Cloud ERP of on-premises: wat past bij jouw bedrijf?

ERP-software kan lokaal draaien of vanuit de cloud worden aangeboden. Welke oplossing het beste past, hangt vooral af van je IT-omgeving, processen en de hoeveelheid controle die je zelf wilt houden.

Bij het kiezen van een ERP-systeem kijk je niet alleen naar functionaliteiten en leveranciers. Ook de manier waarop de software wordt aangeboden speelt een belangrijke rol. Kies je voor Cloud ERP, dan draait de software in een externe cloudomgeving. Bij on-premises ERP wordt het systeem binnen de eigen IT-omgeving geïnstalleerd.

Cloud ERP is de afgelopen jaren voor veel bedrijven een logische keuze geworden. Toch betekent dat niet dat iedere organisatie automatisch voor de cloud moet kiezen. Beide mogelijkheden hebben hun eigen aandachtspunten.

Wat betekent ERP in de cloud?

Bij ERP in de cloud wordt de technische omgeving grotendeels door de leverancier beheerd. Je hoeft daardoor meestal geen eigen servers voor het ERP-systeem aan te schaffen en bent minder tijd kwijt aan technisch onderhoud.

Veel Cloud ERP software wordt aangeboden als Software-as-a-Service (SaaS). Bij SaaS ERP betaal je doorgaans periodiek voor het gebruik van de software en zijn onderhoud en updates onderdeel van de dienstverlening.

Bij on-premises ERP ligt een groter deel van die verantwoordelijkheid bij de eigen organisatie. Het systeem draait binnen de eigen IT-omgeving en je bepaalt zelf hoe de infrastructuur wordt ingericht en onderhouden.

Waarom kiezen bedrijven voor Cloud ERP?

Een belangrijke reden om voor Cloud ERP te kiezen is dat minder technische infrastructuur binnen de eigen organisatie hoeft te worden beheerd. Onderhoud, hosting en veel software-updates liggen bij de leverancier, waardoor de interne IT-afdeling zich minder met het onderliggende platform hoeft bezig te houden.

Ook kan een cloudomgeving makkelijker aansluiten op bedrijven die groeien of vanuit meerdere locaties werken. Extra gebruikers of functionaliteiten kunnen bij veel leveranciers worden toegevoegd zonder dat daarvoor eerst nieuwe eigen infrastructuur nodig is.

Daarnaast is de toegang tot de software minder afhankelijk van één bedrijfslocatie. Medewerkers kunnen, afhankelijk van het systeem en hun rechten, via internet toegang krijgen tot dezelfde ERP-omgeving. Dat is bijvoorbeeld relevant voor organisaties met meerdere vestigingen, thuiswerkers of medewerkers die regelmatig op locatie werken.

De precieze mogelijkheden verschillen wel sterk per leverancier. Controleer daarom altijd welke onderdelen standaard onderdeel zijn van het abonnement en waarvoor aanvullende licenties of diensten nodig zijn.

Waarom kan on-premises ERP nog steeds interessant zijn?

Cloud ERP heeft veel voordelen, maar on-premises ERP is niet automatisch achterhaald. Voor sommige organisaties is juist de controle over de eigen technische omgeving belangrijk.

Dat kan bijvoorbeeld spelen wanneer een ERP-systeem sterk gekoppeld is aan machines, oudere software of andere systemen die lokaal draaien. Ook specifieke eisen rondom data, beveiliging of interne IT-richtlijnen kunnen invloed hebben op de keuze.

Een organisatie met een uitgebreide eigen IT-afdeling kan bovendien bewust kiezen om infrastructuur, updates en technisch beheer zelf te organiseren.

On-premises betekent daarmee vooral dat je meer zelf kunt bepalen, maar ook dat je meer zelf moet regelen. Denk aan hardware, onderhoud, beveiliging, back-ups en toekomstige upgrades.

Kijk verder dan alleen de aanschafkosten

Kosten spelen vaak een grote rol bij Cloud ERP vs on premise, maar alleen naar de aanschafprijs kijken geeft een onvolledig beeld.

Bij Cloud ERP is de investering in eigen infrastructuur meestal lager, terwijl je periodiek betaalt voor het gebruik van de software. Die kosten kunnen toenemen wanneer er meer gebruikers, modules of aanvullende diensten nodig zijn.

Bij on-premises ERP ligt een groter deel van de investering vaak aan het begin. Naast de software kunnen bijvoorbeeld servers en andere infrastructuur nodig zijn. Daarna blijven kosten bestaan voor onderhoud, beheer en toekomstige upgrades.

Neem bij een vergelijking daarom onder andere mee:

• implementatie en inrichting;
• gebruikers en licenties;
• benodigde infrastructuur;
• koppelingen met andere software;
• onderhoud en updates;
• interne of externe IT-capaciteit;
• ondersteuning vanuit de leverancier.

Door deze kosten over meerdere jaren te bekijken, kun je beter beoordelen welk model financieel bij je organisatie past.

Hoe zit het met beveiliging?

De oude gedachte dat bedrijfsgegevens automatisch veiliger zijn wanneer ze alleen op eigen servers staan, gaat niet zomaar op. De beveiliging hangt vooral af van de maatregelen die rond de ERP-omgeving zijn genomen.

Bij Cloud ERP verzorgt de leverancier meestal een deel van de technische beveiliging, zoals het beveiligen van de infrastructuur, back-ups en monitoring. Je blijft als organisatie zelf verantwoordelijk voor bijvoorbeeld gebruikersrechten, authenticatie en zorgvuldig omgaan met bedrijfsdata.

Bij on-premises ERP heb je meer directe controle over de omgeving, maar moet je ook zelf zorgen dat beveiliging, updates en back-ups op niveau blijven.

Vraag bij Cloud ERP beveiliging daarom bijvoorbeeld waar gegevens worden opgeslagen, welke beveiligingsmaatregelen worden gebruikt en hoe herstel na een storing of incident is geregeld.

Cloud ERP maakt mobiel werken eenvoudiger

Een van de grootste veranderingen ten opzichte van oudere ERP-systemen is dat medewerkers niet meer per definitie vanaf één kantoor of bedrijfsnetwerk hoeven te werken.

Cloud ERP is doorgaans via een browser en steeds vaker ook via mobiele toepassingen beschikbaar. Medewerkers kunnen daardoor bijvoorbeeld onderweg orders bekijken, informatie bijwerken of gegevens raadplegen.

Dat betekent niet dat ieder onderdeel van een ERP-systeem automatisch prettig werkt op een smartphone of tablet. Kijk daarom tijdens je selectie welke processen mobiel beschikbaar moeten zijn en hoe de leverancier dat heeft ingericht.

Cloud ERP of toch on-premises?

De keuze tussen Cloud ERP versus on-premises hangt uiteindelijk minder af van welk model in het algemeen ‘beter’ is en meer van wat je eigen organisatie nodig heeft.

Cloud ERP ligt bijvoorbeeld meer voor de hand wanneer je weinig eigen infrastructuur wilt beheren, flexibel wilt kunnen opschalen en medewerkers vanaf verschillende locaties toegang nodig hebben. On-premises kan interessanter zijn wanneer je veel controle over de technische omgeving wilt behouden of wanneer bijzondere integraties en interne IT-eisen dat noodzakelijk maken.

Stel daarom vooraf onder andere vast hoeveel IT-beheer je zelf wilt uitvoeren, welke systemen gekoppeld moeten worden, waar medewerkers toegang nodig hebben en welke eisen je stelt aan data en beveiliging. Dat maakt de keuze tussen cloud en on-premises een stuk concreter.

Welk ERP-systeem past bij jouw bedrijf?

Twijfel je tussen Cloud ERP en een andere oplossing? Vergelijk ERP-systemen op functionaliteiten, kosten en technische mogelijkheden en ontdek welke leveranciers aansluiten op jouw organisatie.

→ Vergelijk ERP-systemen