeem, zoals hierboven besproken, nog tal van andere voordelen. ERP-systemen, met een geïntegreerde finance module, verbinden alle processen in de onderneming, en kunnen daarom ook alle financiële processen overzichtelijk weergeven.

Wanneer de verkoop bijvoorbeeld een concreet aanbod met een klant afhandelt, kan deze direct ingevoerd worden in het systeem. Na ondertekening wordt het voorstel in het ERP-systeem meteen aangemaakt als een project, en overgedragen worden naar productie. Wanneer deze het project afgesloten hebben en doorgaven aan logistiek, kan ook de boekhouding hierover automatisch geïnformeerd worden. Daaruit volgt vanzelfsprekend automatisch de opmaak van een factuur, die men enkel nog manueel moet controleren vooraleer ze te versturen naar de klant. 

Strategisch en efficiënt plannen

Finance modules binnen een ERP-systeem kunnen aan de hand van de beschikbare gegevens een transparante kostenberekening maken, en aantonen welke producten in welke mate rendabel zijn. Tegelijkertijd tonen ze welke processen minder economisch interessant zijn, zodat het management uiteindelijk beter kan beslissen in welke richting de onderneming zich zal ontwikkelen. Deze tools kan men niet enkel gebruiken om beslissingen op lange termijn te nemen, maar ook om de dagdagelijkse liquiditeit van de onderneming te garanderen. Zo slaan de systemen automatisch alarm wanneer ze vermoeden dat er knelpunten zullen optreden. Alle daadwerkelijke en geplande middelenstromen worden weergegeven in de software, zodat men een goed zicht krijgt op de speelruimte van de onderneming.

Conclusie: boekhouding in het ERP

De finance en boekhouding zijn het belangrijkste onderdeel binnen elke onderneming. Zij beslissen over het succes of het falen van een onderneming en moeten daarom zowel extern als intern constant valide en foutloos werken. Fouten kunnen grote gevolgen hebben en moeten ten allen tijde vermeden worden. Vooral bij de discrete productie neemt controlling een centrale rol in. Hoe kunnen we projecten realiseren, binnen welke termijn kunnen welke moderniseringen omgezet worden, welke producten zijn rendabel en welke schaden het bedrijfssucces?

Dergelijke vragen dagen ondernemingen uit om intensiever aan de slag te gaan met de interne boekhouding. Door de diverse verbindingen die ERP-systemen mogelijk maken, worden de processen duidelijk efficiënter, transparanter en vooral foutgevoeliger vorm gegeven. Dankzij de valide en consistente data in het ERP-systeem kan men beter beslissingen nemen, en kan men het concurrentievoordeel, dat tegenwoordig zo hard nodig is, gaan garanderen. 
Ook kunnen dergelijke modules de data voor de externe boekhouding correct en begrijpelijk weergeven. Heel wat routinetaken worden overgenomen door het systeem, en vrijwaren op deze manier kostbare ressources die men op andere plaatsen efficiënter kan inzetten. Ondernemingen profiteren van de zekerheid van automatisatie en zijn eenvoudig bestand tegen controles van de belastingen en overheidsinstanties.