Wat is een intranet en hoe kan u hier van profiteren?

Alles wat u moet weten over een intranet en de combinatie met het ERP-systeem.

Ze zeggen weleens: ‘teamwork makes the dream work’. Oftewel, als je goed samenwerkt, kun je al je dromen waarmaken. En hoewel de onderlinge samenwerking en sfeer binnen veel organisaties niets minder dan uitstekend is, kan het soms toch lastig zijn om volledig up-to-date te blijven met wat er speelt. Mensen werken vanuit huis, anderen zijn op vakantie, en verkoopmedewerkers zijn vaak onderweg. Dus wie praat je bij over wat er gaande is binnen de organisatie?

Gelukkig is daar, ter oplossing van dit vraagstuk, het intranet. Wij kijken naar de functies en voordelen van het intranet, en laten u zien waarom de combinatie met Enterprise Resource Planning ideaal is. 

Inhoudsopgave

• Een intranet, wat is dat precies?
• De voordelen
• Intranet en ERP

Een intranet, wat is dat precies?

Een intranet is een platform waar collega’s onderling kunnen communiceren. Iedereen heeft toegang tot de omgeving en is dus op de hoogte van alle nieuwtjes. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verjaardagen, maar het kan ook een reminder zijn van een belangrijke meeting, of een uitnodiging voor een bedrijfsuitje. Je kunt het eigenlijk zo gek niet bedenken. Als het iets is om met je collega’s te delen, dan is het intranet hier vaak de juiste plaats voor. 

Sociaal vs. traditioneel

In principe komt het intranet in twee verschillende vormen. Voorheen was het vooral een middel om bepaalde boodschappen met het personeel te delen. Interne communicatie vond dus voornamelijk plaats vanuit het management. Deze vorm zien we echter steeds minder vaak terug, vandaar ook de term ‘traditioneel’ intranet. 

Sociale media zijn populairder dan ooit. Of we er nu veel of weinig tijd aan besteden, de meesten van ons zijn ongetwijfeld aangesloten bij één of meerdere platforms. Het gedachtegoed achter een sociaal intranet is dat de omgeving dezelfde functie als ieder ander social media platform moet vervullen.

In plaats van eenrichtingsverkeer vanuit het management, is het een omgeving waaraan iedere medewerker kan bijdragen. Vaak zorgt dit voor veel meer interesse en betrokkenheid vanuit de gebruikers, dan dat een traditioneel intranet dit doet. Mensen plaatsen interessante foto’s, video’s en weetjes, en hebben de mogelijkheid om op elkaars berichten te reageren. 

De voordelen van een intranet

Het gebruik van een intranet brengt dus vele voordelen met zich mee. Het legt een basis voor laagdrempelige, onderlinge communicatie in uw organisatie. Maar het is niet alleen dat, het is simpelweg tevens de beste manier om ervoor te zorgen dat boodschappen ook daadwerkelijk zijn beoogde ontvanger(s) bereiken. In plaats van massale e-mails of uitgeprinte mededelingen die worden opgehangen in de kantine, is er een centrale, digitale omgeving voor deze berichten waar iedereen wanneer dan ook, en waar dan ook toegang tot kan krijgen. 

Laten we de voordelen eens op een rij zetten:

• Kennisuitwisseling: iedereen is op de hoogte van actuele en relevante nieuwtjes. 
• Teambuilding en betrokkenheid: het feit dat men proactief informatie met elkaar uitwisselt, zorgt ervoor dat men een hechtere band met elkaar opbouwt. Dit bevordert op zijn beurt de onderlinge teamspirit. 
• Efficiëntere communicatie: daarnaast zorgt het er ook voor dat de lijnen binnen uw organisatie korter worden. Als iedereen ‘s ochtends inlogt en het intranet even controleert, is men weer volledig op de hoogte. Doorgaans is het dus een efficiënter communicatiekanaal dan bijvoorbeeld e-mail.
• Centrale database: tot slot fungeert het, vergelijkbaar met het ERP-systeem, een beetje als een centrale database. Medewerkers die op zoek zijn naar bepaalde informatie hoeven het doorgaans niet te vragen, maar zijn met een korte blik op het intranet geholpen. 

Intranet en ERP

Om ervoor te zorgen dat het intranet is voorzien van de meest recente en relevante informatie, is een connectie met een overkoepelend ERP-systeem van cruciaal belang. Hierdoor is het intranet geen oplossing waar men weer apart voor moet inloggen, maar maakt het onderdeel uit van de omgeving waarvan iedere dag gebruik wordt gemaakt. Niet alleen maakt dit het gebruik van het intranet laagdrempelig, maar het draagt bij aan één van de belangrijkste doelstellingen van allemaal: het optimaliseren van de efficiëntie. 

Bron

AFAS: “Een social intranet, veel meer dan een gezellige bijzaak”