Hoe EDI de administratieve kant van de logistiek automatiseert

Lees hoe EDI zorgt voor meer efficiëntie door datatransmissie tussen bedrijven in discrete productie.

Bedrijven op het gebied van discrete productie staan momenteel voor verschillende uitdagingen. Enerzijds is er toenemende concurrentie van buitenaf als onderdeel van de globalisering. Omdat de productiekosten buiten de Europese Unie meestal veel lager zijn dan bij productie op locatie, wordt import steeds populairder. 

De eisen op het gebied van logistiek nemen ook toe, omdat klanten de mogelijkheid hebben om goederen van verschillende leveranciers te betrekken in de loop van een wereldwijd netwerk. Als een bedrijf in discrete productie in staat is om logistieke processen efficiënter dan de concurrentie te verwerken, kan dit u zeker een concurrentievoordeel opleveren.

Aan de andere kant is het belangrijk om het contact niet te verliezen in tijden dat de digitalisering gestaag vordert. Maar zowel globalisering als digitalisering kunnen ook als kansen worden gebruikt - op voorwaarde dat u weet hoe u ze correct kunt gebruiken.

Wat is Electronic Data Interchange (EDI)?

Electronic Data Interchange is de elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten, zoals bestellingen, leveringsbonnen en facturen. Deze documenten worden uitgewisseld tussen de zakenpartners in de vorm van gestructureerde gegevens en zonder handmatige tussenkomst.
In het volgende zullen we daarom in de eerste plaats ingaan op het concept van elektronische gegevensuitwisseling, die efficiëntere communicatie mogelijk maakt in tijden van wereldwijd netwerken. Dit geeft ook verschillende voordelen op logistiek gebied. Maar welke toegevoegde waarde heeft het voor bedrijven die actief zijn in discrete productie?

Automatisering van EDI-software

In dit geval is "zonder handmatige tussenkomst" een cruciaal punt. EDI vergemakkelijkt de overdracht en communicatie van gegevens doordat deze steeds meer geautomatiseerd worden. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt idealiter ook voor real-time datatransmissie. Op deze manier kunnen complete bedrijfsprocessen sneller worden verwerkt en wordt de transparantie binnen de supply chain uitgebreid.

Logistieke transparantie via EDI

Verschillende academische literatuur toont de relevantie van een transparante supply chain voor bedrijven. "Uiteindelijk is het doel van transparantie het verbeteren van de controle en het vrijgeven van prestatiepotentieel", zegt Amir Harel, General Manager van Visibility Solutions. Het lijkt duidelijk waarom een naadloze uitwisseling van informatie en gegevens langs de supply chain en de daaruit voortvloeiende transparantie gunstig is voor alle betrokken bedrijven. Als er bij een leverancier knelpunten zijn, kan de klant bijvoorbeeld de optie hebben om goederen van een andere leverancier te kopen, op voorwaarde dat hij tijdig op de hoogte is gesteld.

Dit betekent echter geenszins dat grotere transparantie in de toeleveringsketen van een discreet productiebedrijf over het algemeen wenselijk is, maar niet absoluut noodzakelijk is. Als er een totaal gebrek aan transparantie is, kunnen problemen zoals het zogenaamde zweepeffect optreden. Dit is het fenomeen op het gebied van supply chain management dat er steeds grotere schommelingen in de vraag zijn in een supply chain met meerdere fasen. Deze leiden tot grote voorraadschommelingen, die toenemen naarmate u verder in de supply chain zit.

Het opslingereffect

Het opslingereffect, ook bekend als het bullwhip-effect, is meestal het gevolg van communicatieproblemen tussen de afzonderlijke schakels in de supply chain en wordt daarom vooral vaak aangetroffen in gefragmenteerde supply chains. De eerste stimulans is een verandering in de vraag van eindklanten. Afhankelijk van hoe uitgesproken het zweepeffect is, kunnen de gevolgen aanzienlijk zijn. 

De gevolgen van het opslingereffect is in de voedingsindustrie vaak zelfs nog ernstiger, omdat voorraden onbruikbaar worden en op een bepaald tijdstip moeten worden geschrapt - maar dit kan ook optreden op het gebied van discrete productie, bijvoorbeeld als onderdelen uit productie genomen producten zijn.

EDI en ERP

Terwijl alle interne bedrijfsgegevens worden opgeslagen en processen worden uitgevoerd in ERP, houdt EDI-software zich bezig met het communiceren van deze gegevens - tussen afzonderlijke bedrijfsgebieden of tussen bedrijven. Als bedrijfsoverschrijdende processen worden uitgevoerd met behulp van een ERP-systeem, staat dit ook bekend als een ERP II-systeem. Om een vlotte uitwisseling te garanderen, moet er echter een zekere bedrijfsoverschrijdende standaardisatie zijn.

Standaardisatie in EDI

Uniforme, internationale normen voor elektronische datatransmissie zijn eigenlijk al enige tijd gebruikelijk. De meesten van hen zijn waarschijnlijk bekend met de zogenaamde EDIFACT-standaard.

EDIFACT standaard

EDIFACT is de standaard van de Verenigde Naties (VN). Het acroniem staat voor Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Tegenwoordig vormt deze standaard, samen met enkele anderen, de basis voor een informatie-uitwisseling die verder gaat dan industrieën en landen. Om dit mogelijk te maken, krijgt elk EDIFACT-bericht een uniforme, zescijferige afkorting. Veel van deze afkortingen zijn afgeleid van het type bericht zelf, bijvoorbeeld "CUSDEC" is de afkorting voor een douaneaangifte ("Custom Declaration") en "DELFOR" is de afkorting voor leveringsprognose (Deleviry Forecast). Naast EDIFACT zijn er nog enkele andere gemeenschappelijke normen. Het is belangrijk dat bedrijven die deel uitmaken van een supply chain een uniforme standaard voor gegevensoverdracht gebruiken. Dit is de enige manier om EDI efficiënt te gebruiken.

Conclusie: betere logistiek door EDI

Electronic Data Interchange heeft een speciale status op het gebied van discrete productie. Als alle leden van de toeleveringsketen deelnemen aan een holistische informatie-uitwisseling in real-time, kunnen potentiële problemen snel worden geïdentificeerd en verholpen. Als een uitwisseling van informatie slechts matig wordt gegarandeerd of zonder voldoende transparantie, kan dit ernstige gevolgen hebben voor de logistiek en de winstgevendheid van de bedrijven.