Automatiseer uw inkoop en zit nooit meer zonder materiaal

Ontdek hier wat belangrijk is voor een geschikt ERP-systeem voor discrete productie en welke functies met name relevant zijn voor de inkoop.

De discrete productie-industrie is op economisch vlak enorm relevant binnen Europa. Door factoren zoals de continue globalisering of de digitale transformatie staan dergelijke ondernemingen momenteel onder grote druk om de verwachtingen van de klanten in te lossen. Zo is de laatste jaren niet enkel de verkoop veranderd, met als doel aan de groeiende klantenverwachtingen te voldoen. Men moet een hoge waarde hechten aan welke producten en welke materialen van welke leveranciers aangekocht worden, om zo strategisch de juiste beslissingen te nemen.

Intussen doen ERP-systemen zo veel meer dan enkel de puur operationele afwikkeling van processen. Daardoor is ook de inkoop in de discrete productie geëvolueerd. Tenslotte is het doel steeds om de inkoop efficiënter in te richten en de afhandeling te optimaliseren. Men kan hier een onderscheid maken tussen het operationeel en strategisch niveau. 

Strategische inkoop in uw ERP

Het strategische niveau is, in vergelijking met het operatieve, een relatief nieuwe functie in het ERP-systeem. Moderne ERP-systemen beschikken intussen over tal van mogelijkheden om strategische inkoopbeslissingen beter te kunnen maken. We bespreken enkele van die functies en modules verder in het artikel.

Beheersing van de materiaalkosten

Ten eerste is het mogelijk om de kosten voor één specifiek materiaal gedurende een bepaalde periode te beheersen in het ERP-systeem. Deze gegevens zijn niet enkel voor de aankoop zelf relevant, maar ook voor controlling en het management. Zo kan men goed kiezen bij welke leveranciers men grote hoeveelheden van bepaalde materialen zal aankopen. Met die leveranciers kan men kortingen voor contingentie of grote hoeveelheden afspreken, indien deze nog niet van toepassing zijn.

De kwaliteit beheren

Kwaliteitsbeheer is niet enkel belangrijk bij de eigen productie. Vooral bij de discrete productie moet men garanderen dat de kwaliteit van elk apart component aan bepaalde standaards van de onderneming voldoet. Daarbij geldt: vertrouwen is goed, controle is beter. Wanneer er kwaliteitsproblemen ontstaan bij een specifiek onderdeel, zonder dat deze opgemerkt worden, worden deze onderdelen verder verwerkt. In het ergste geval raken deze niet één enkel exemplaar, maar verliest een volledige range aan kwaliteit. Uiteindelijk kan een groot deel van de productie getroffen worden. Stelt u zich eens voor dat een defect onderdeel verwerkt wordt in tal van personenwagens. In het beste geval ontdekt de onderneming dit nog voor de wagens uitgeleverd worden aan de eindklanten. In het slechtste geval ontstaat er een schandaal dat het imago van de onderneming langdurig kan beschadigen. 

Om dat te vermijden moet men reeds bij binnenkomst van de goederen controleren of deze voldoen aan de kwaliteitsstandaard. Door een module voor kwaliteitsbeheer te integreren in het ERP-systeem kan men de ontwikkeling van de productkwaliteit van een specifieke leverancier goed opvolgen doorheen de tijd. Zo bent u steeds op de hoogte van welke leverancier de beste kwaliteit levert, en kunt u zo strategische inkoopbeslissingen gegrond maken. 

Toewijzingsstrategieën in het ERP-systeem

Moderne ERP-systemen beschikken over uitvoerige analyse- en evaluatietools, waarmee men verschillende zaken, zoals winstgevendheid en efficiëntie, grondig kan vergelijken. Zo kan men bijvoorbeeld bepalen welke materialen van welke leveranciers moeten aangekocht worden.

Bij de discrete productie kan het ook voorkomen dat een onderneming eigenlijk in staat is om een bepaald onderdeel, dat men actueel aankoopt, ook zelf te produceren. Dat is echter niet altijd even voordelig. Een ERP-systeem met de nodige functies kan helpen bij het bepalen van deze keuze. Is het gunstiger om het product zelf te produceren, of spelen nog andere factoren een rol? Hoe lang duurt het om het onderdeel op korte termijn zelf te produceren? Is het op lange termijn economisch voordelig om een bepaalde voorraad zelf in-house te produceren, en de rest te laten leveren door een bepaalde leverancier? De zogenaamde Make-or-Buy beslissing wordt vereenvoudigd via het ERP-systeem. 

Operationele inkoop

Het wordt al snel duidelijk dat een geschikt ERP-systeem de strategische afwikkeling van de aankoop op vele vlakken en manieren kan verlichten. Maar ook op operationeel vlak profiteert de aankoop bij discrete productie. Het ERP-systeem dient dan bijvoorbeeld als een rijke databank, waarin men onder andere informatie over de bestelgeschiedenis van een specifiek onderdeel kan raadplegen. Ook levertermijnen van een specifieke leverancier kan men in het systeem invoeren en bekijken.

Automatisering in het ERP

Op het operationele vlak speelt automatisering een bijzonder grote rol. Het doel is om medewerkers te ontlasten bij gestandaardiseerde processen, en zo de capaciteiten beter te benutten. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om via het ERP-systeem de levertermijnen te bewaken, en indien gewenst, automatische bezorgherinneringen te laten versturen via het systeem. De meeste systemen beschikken ook over een automatische aanvraagverwerking.

De totale supply chain in het ERP

Productieondernemingen, zoals ondernemingen in de discrete productie, hebben meestal een langere supply chain, die zich vaak ook internationaal beweegt. Inkoop en verkoop vormen binnen de supply chain de verbindingsstukken tussen het vorige of het volgende onderdeel. Om transparantie over de hele keten te waarborgen, moet een bijhorend Supply Chain Management systeem via een interface verbonden worden met het eigen ERP-systeem.
Op het vlak van inkoop speelt EDI (Electronic Data Interchange) een bijzondere rol. Via EDI is het mogelijk dat leveranciers bij het aankoopproces betrokken worden, en het proces zo transparant mogelijk wordt gemaakt voor alle betrokkenen. 

ERP en DMS

In principe moeten alle bestaande systemen steeds met elkaar geïntegreerd zijn om de problematiek van dubbele dataverwerking te vermijden. Op het vlak van inkoop heeft de integratie van het DMS-systeem in het bestaande ERP-systeem ook diverse functionele voordelen. Zo kunnen bijvoorbeeld leverbonnen automatisch gegenereerd worden. Daarna wordt de levering ook automatisch ingeboekt. Via een zoekopdracht kan men op elk moment de gegevens oproepen over uitstaande leveringen, of leveringen die reeds ingeboekt zijn.

Conclusie: efficiëntere inkoopprocessen dankzij ERP

Ook al heeft een ERP-systeem nog heel wat andere voordelen voor de inkoop bij een discrete productie, is het nu duidelijk dat een geschikt ERP-systeem de inkoopprocessen vereenvoudigd en efficiënter maakt. Zowel op strategisch als operationeel vlak vormt het ERP-systeem het hart van de inkoop, en kan het helpen om ondernemingen die zich specialiseren in de discrete productie de uitdagingen van morgen aan te gaan.