52% van HR-managers ziet digitalisering voorlopig nog als obstakel

HR digitaliseren moet processen eenvoudiger maken, maar 52% ervaart digitalisering nog als extra werk. Slechte integraties en handmatige processen remmen HR.

Digitalisering moet Human Resources Management juist eenvoudiger maken. Toch pakt dat in de praktijk niet altijd zo uit. Uit de HR Benchmark 2026 van Youforce blijkt dat 52% van de respondenten aangeeft dat digitalisering soms voelt als extra werk in plaats van verlichting.

Dat betekent niet dat HR en digitalisering slecht samengaan. Integendeel: 70% denkt dat geïntegreerde digitalisering HR in staat stelt om met minder middelen meer impact te maken. De uitdaging zit vooral in de uitvoering. Systemen sluiten niet goed op elkaar aan, processen blijven deels handmatig en beschikbare data wordt nog onvoldoende benut.

Wat valt op?

De HR Benchmark laat een duidelijke tegenstelling zien. Organisaties hebben al veel stappen gezet om HR te digitaliseren, maar juist de volgende fase blijkt lastiger.

• 52% ervaart digitalisering soms als extra werk in plaats van verlichting.
• 55% zegt dat HR nog te vaak reactief werkt doordat processen niet volledig zijn gedigitaliseerd.
• 53% vindt dat er te weinig wordt gemeten om digitalisering strategisch in te zetten.
• 65% denkt dat HR-processen eenvoudiger worden wanneer systemen beter op elkaar aansluiten.
• 70% verwacht met geïntegreerde digitalisering meer impact te kunnen maken met minder middelen.

De cijfers laten vooral zien dat HR-processen digitaliseren iets anders is dan simpelweg nieuwe software aanschaffen. Juist de samenhang tussen systemen, processen en gegevens bepaalt of technologie daadwerkelijk werk uit handen neemt.

HR is al behoorlijk ver met digitaliseren

Op veel administratieve onderdelen is de digitale transformatie binnen HR al duidelijk zichtbaar. Zo noemt 69% van de respondenten de salarisadministratie als een van de meest geautomatiseerde processen. Verlof en vakantie volgt met 61%, terwijl verzuimmanagement op 51% ligt.

Ook selfservice raakt ingeburgerd. Bij 35% van de organisaties kunnen medewerkers eenvoudige HR-processen, zoals verlofaanvragen, volledig zelfstandig digitaal uitvoeren. Nog eens 38% laat medewerkers een deel zelf regelen, waarbij HR ondersteuning biedt wanneer dat nodig is.

Welke processen in HR zijn het meest uitdagend?

Juist bij processen die verder gaan dan standaardadministratie is nog veel winst te behalen. Werving en selectie verloopt volgens 30% van de respondenten nog handmatig. Voor onboarding en instroom is dat 26% en voor contractmutaties 22%. Ook performance management en learning & development zijn minder ver geautomatiseerd.

Dat zijn belangrijke uitdagingen voor HR-managers, omdat HR zich steeds minder uitsluitend bezighoudt met administratie en steeds meer met ontwikkeling, behoud en strategische personeelsplanning. Organisaties die deze processen breder willen ondersteunen, kunnen bijvoorbeeld kijken naar Human Capital Management (HCM), waarbij personeelsdata, talentontwikkeling en verschillende HR-processen dichter bij elkaar worden gebracht.

Waarom zien HR-managers digitalisering als obstakel?

Een belangrijk probleem zit niet zozeer in een gebrek aan software, maar in software die onvoldoende samenwerkt. Van de respondenten zegt 22% dat gebruikte tools nog helemaal niet met elkaar verbonden zijn. Bij nog eens 29% zijn er wel koppelingen, maar functioneren die niet vlekkeloos.

De belangrijkste obstakels voor digitalisering zitten daardoor regelmatig in de technische basis. Bij 30% van de organisaties lopen HR-processen maandelijks vertraging op door slecht gekoppelde systemen. Nog eens 32% ervaart zelfs wekelijks vertraging. Wanneer gegevens telkens handmatig moeten worden overgezet of gecontroleerd, creëert digitalisering juist extra werkzaamheden.

Integratie blijft een belangrijke bottleneck

Youforce vroeg ook wat verdere digitalisering het meest belemmert. Te weinig integratie tussen systemen wordt door 21% als grootste obstakel genoemd. Verouderde systemen volgen met 13%, terwijl 9% vooral een gebrek aan visie of urgentie vanuit het management ervaart.

Daarmee wordt duidelijk dat meer technologie in personeelsbeheer niet automatisch tot een betere werkwijze leidt. Voor organisaties met veel verschillende applicaties kan centralisatie daarom interessant zijn. Een Human Resources Information System (HRIS) brengt personeelsinformatie centraal samen en vermindert de afhankelijkheid van losse bestanden en systemen.

HR-processen digitaliseren moet uiteindelijk tijd opleveren

Dat organisaties nog problemen ervaren, betekent niet dat zij weinig verwachten van verdere automatisering. Bijna een kwart van de respondenten denkt met slimme digitalisering jaarlijks 100 tot 250 uur te kunnen besparen. Nog eens 29% schat de mogelijke tijdswinst op 250 tot 500 uur per jaar.

De doelen gaan bovendien verder dan alleen sneller administreren. 42% wil digitalisering gebruiken om kosten te besparen en 41% wil risico's eerder signaleren, bijvoorbeeld rond verlofstuwmeren, aflopende contracten en inzetbaarheid. Een derde ziet kansen om medewerkerstevredenheid te verbeteren of interne capaciteit beter te benutten.

Hoe kan HR de digitale transformatie versnellen?

De volgende stap in de digitale transformatie van HR draait daarom minder om nóg een applicatie toevoegen. Organisaties moeten vooral bekijken waar gegevens dubbel worden ingevoerd, welke processen nog via e-mail of spreadsheets verlopen en welke systemen onvoldoende met elkaar communiceren.

Bij het digitaliseren van HR-processen zijn drie vragen belangrijk: kan een medewerker het proces eenvoudig uitvoeren, stroomt informatie automatisch door naar andere systemen en levert de verzamelde data uiteindelijk bruikbare inzichten op? Wanneer één van die onderdelen ontbreekt, blijft een digitaal proces al snel afhankelijk van handmatig werk.

Van automatiseren naar slimmer sturen

De ontwikkeling sluit aan bij bredere HR-trends voor 2026. Datagedreven werken, kunstmatige intelligentie en een veranderende medewerkerservaring vragen om systemen die niet alleen gegevens vastleggen, maar deze ook bruikbaar maken.

Daarmee verandert ook Human Resources Management. HR-software wordt steeds minder alleen een administratief systeem en steeds meer een hulpmiddel om ontwikkelingen te herkennen, processen automatisch te starten en medewerkers en managers zelf informatie te laten regelen.

Wat betekent dit voor HRM-software?

Wie HR wil digitaliseren, moet daarom verder kijken dan het aantal functies van een pakket. Integratiemogelijkheden, gebruiksgemak, selfservice en centraal gegevensbeheer zijn minstens zo belangrijk. Een nieuwe oplossing die opnieuw als los systeem naast bestaande applicaties komt te staan, kan de problemen juist vergroten.

De HR Benchmark 2026 laat daarmee een duidelijke boodschap zien: digitalisering is inmiddels normaal binnen HR, maar digitale volwassenheid vraagt meer dan software alleen. Pas wanneer systemen samenwerken en processen daadwerkelijk eenvoudiger worden, verandert technologie van een obstakel in een hulpmiddel voor beter personeelsbeheer.

Bron

Youforce - HR Benchmark 2026 (juni 2026)