ERP-software voor energieproducenten

De continuïteit van energieproductie is voor de producent evenals de maatschappij van groot belang. ERP kan de producent ondersteunen bij hun bedrijfsprocessen.

Energieproducenten zijn een essentieel onderdeel van de maatschappij. Zonder elektriciteit zou de huidige samenleving tot een halt geroepen worden. Daarom is het zou belangrijk dat alle bedrijfsprocessen op een juiste wijze verlopen bij deze organisaties.
Omdat er veel digitaal wordt gemonitoord en er veel digitale systemen aan het draaien zijn bij energieproducenten, is ERP-software een goede keuze om deze processen te beheren, te optimaliseren en handmatige taken te automatiseren.
Wij willen in dit artikel verder kijken naar de voordelen van ERP-software voor energieproducenten en welke modules en systemen bij ERP-software een waardevolle toevoeging zijn.

Inhoudsopgave

• De voordelen van ERP
• WMS
• DMS
• Conclusie

De voordelen van ERP-software voor energieproducenten

ERP-software brengt voor de hele organisatie voordelen met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan dat datasilo’s verdwijnen. Een ERP-systeem fungeert als een centrale database waardoor iedere afdeling kan samenwerken met dezelfde data. Zo ontstaat er geen verwarring met betrekking tot data. Het gebeurt nog vaak genoeg dat een afdeling met verouderde data werkt en dat een andere afdeling met vernieuwde data terwijl zij over hetzelfde onderwerp praten. Daarnaast is er door de centrale database altijd real-time data beschikbaar. Zo krijgt iedereen inzicht in de meest recente data.

Sprekend over data, beveiliging van gegevens is een belangrijk onderdeel van elke organisatie. Doordat een ERP-systeem fungeert als centrale database, hoeft u maar op één plek de data te beschermen. Ook wettelijk conform werken is een onderdeel van een ERP-systeem. Het ERP-systeem zorgt er automatisch voor dat u volgens de AVG werkt met betrekking tot persoonsgegevens als u een CRM-module erbij gebruikt.

Voorraad beheren met een WMS

Er zijn verschillende energieproducenten die op verschillende wijzes energie produceren. Denk aan producenten die kolencentrales gebruiken om energie op te wekken. Deze moeten hun voorraad op pijl houden. Daarvoor is er WMS ontwikkeld, wat voluit ‘Warehouse Management Systeem’ betekent.

Met een WMS kunt u alle voorraadprocessen worden gemonitord en beheerd. Het belangrijkste doel voor voorraadbeheer is om de voorraden continu op een optimaal niveau te houden. Ook logistieke en organisatorische vraagstukken vallen hieronder. De vraag is hoe deze processen en vraagstukken zo goed mogelijk worden ingericht.

WMS en ERP

Er zijn drie verschillende mogelijkheden voor de implementatie van WMS. Een losstaande WMS, een module die is ingebouwd in een ERP systeem of een koppeling tussen uw ERP systeem en een WMS pakket van een derde partij.

Een losstaand WMS pakket

U kunt voor losstaand WMS-pakket kiezen. Hierbij heeft u enkel de functionaliteiten voor het beheren van een magazijn.

Een WMS verwerkt in een ERP-systeem

Wanneer een ERP-systeem al beschikt over een WMS, heeft u toegang tot deze functionaliteiten en profiteert u van het de samenwerking tussen het magazijn en de andere afdelingen.

Een koppeling met een derde partij

Als uw ERP-software geen of onvoldoende functionaliteiten heeft voor WMS kunt u een koppeling met een derde partij laten ontwikkelen.

De voordelen van een WMS

Een groot voordeel is dat er een enorm besparingspotentieel is voor bedrijven in het minimaliseren van voorraden. Door voorraadhoeveelheden te optimaliseren, kan dit resulteren in financiële voordelen.

Real-time gegevens

Een voordeel is de beschikbaarheid van belangrijke gegevens. Dankzij real-time warehouse data zijn managers altijd up-to-date en kunnen over huidige voorraden waardoor zij tijdig gefundeerde beslissingen nemen.

Bescherming van data

Gegevensbescherming is een onderwerp waarmee elk bedrijf mee te maken heeft. Met moderne ERP-software kunnen ook gebruikersrechten worden ingesteld op het gebied van magazijnbeheer. Op deze manier kunnen werknemers een betere toegang tot informatie krijgen zonder dat de gegevensbeveiliging in het gedrang komt.

ERP-software als analysetool

ERP-software wordt steeds vaker gebruikt als een analysetool. Op het gebied van warehouse management worden bijbehorende systemen vooral ingezet om proactief te kunnen inspelen op actuele trends door middel van forecastberekeningen. Zo zijn er in verschillende seizoenen en op verschillende tijden wisselingen in vraag waar te nemen.

De documentatie binnen een bedrijf

Elk bedrijf documenteert, daar is niet om heen te gaan, dus ook energieproducenten. Om ervoor te zorgen dat iedereen bij de juiste documenten kan, is er een module ontwikkeld genaamd ‘DMS’, wat staat voor ‘document management systeem’. De taak van een documentbeheersysteem is om alle documenten in het bedrijf digitaal te beheren. Het kan bijvoorbeeld gaan om:

1. Rekeningen
2. Contracten
3. Documenten

Maar ook andere formaten zoals films of afbeeldingen kunnen ook worden opgeslagen in een DMS. Zo past een DMS samen het ERP-systeem in een holistische IT-infrastructuur. Omdat energieproducenten veel met contracten werken, is een DMS een goede aanvulling op een ERP-systeem.

De voordelen van een DMS

Er zijn veel bedrijven die staan voor een uitdaging bij het overwegen van de overgang naar digitaal documentenbeheer. De meest geproduceerde documenten tot nu toe zijn analoog. Deze moeten worden overdragen aan het DMS tijdens de omschakeling.

Verkrijg belangrijke informatie sneller

Bovendien kunnen vereiste documenten, gegevens en informatie veel sneller via DMS worden opgehaald dan via analoog documentbeheer. In plaats van moeizaam zoekn naar verschillende mappen verspreid over de organisatie, werken alle medewerkers met hetzelfde systeem.

Standaardisatie door centralisatie

Als een document vereist is, kan een werknemer toegang krijgen via de DMS, ongeacht hun afdeling. In de regel hebben moderne DMS-verbindingen functies zoals een volledige tekstzoekopdracht die het hele proces versnellen.

Archivering volgens de wet

Sinds 2018 moeten bedrijven in de EU zich houden aan de AVG. De AVG stelt duidelijke eisen aan de controlebeveiliging van data en documenten. Een DMS kan automatisch ervoor zorgen dat het verwerken van documenten conform de wet gaat.

Conclusie: ERP-software met WMS en DMS is een uitkomst voor energieproducenten

Een ERP-systeem gekoppeld met een WMS en een DMS kan voor een energieproduct een uitkomst zijn. Een overzichtelijke database dat voor iedere medewerker het werk makkelijker maakt. Wanneer iemand over data spreekt, dan weet de ander over welke data gaat en kan hij ervan uitgaan dat de data hetzelfde is. Daarnaast zijn de voorraden altijd duidelijk in beeld en komt de energieproductie niet in het geding. De continuïteit van het bedrijf blijft hierdoor in stand. Dat is niet alleen voor het bedrijf van belang, maar voor de hele maatschappij.

Als een energieproducent geen energie kan produceren, ook als is het voor even, heeft het enorme imagoschade voor het bedrijf. Daarom is ERP-software zo belangrijk om fouten in de bedrijfsprocessen te voorkomen.