Wat is een Data Flow Diagram?

Eén van de meest voorkomende redenen dat ERP-projecten mislukken is een slechte voorbereiding. In deze blog leggen wij uit hoe een DFD (Data Flow Diagram) u perfect kan helpen in de voorbereidingsfase.

Wie niet van tevoren goed in kaart brengt waar ze een ERP-systeem precies voor nodig hebben, gaat het heel moeilijk krijgen in het daaropvolgende, intensieve, traject. Uit talloze voorbeelden is gebleken dat een Data Flow Diagram (DFD), in het Nederlands ook wel gegevensstroomschema genoemd, uitstekend kan ondersteunen in de voorbereidende fase. Het helpt u uw data- en informatiestromen in kaart te brengen, zodat u precies weet aan welke vereisten uw nieuwe systeem moet gaan voldoen.

Inhoudsopgave

• Data Flow Diagram
• Opzet van een DFD
  • Soorten en levels
• Business Process Management-systeem
• DFD en ERP
• Conclusie: breng uw dataflows in kaart met een DFD

Data Flow Diagram

Een Data Flow Diagram is een grafische representatie van een gegevensstroom, ook wel dataflow genoemd. Het is een veelgebruikte techniek om processen binnen een organisatie te analyseren en om alle flows overzichtelijk in kaart te brengen.

Opzet van een DFD

Een gegevensstroomschema bestaat uit vier verschillende onderdelen/symbolen (Lucidchart.com, 2023):

1. Gegevensstromen

Dit zijn de pijlen die componenten met elkaar verbinden, de route die de data aflegt tussen alle externe entiteiten (organisaties, systemen, klanten) die met uw organisatie te maken hebben.

2. Externe entiteiten/bronnen

Zoals gezegd zijn dit dus bedrijven, systemen, klanten, en nog veel meer actoren waarmee u te maken heeft als bedrijf. Het zijn echter wel degenen die niet direct gebruik maken van uw eigen systeem. Zij zijn als het ware degenen die met hetgeen in de diagram communiceren.

3. Processen

Alles dat ervoor zorgt dat input output wordt. Denk hierbij aan het invoeren van gegevens en het uitvoeren van berekeningen. Het is het proces waarbij data van plaats A naar plaats B gaat.

4. Data warehousing/gegevensverzamelingen

Dit zijn de opslagplaatsen van uw data. Denk hierbij aan de verzamelplaats van alle klantorders die uw organisatie binnenkrijgt. Alle data wordt uiteraard niet op één grote hoop gegooid, dus het is belangrijk in kaart te brengen welke gegevens u op welke plek opslaat.

Illustratie 1: Een voorbeeld van de manier waarop een DFD vormgegeven zou kunnen worden.

Soorten en levels

Een Data Flow Diagram kan op twee verschillende manieren worden uitgewerkt. Allereerst kan u kiezen voor een 'logisch' gegevensstroomschema. Deze soort focust zich op hetgeen dat nodig is om alles soepel te laten verlopen, de 'wat'-vraag. Het 'fysieke' schema focust zich vervolgens weer op de manier waarop dit tot stand moet komen en daadwerkelijk uitgevoerd moet worden, het focust zich dus op het 'hoe'. Het logische schema zal dus altijd als eerst uitgewerkt moeten worden, daarna wordt er pas gekeken naar het fysieke.

Een voorbeeld zal dit ongetwijfeld wat meer verduidelijken:

Logisch gegevensstroomschema: Wat voor systeem hebben we nodig om facturen te kunnen versturen? Wat zijn de functionaliteiten die wij van het systeem vereisen?

Fysiek gegevensstroomschema: Hoe gaan we dit implementeren: on-premise, of in de cloud? Stel we kiezen voor on-premise, hebben we dan de middelen om dit zelf te installeren en te onderhouden, of moeten we dit bijvoorbeeld uitbesteden?

Tot slot zijn er ook verschillende levels (ook wel niveaus genoemd) in een DFD. Des te hoger het level, des te gedetailleerder het schema is. Het is dus aan u om te bepalen hoe gecompliceerd u het diagram wil hebben, uiteraard gaat dit gepaard met de omvang van uw organisatie. Een grote organisatie heeft veel meer processen die in kaart gebracht moeten worden. Doorgaans kunnen de meeste organisaties goed uit de voeten met levels 0 t/m 3 (ICT Portal, 29.03.2022).

Business Process Management-systeem

Een Business Process Management-systeem, ook wel bekend als BPM, richt zich op alle processen binnen uw organisatie. Het is dus een interessant systeem als u op zoek bent om al uw data overzichtelijk in kaart te brengen. De meeste BPM-systemen hebben namelijk ook de functionaliteit om DFD's te creëren.

DFD en ERP

We hebben dus vast kunnen stellen dat een Data Flow Diagram zeer nuttig kan zijn voor het analyseren van processen en om deze in kaart te brengen. Dit leidt vervolgens tot de volgende fase: we weten waar we staan, wat we eventueel kunnen verbeteren en gaan nu kijken hoe we dit gaan implementeren. Zodoende zou een DFD dus aan de basis moeten staan van uw zoektocht naar een nieuw ERP-systeem, of wanneer u de huidige software wil updaten/bijwerken. Het creëren van een DFD is als het ware uw huiswerk en het ERP-project is uw toets, en u wil toch geen toets gaan maken zonder gedegen voorbereiding?

De meest voorkomende fout die men maakt bij de aanschaf van een ERP-systeem is dat ze niet goed voorbereid zijn en geen onderzoek hebben uitgevoerd. Op de hoogte zijn van uw sterke/zwakke punten en uw dataflows in beeld hebben, pas dan weet u waarbij het ERP-systeem ondersteuning moet bieden.

Conclusie: breng uw dataflows in kaart met een DFD

Een Data Flow Diagram is een uitstekende tool om processen, data, systemen en entiteiten goed in kaart te brengen. Op die manier weet u precies hoe uw organisatie ervoor staat voordat u begint aan een potentiele (grote) digitale transitie. U bent dan op de hoogte van uw sterktes/zwaktes en weet precies waarmee het systeem u moet ondersteunen. Een voetnoot is wel dat u niet overboord moet gaan met details in uw DFD, dan is het risico namelijk dat u het overzicht kwijt kan raken. Wanneer u dat goed onthoudt, dan kan een gegevensstroomschema van onmisbare waarde zijn in de zoektocht naar nieuwe (ERP-)software.