Beheer eenvoudig al uw (internationale) locaties

Wat is het verschil tussen multi-site en multi-tenancy in termen van ERP-systemen voor discrete productie?

Ondernemingen in de discrete productie zullen in de toekomst steeds vaker naar nieuwe technologieën moeten grijpen om te kunnen voldoen aan de toenemend complexer wordende vereisten van hun klanten. Dit heeft echter niet enkel invloed op de individuele productieprocessen, maar op de gehele bedrijfsstructuur en bedrijfsprocessen. Deze moeten allemaal zodanig met elkaar versmelten dat men tot het laatste druppeltje efficiëntie optimaal kan benutten.

Dochterondernemingen in de middenstand

Grote ondernemingen hebben hun bedrijven vaak opgedeeld in middelgrote ondernemingen, verschillende dochterondernemingen opgericht, of ze verspreid over verschillende locaties. De redenen hiervoor zijn veelzijdig, en spelen verder in dit artikel ook eigenlijk geen rol. Wij willen ons liever bezighouden met de vraag hoe ERP-systemen omgaan met dergelijke ondernemingsstructuren en welke mogelijkheden er zijn.

Tijdens de zoektocht naar ERP-systemen voor ondernemingen met meerdere locaties stoot men vaak op de termen ‘multi-site’ en ‘multi-tenancy’. Maar wat betekent dit precies in het kader van ERP-systemen, en wat is het onderscheid tussen beide? We willen ook antwoord geven op de vraag waarom dit voor ondernemingen in de discrete productie van elementair belang is. Eerst bekijken we nog eens de algemene werking van een ERP-systeem, om beter te begrijpen wat multi-site en multi-tenancy zijn, en hoe we deze kunnen inzetten.

Hoe werkt een ERP-systeem

Enterprise Ressource Planning, of kortweg ERP, beschrijft de organisatorische opdracht om alle beschikbare ressources binnen een onderneming, van gelijke welke aard, zo goed en efficiënt mogelijk in te zetten, om zo winstgevend mogelijk te zijn. Daarbij definiëren we naast de grondstoffen ook de feitelijke productiemiddelen en het personeel. Alle opdrachten en processen binnen een onderneming moeten zodanig ingezet worden dat ze zo efficiënt mogelijk benut worden. 

ERP-systemen zijn software-oplossingen die deze opdracht overnemen. Ze verbinden de verschillende ondernemingsprocessen met elkaar en automatiseren ze zodanig dat er winst ontstaat. Zo worden alle afdelingen van een onderneming weergegeven in het ERP-systeem, en worden ze ondersteund met verschillende functies. Alle bedrijfsrelevante informatie wordt verzameld, georganiseerd, opgeslagen en beschikbaar gesteld in een centrale databank. Op deze manier ontstaan er verbindingsmogelijkheden tussen afdelingen, die voordien niet bekend waren of konden gerealiseerd worden. 

Maar wat als een onderneming op verschillende locaties tegelijkertijd produceert? ERP-systemen hebben de mogelijkheid om ondernemingsprocessen weer te geven, maar hoe zit het in elkaar wanneer verdere ondernemingen en locaties moeten aangesloten worden? Daar komen de begrippen ‘multi-site’ en ‘multi-tenancy’ in beeld. 

Multi-tenancy en multi-site zijn geen synoniemen

Wat betekent multi-tenancy in de context van een ERP-systeem? Een ‘tenant’ wordt gedefinieerd als een onafhankelijke actor, zoals bijvoorbeeld een onderneming of een dochterfirma. Een ERP-systeem wordt als multi-tenant omschreven wanneer het in staat is om meerdere ondernemingen, dus tenants, tegelijkertijd te verbinden via slechts één fysiek systeem. Zo krijgt elke onderneming een eigen ERP-instantie, aangepast is aan de specifieke noden, dat kan communiceren met de andere instanties.

Meerdere ERP-locaties communiceren met elkaar

Om intercompany-activiteiten tussen een onderneming en de dochterfirma’s te realiseren, wordt aangeraden om met moderne ERP-oplossingen te werken, die in staat zijn om data tussen de onafhankelijke tenants uit te wisselen, zonder dat men inflexibele interfaces moet gebruiken. Het doel is om binnen een enkel systeem te synchroniseren, zodat men verlies en fouten kan minimaliseren. 

Een voorbeeld geeft meer duiding op de werking van dergelijke multi-tenant ERP-systemen. Een producent van sportkledij heeft over de jaren heen meerdere dochterondernemingen opgericht, die verschillende speciale producten of pre-producties maken voor het moederbedrijf. Het moederbedrijf bestelt zo bijvoorbeeld 10.000 ritssluitingen bij de dochteronderneming die hierin gespecialiseerd is. 

Actie in onderneming A veroorzaakt actie in onderneming B

Bij de dochteronderneming ontstaat een verkooporder, een productietaak, en uiteindelijk een levering en facturatie aan het moederbedrijf. Deze betaalt de bijhorende factuur. Dat kan allemaal vrij automatisch gerealiseerd worden, wanneer beide via een verbonden ERP-systeem werken. Dergelijke processen vinden bij concerns dagelijks plaats, en zijn geen uitzonderingen meer. Acties in het ERP-systeem van het moederbedrijf moeten acties in het ERP-systeem van de dochteronderneming kunnen activeren, en omgekeerd. 

Een ERP-systeem voor meerdere locaties

Wat is nu het verschil met multi-site? Terwijl bij multi-tenancy meerdere aparte ERP-systemen met elkaar communiceren, gaat het bij multi-site om een structuur van 1 enkel ERP-systeem dat op verschillende locaties gelijktijdig ingezet wordt. Elke kantoor heeft toegang tot alle gegevens van de totale onderneming, en kan zo bijvoorbeeld heel precies raadplegen hoe het met de voorraden zit, of de bezetting van één enkele locatie. Zo kan men complexe en locatie-overschrijdende organisatiestructuren eenvoudiger weergeven.

Centraal voorraadbeheer is belangrijk

Vooral het centraal voorraadbeheer is een belangrijk thema. Het hoofdkantoor kan steeds zien waar er mogelijks tekorten optreden, en deze centraal compenseren of bijbestellen. Het is dus belangrijk dat men alle locaties ook los van elkaar kan raadplegen. In het andere geval gaat het centraal ERP-systeem gewoon alle gegevens bundelen en samenvatten. Bij de complexe ondernemingsstructuren van hedendaagse discrete productiebedrijven moeten ERP-systemen ook dergelijke subsystemen kunnen ondersteunen.

Geen synoniemen, maar ook geen tegengestelden

De twee principes moet men niet beschouwen als synoniemen, maar ook niet als complete tegenovergestelden. Beide vormen hebben eigenschappen van elkaar. Bij de keuze van een geschikt ERP-systeem voor ondernemingen in de discrete productie komt het er op aan om vast te stellen aan welke vereisten het systeem moet voldoen. De ondernemingsstructuur dient daarbij als uitvalsbasis om een geschikt systeem vorm te geven.