Wat is on-premises ERP-software?

Ontdek wat on-premises ERP is, hoe de software op eigen servers werkt en wat je moet regelen voor functies, beheer, beveiliging en kosten.

On-premises ERP is bedrijfssoftware die op eigen servers binnen je organisatie draait. Het systeem verbindt bijvoorbeeld verkoop, inkoop, voorraadbeheer en financiële administratie. Je organiseert zelf de technische omgeving, het onderhoud en de beveiliging, eventueel samen met een IT-partner.

Bij de keuze voor ERP bepaal je dus ook waar de software draait en wie deze beheert. Een lokale installatie brengt andere verantwoordelijkheden met zich mee dan een clouddienst. Hieronder lees je wat on-premises betekent, hoe deze inrichting werkt en wat je nodig hebt om het systeem betrouwbaar te gebruiken.

In het kort

• On-premises ERP draait op eigen servers en ondersteunt samenhangende bedrijfsprocessen.
• On-premises beschrijft de technische inrichting, niet een vast betalingsmodel.
• Je organiseert zelf het beheer, de beveiliging, updates en back-ups.
• Functies en mogelijkheden voor maatwerk verschillen per ERP-pakket.
• Toegang op afstand en koppelingen met clouddiensten zijn mogelijk als de omgeving daarvoor is ingericht.

Inhoudsopgave

• Wat is on-premises?
• Hoe werkt on-premises ERP?
• Welke functies ondersteunt on-premises ERP-software?
• Wat vraagt ERP in eigen beheer?
• Hoe regel je beveiliging en toegang?
• Wat is het verschil met cloud ERP?
• Welke kosten horen bij on-premises ERP?
• Wanneer past on-premises ERP bij je bedrijf?

Wat is on-premises?

De betekenis van on-premises is ‘op locatie’. Bij on-premises software draaien de applicatie en de bijbehorende gegevensopslag op de eigen infrastructuur van een organisatie. Denk aan een serveromgeving in het bedrijfspand, waar medewerkers via het bedrijfsnetwerk toegang toe krijgen. Je komt ook de schrijfwijzen ‘on premise’ en ‘on premise ERP’ tegen.

On-premises is geen vast licentiemodel. De leverancier kan bijvoorbeeld een abonnement of een eeuwigdurend gebruiksrecht aanbieden. Een lokale installatie betekent evenmin dat je automatisch de broncode bezit of alle modules mag gebruiken. De licentievoorwaarden bepalen welke rechten, functies en ondersteuning zijn inbegrepen.

Hoe werkt on-premises ERP?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem ondersteunt bedrijfsprocessen met gedeelde gegevens, zodat afdelingen op elkaars werkzaamheden kunnen aansluiten. Bij on-premises ERP draaien de applicatie en database lokaal. Medewerkers gebruiken het systeem via een ondersteunde applicatie of browser, afhankelijk van het pakket.

Stel dat een groothandel een bestelling voor zestig bureaustoelen ontvangt. Verkoop registreert de artikelen, aantallen en leverafspraken. Het magazijn gebruikt die gegevens om de order te verzamelen en registreert wat daadwerkelijk wordt verzonden. De administratie kan vervolgens een factuur opstellen op basis van de order en levering. Zo hoeft dezelfde informatie niet telkens opnieuw te worden ingevoerd.

De lokale installatie bepaalt waar de verwerking plaatsvindt. De inrichting van het ERP-systeem bepaalt hoe de stappen op elkaar aansluiten. Denk aan afspraken over voorraadreserveringen, goedkeuringen en de verwerking van deelleveringen.

Welke functies ondersteunt on-premises ERP-software?

Een lokaal ERP-systeem kan verschillende afdelingen ondersteunen. Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van het pakket, de gekozen modules en eventuele uitbreidingen. Een on-premises uitvoering biedt bovendien niet automatisch dezelfde mogelijkheden als de cloudversie van dezelfde leverancier.

Veelvoorkomende onderdelen zijn:

• Verkoop: offertes, verkooporders, klantgegevens en prijsafspraken vastleggen.
• Inkoop: leveranciers, bestellingen en verwachte ontvangsten beheren.
• Voorraadbeheer: voorraadstanden, opslaglocaties en goederenbewegingen registreren.
• Financiële administratie: facturen, betalingen en boekingen verwerken.
• Productie: materiaalbehoeften, productieorders en voortgang ondersteunen.
• Rapportage: gegevens gebruiken om omzet, kosten en prestaties te volgen.

Bepaal vooraf welke werkzaamheden in ERP plaatsvinden en welke in aparte software blijven. Gebruik je bijvoorbeeld een afzonderlijk magazijnsysteem? Dan moet duidelijk zijn welk systeem de voorraad bijhoudt en hoe wijzigingen worden uitgewisseld. Dat voorkomt verschillen tussen de informatie van verkoop en het magazijn.

Wat vraagt ERP in eigen beheer?

ERP in eigen beheer betekent dat je de technische verantwoordelijkheden zelf organiseert. Dat hoeft niet te betekenen dat je alle werkzaamheden zelf uitvoert. Een IT-partner kan bijvoorbeeld de servers onderhouden, terwijl je eigen medewerkers gebruikersrechten beheren en wijzigingen in bedrijfsprocessen beoordelen.

Maak voor het ERP-beheer afspraken over:

• Capaciteit: voldoende rekenkracht, opslag en netwerkcapaciteit beschikbaar houden.
• Updates: wijzigingen voorbereiden, testen en installeren.
• Monitoring: storingen en prestatieproblemen signaleren.
• Back-ups: reservekopieën maken en controleren of herstel mogelijk is.
• Ondersteuning: vastleggen wie gebruikers helpt en storingen oplost.
• Documentatie: instellingen, koppelingen en beheerprocedures overdraagbaar vastleggen.

ERP-onderhoud raakt ook de dagelijkse werkzaamheden. Na een update wil je bijvoorbeeld controleren of magazijnscanners, rapportages en factuurverwerking nog correct werken. Spreek daarom af wie wijzigingen test en wanneer de omgeving beschikbaar moet zijn.

Hoe regel je beveiliging en toegang?

Een server in je eigen pand maakt bedrijfsgegevens niet automatisch veilig. ERP-beveiliging vraagt om passende toegangsrechten, actuele software en bescherming van de serveromgeving. Ook moet je kunnen herstellen na een storing of incident. Een back-up is pas bruikbaar wanneer deze beschikbaar blijft en je de gegevens daadwerkelijk kunt terugzetten.

Toegang op afstand kan mogelijk zijn via een daarvoor ingerichte, beveiligde verbinding. On-premises ERP hoeft dus niet uitsluitend op kantoor te worden gebruikt. Breng wel in kaart welke onderdelen afhankelijk zijn van internet, zoals externe aanmelding of een webshopkoppeling. Bij internetuitval kunnen alleen werkzaamheden doorgaan waarvoor alle benodigde voorzieningen lokaal beschikbaar blijven.

Wat is het verschil met cloud ERP?

Bij on-premises ERP draait de software op eigen servers. Bij SaaS ERP stelt de aanbieder de applicatie als online dienst beschikbaar en verzorgt deze het technische platform. Je bedrijf blijft daarbij verantwoordelijk voor onder meer de eigen gebruikersrechten, procesinrichting en ingevoerde gegevens. De precieze taakverdeling volgt uit de dienstverlening.

Daarnaast bestaat gehost ERP, waarbij een externe partij de software in een datacenter laat draaien. Wie updates, back-ups en applicatiebeheer uitvoert, hangt dan af van de overeenkomst. Een hybride inrichting combineert lokale onderdelen met clouddiensten. Vraag daarom altijd waar het systeem draait en wie welk onderdeel beheert. Een uitgebreidere afweging vind je in Cloud ERP of niet?.

Welke kosten horen bij on-premises ERP?

De kosten bestaan uit meer dan softwarelicenties. Tijdens de invoering betaal je bijvoorbeeld voor inrichting, datamigratie, koppelingen en training. Vervolgens komen daar uitgaven bij voor infrastructuur, beheer, ondersteuning en toekomstige vervanging van hardware.

Vergelijk offertes daarom over dezelfde gebruiksperiode en met dezelfde eisen. Controleer of extra gebruikers, updates en ondersteuning zijn inbegrepen. Ook ERP-maatwerk kan terugkerende kosten veroorzaken, omdat aanpassingen bij nieuwe versies moeten worden getest of bijgewerkt. Een eenmalige licentiebetaling betekent dus niet dat het systeem daarna zonder verdere kosten blijft functioneren.

Wanneer past on-premises ERP bij je bedrijf?

On-premises ERP kan passen wanneer je concrete redenen hebt om de infrastructuur zelf te beheren. Denk aan belangrijke lokale koppelingen of specifieke eisen aan het plannen van technische wijzigingen. Daar moeten voldoende kennis, budget en duidelijke beheerafspraken tegenover staan. Alleen de aanwezigheid van eigen servers is geen reden om voor lokaal ERP te kiezen.

Controleer ook of het pakket je toekomstige wensen ondersteunt. Welke uitbreidingen blijven beschikbaar en hoe lang ondersteunt de leverancier de gekozen versie? Wil je de afweging verder verdiepen? Lees dan de vier voordelen van on-premises ERP-software en de bijbehorende aandachtspunten.

Welk ERP-systeem past bij jouw organisatie?

Wil je bedrijfsprocessen beter ondersteunen met software die aansluit op je wensen voor functies en beheer? Vul je wensen in en start met ERP-software vergelijken.