Wat is on-premises ERP-software?

Wie op zoek is naar nieuwe ERP-software, zal snel de term "on-premises" tegenkomen. Wat het is en wat het te maken heeft met ERP lees je hier.

Bij het kiezen van nieuwe ERP software moeten veel beslissingen worden genomen. Naast de feitelijke functionaliteiten moet ook de opslaglocatie van het systeem en de data worden bepaald. In deze context kom je al snel de term on-premises tegen. Maar wat is on-premises precies en wat heeft het met ERP-software te maken? En wat zijn de voordelen van deze opslagvariant? Alle antwoorden en meer worden hieronder besproken.

Inhoudsopgave

• Definitie: wat is on-premises?
• Definitie: wat is ERP software?
• Technisch niveau van ERP software
• Een kwestie van de locatie
• Functies van een on-premises ERP software
• Conclusie: oplossingen op locatie blijven zinvol

Definitie: wat is on-premises?

On-Premises is de Engelse term voor 'op locatie'. Dit beschrijft een licentiemodel voor servergebaseerde softwareapplicaties. De term on-premises werd pas nodig voor differentiatie met de opkomst van cloudgebaseerde licentiemodellen en software as a service-modellen.

Opkomst van cloud ERP-oplossingen

Voorheen waren on-premises softwaremodellen de klassieke variant. Software wordt verkregen van een leverancier en beheerd op de eigen hardware van het bedrijf. In het geval van cloudmodellen daarentegen worden zowel de software als de opslag- en rekenkracht verkregen van de respectieve aanbieder. Er is geen onderhoud of hosting van de server nodig en de softwareapplicatie wordt meestal gebruikt via een internetverbinding.

Gegevens intern houden

On-premises ERP softwaretoepassingen worden op de in-house servers geïnstalleerd en de gegevens worden daar ook opgeslagen. Laten we nu eens kijken naar ERP software in het algemeen om beter te begrijpen wat precies de verschillen zijn tussen de afzonderlijke soorten opslag en welke invloed ze hebben op de manier waarop de software werkt.

Definitie: wat is ERP software?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het gaat om de taak van een bedrijf om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten voor de eigen bedrijfsprocessen. Het gaat ook om het optimaliseren van de processen zodat er geen middelen verloren gaan.
In deze context zijn hulpmiddelen meer dan alleen werkmateriaal. Bronnen zijn bijvoorbeeld ook:

• Gereedschap (werkmaterialen, etc.)
• Machines (productiesystemen, robots, etc.)
• Wagenpark (vrachtwagens, bedrijfswagens enz.)
• Personeel (werknemers, uitzendkrachten, etc.)
• Financiële middelen (bankactiva, deposito's enz.)
• Vastgoed (werkplaatsen, kantoorgebouwen, etc.)

Veel verschillende processen tegelijk

In moderne bedrijven lopen talloze processen gedeeltelijk parallel aan elkaar en grijpen ze in elkaar. Zonder de juiste hulp zou het bedrijf niet alle processen kunnen organiseren, controleren en bewaken. Hiervoor worden ERP-softwaresystemen gebruikt.

Alles op één plek

Deze database-gebaseerde softwareapplicaties brengen alle processen in een bedrijf in kaart en brengen alle data samen in een centrale database. Alle functies in het bedrijf hebben dan toegang tot deze database. Op deze manier kunnen processen tussen afdelingen efficiënter worden ingericht.

Technisch niveau van ERP software

ERP oplossingen zijn veelal opgebouwd uit verschillende modules die elk een specifiek gebied in het bedrijf bestrijken. De modules zijn via het ERP met elkaar verbonden en kunnen daardoor met elkaar communiceren. De volgende modules komen vaak voor in moderne ERP software:

• Bedrijfsinformatie
• Beheer van klantrelaties
• Document beheer
• Financiële boekhouding
• Magazijnbeheer
• Personeelszaken
• Productie

Niet elk bedrijf heeft al deze modules nodig om zijn eigen bedrijfsprocessen in kaart te brengen, ook andere bedrijven hebben extra functies nodig. Maar de selectie van een ERP systeem is niet alleen een lastige taak voor bedrijven met betrekking tot het scala aan functies. Van tevoren moet duidelijk zijn welk licentiemodel u kiest.

Een kwestie van de locatie

Als een bedrijf besluit om ERP software te introduceren, moet eerst bepaalde randvoorwaarden voor het project worden gedefinieerd. Naast het budget en het tijdsbestek moeten ook de technische condities in het bedrijf zorgvuldig worden bekeken. De centrale vraag is welk licentiemodel voor ons als bedrijf een optie is. Hier zijn verschillende mogelijkheden, zoals:

• On-premises ERP (lokaal)
• Cloud ERP (software-as-a-service)
• Hybride ERP (deels cloud, deels on-premises)
• Gehoste ERP (gehuurde servers)

De eisen van deze licentiemodellen kunnen sterk van elkaar verschillen. Met name de technische voorwaarden waaraan moet worden voldaan voordat men aan de slag kan met een on-premises ERP zijn behoorlijk hoog. Eigen servers en netwerken zijn nodig om de ERP-oplossing lokaal te laten draaien.

Onderhoud is eigen verantwoordelijkheid

Bovendien moet je vertrouwen op de nodige expertise in je eigen gelederen, want het onderhoud en de reparatie van de software en hardware is de verantwoordelijkheid van het bedrijf met dit model. Het grootste voordeel van on-premises is zeker de hoge mate van maatwerk. U kunt de software naar eigen inzicht herschrijven en gebruiken.

Dit vereist echter de nodige expertise en daarom is een eigen IT-afdeling zeker een pré. Maar er zijn op dit punt ook tal van systeemhuizen die deze taken kunnen overnemen. Hieraan zijn echter extra kosten verbonden.

Beveiliging van het ERP systeem

Een ander belangrijk aandachtspunt bij lokale ERP-projecten is gegevensbeveiliging. Het bedrijf moet verschillende maatregelen nemen zodat de gegevens veilig en conform de wettelijke eisen op de eigen server worden opgeslagen. Hierbij moet rekening worden gehouden met zowel digitale als analoge maatregelen.

Bescherming tegen invloeden van buitenaf

Naast passende firewalls is ook de fysieke bescherming van de server een niet te onderschatten issue. Deze moeten worden beschermd tegen brand, diefstal of waterschade. Al deze maatregelen moeten uiteindelijk worden overwogen en geïmplementeerd als u de ERP-oplossing op uw eigen servers wilt laten draaien.

Medewerkers trainen belangrijk

Ook is het belangrijk om de medewerkers voldoende bekend te maken met de beschermingsmaatregelen. Over het algemeen moeten ze voldoende bekend zijn met het systeem voordat ze in gebruik worden genomen. Vooral als er veel individuele aanpassingen aan het systeem zijn gedaan, moeten de medewerkers voldoende worden opgeleid.

Functies van een on-premises ERP software

Qua functionaliteit zijn lokale ERP-oplossingen erg flexibel. U kunt bij de aanbieder een volledige versie van ERP-software aanschaffen en deze naar wens gebruiken. Ook als op dit moment niet alle functies nodig zijn, kunnen ze later gewoon weer worden ingeschakeld.

Aanpassingen aan het systeem

Met de aanschaf van de software heeft u ook de mogelijkheid om de individuele functies aan te passen en opnieuw te ontwerpen volgens uw eigen behoeften. Hierdoor kan de software worden aangepast aan de reeds gevestigde processen in het bedrijf. Bij andere licentiemodellen is dit vaak anders. Veel processen van de oplossing worden hier aangepast.

Vooral belangrijk in productie

Vooral in de productie is dit echter vaak lastig, daarom kiezen veel bedrijven in de maaksector voor een lokale oplossing. Veel bedrijven hebben ook buikpijn bij de gedachte hun gegevens op servers in het buitenland op te slaan. Beide worden vermeden door de implementatie van een lokale oplossing.
Maar niet alleen bedrijven met een eigen productie hebben baat bij lokale ERP-software. De individuele ontwerpoptie is eerder ook interessant en belangrijk voor veel andere organisaties.

Veilige verbinding belangrijk

Voor veel bedrijven is het net zo belangrijk dat de ERP-software altijd beschikbaar is. Bij een cloudoplossing heb je naast het functioneren van de server van de provider ook een stabiele internetverbinding nodig. Als dit niet lukt, kan het werk niet doorgaan, wat in veel bedrijven tot een directe omzetdaling zou leiden.

Conclusie: oplossingen op locatie blijven zinvol

Steeds meer bedrijven trekken met hun ERP applicaties naar de cloud. Maar voor veel bedrijven is dit licentiemodel geen optie. On-premises ERP software biedt een hoge mate van flexibiliteit en betrouwbaarheid.

Tegelijkertijd is de inspanning voor het bedrijf met deze oplossingen beduidend hoger dan met bijvoorbeeld een ERP oplossing uit de cloud. Het bedrijf is volledig verantwoordelijk voor de beveiliging en het onderhoud van het systeem. Naast de technische vereisten, vereist het ook de nodige expertise in huis. Voor veel bedrijven zijn ERP oplossingen op locatie echter de beste optie.