Zo gaat procesbeheer uw productie optimaliseren

Ontdek hier waarom het gebruik van krachtige procesbeheersoftware in het ERP-systeem noodzakelijk is voor bedrijven in discrete productie.

Het zogenaamde procesbeheer is een belangrijk, centraal onderdeel van de bedrijfsstrategie. In tijden van digitale transformatie maakt de integratie van moderne software voor procesbeheer in uw eigen ERP-systeem het mogelijk om complexe processen duidelijk weer te geven en dienovereenkomstig te evalueren - altijd met het doel uw eigen bedrijfsprocessen continu te optimaliseren.

Wat is procesbeheer?

De term procesbeheer omvat het managementconcept om bedrijfsprocessen te ontwerpen, uit te voeren, te controleren en te optimaliseren. In het ideale geval omvat dit alle processen die in het bedrijf worden beschreven.

De rol van procesmanagement bij discrete productie

Met de opkomst van concepten zoals Industry 4.0 is geschikte software voor procesbeheer opnieuw relevant geworden. Verschillende bedrijven die zich voornamelijk specialiseren in discrete productie, beginnen ook digitalisering te omarmen. Omdat de druk groot is: globalisering en de constante digitale innovatie van de concurrenten verhogen continu de concurrentiedruk op het gebied van discrete productie. 

In extreme gevallen missen degenen die niet met meegaan met de laatste innovaties de sprong en verliezen het beslissende concurrentievoordeel. Omdat klanten steeds veeleisender worden, moeten bedrijven in deze branche zeker overwegen om geschikte software voor procesbeheer te gebruiken.
Omdat procesbeheer alle bedrijfsrelevante bedrijfsprocessen behandelt, is het onderverdeeld in verschillende deelgebieden, vooral in grotere bedrijven, die onder toezicht staan van andere managers. Moderne ERP-systemen helpen bij het optimaliseren van processen op elk gebied.

Procesontwerp in het ERP-systeem

Een procesanalist is meestal verantwoordelijk voor het procesontwerp. In tegenstelling tot de procesarchitect, wiens rol hierna wordt besproken, heeft dit voornamelijk betrekking op de technische implementatie van het proces. Dienovereenkomstig heeft hij uitgebreide kennis van de gehele processtroom, de activiteiten en de input en output.

De eerste stap is het maken van een procesmodel. Idealiter gebeurt dit met behulp van procesbeheersoftware, die is geïntegreerd in het eigen ERP-systeem van het bedrijf. Een krachtige software voor procesbeheer biedt een grafische gebruikersinterface die procesmodellering vergemakkelijkt. Verschillende procesopties kunnen bijvoorbeeld worden weergegeven.

Na het maken van het basismodel moet de exacte processtroom worden bepaald. Op dit gebied is het belangrijk om factoren zoals input en output, evenals rollen en activiteiten op te nemen.

De simulatie van het procesmodel volgt nu. Ook hier ondersteunt procesbeheersoftware die in het ERP-systeem is geïntegreerd het bedrijf uitgebreid. Als processen vooraf kunnen worden gesimuleerd en op bruikbaarheid worden getest, bespaart dit tijd en middelen die anders verloren zouden gaan.

In het ergste geval kunnen operationele problemen worden verstoord als zich problemen voordoen. Om dit te voorkomen, is een eerdere simulatie in het ERP-systeem essentieel. Het is ook mogelijk om het proces van verschillende modellen te simuleren. Op deze manier kan snel het meest efficiënte procesmodel worden geïdentificeerd dat de gegeven Key Performance Indicators (KPI's) bestrijkt.

Nadat een geschikt model is geïdentificeerd, is het belangrijk dit te optimaliseren en af te ronden. Hiermee eindigt het taakgebied van de procesanalist en begint dat van de procesarchitect.

Implementeer processen in het ERP-systeem

Zoals reeds besproken, is het procesontwerp een taakgebied dat vooral specialistische knowhow vereist. Technische expertise is echter vereist bij het implementeren van een proces. 

Dienovereenkomstig wordt deze taak meestal uitgevoerd door een zogenaamde procesarchitect, die de technische implementatie van de geanalyseerde, gedocumenteerde en gemodelleerde processen op zich neemt. 

Dienovereenkomstig moet de gebruiker goed bekend zijn met de exacte werking van het respectieve ERP-systeem. Activiteiten, gebruikers van workflows en diensten moeten gespecialiseerd zijn in het ERP-systeem voor alle softwaregestuurde activiteiten. Naast het maken van de procesapplicatie, moet deze ook worden getest in de procesimplementatie.

Optimalisatie van technische processen in ERP

Process Management Software biedt tal van technische mogelijkheden voor procesoptimalisatie binnen het ERP-systeem. Enkele veel voorkomende technologieën en methoden worden hieronder besproken.

Proces in kaart brengen

Proces mapping gaat over het in kaart brengen van processen en hoe deze in verhouding staan met andere processen. Op deze manier kunnen gebruikers overeenkomstige afhankelijkheden van processtappen of interacties tussen afzonderlijke processtappen extraheren en dienovereenkomstig aanpassingen maken.

Process mining

Process mining is een methode voor bedrijfsprocesanalyse. Het uiteindelijke doel van deze methode is het optimaliseren van bestaande processen. Om dit mogelijk te maken, worden de werkelijke en doelstatus met elkaar vergeleken in process mining. Door gedetailleerde visualisatie kan elke stap van een groot, complex proces afzonderlijk worden bekeken en geëvalueerd. Op deze manier maakt process mining het mogelijk om de defecte stap snel te identificeren in geval van een incident en dienovereenkomstig aan te passen.

De relevantie van agile procesmanagement

Marktomstandigheden, klantverwachtingen en technologische vooruitgang evolueren voortdurend. Om deze reden is het bijzonder belangrijk voor bedrijven om deze veranderingen door te voeren en dienovereenkomstig te reageren. Degenen die zich niet aanpassen, lopen het risico hun bestaande concurrentievoordeel te verliezen.

Dit is waar agile procesmanagement een rol speelt. Het is echter belangrijk dat het is gebaseerd op het principe dat de processen nooit volledig kunnen en moeten worden gepland. Aangezien externe omstandigheden voortdurend in beweging zijn, is dit eenvoudigweg onmogelijk. Bovendien is standaardisatie niet voor alle procestypes mogelijk. In het geval van productieprocessen op het gebied van serieproductie zou dit normaal geen probleem moeten zijn. Voor processen die, net als productontwikkeling zelf, op feedback zijn gebaseerd, zien dingen er bijvoorbeeld anders uit.

Het is daarom belangrijk om flexibiliteit en aanpassingsvermogen op het gebied van procesbeheer niet uit het oog te verliezen, ondanks de relevantie van gedetailleerde planning.