Hoe ERP bedrijven ondersteunt bij jaaropgaves

Lees hier hoe ERP bedrijven ondersteunt bij de jaaropgaves.

In het begin van elk fiscaal jaar komt voor een bedrijf met werknemers het topic ‘jaaropgave’ op. Werknemers hebben hun jaaropgaves nodig om belastingaangifte te kunnen doen over het voorgaande jaar. Het is voor een bedrijf, met name voor de financiële afdeling met personeelszaken een puzzelwerk om dit op tijd af te ronden. Sommige medewerkers werken parttime, sommigen zijn een tijdje ziek geweest en sommige medewerkers zijn meer gaan verdienen. Dit heeft allemaal invloed op inkomsten en belastingen. Daarnaast is de samenwerking tussen afdelingen tijdens dit proces van groot belang. Snelheid van het afwerkingproces en het uitwisselen van gegevens tussen afdelingen is hier het grootste punt waar de meeste bedrijven over struikelen. Als ‘personeelszaken’ iets moet weten over een document van de financiële afdeling, dan wordt vaak een mail verzonden. Dit kost tijd, tijd wat beter aan iets anders kan worden besteed. Daarom is ERP-software een mooie oplossingen om bedrijfsprocessen te optimaliseren en te verbeteren. Wij leggen u graag uit hoe dit mogelijk is.

Inhoudsopgave

• Wat is ERP?
• Modules
• De voordelen
• Conclusie

Wat is ERP?

ERP is een afkorting dat staat voor ‘Enterprise Resource Planning’. Een ERP-systeem is een tool die zorgt voor een hogere productiviteit binnen de organisatie, doordat veel processen binnen dit informatie- en managementsysteem geautomatiseerd kunnen worden.

Geen organisatie is hetzelfde. Dat is ook de reden dat ERP-softwaresystemen zo veel van elkaar verschilt. Ieder systeem kan worden ingericht met modules die de verschillende afdelingen kunnen ondersteunen. Deze modules bestaan weer per softwarepakket uit verschillende functionaliteiten. Het vinden van de ERP aanbieder die de juiste software kan leveren is daarom zeer belangrijk. Een ERP-systeem is dus in essentie een overkoepeld systeem wat alles bij elkaar brengt.

Modules

Zoals hierboven beschreven zijn er mogelijkheden om meerdere modules onder ERP te hangen. Denk hier aan CRM, WMS of DMS. Omdat voor jaaropgaves het belangrijk is dat alle documentatie in orde is, gaan wij inzoomen op de DMS.

DMS

DMS is de afkorting van ‘Document Management Systeem’. Volgens de definitie is DMS een systeem dat helpt bij de verwerking en de opslag van allerlei documenten. Het doel van een DMS is om alle documenten in een bedrijf te digitaliseren en op zo’n manier te archiveren dat ze op elke moment eenvoudig te vinden zijn. Een DMS-systeem werkt als een centrale database.
Daarbij biedt DMS-software een groot aantal functies om documenten te maken en te coördineren, te bewerken en ook te controleren en te versturen. Daardoor worden de bedrijfsprocessen in de onderneming op een overzichtelijke manier vereenvoudigd en geoptimaliseerd. Met behulp van een gedetailleerde zoekfunctie kunnen gebruikers de documenten op elk moment gemakkelijk vinden, omdat deze een eenduidige tag meekrijgen en zo opgeslagen worden. Dat gebeurt al direct bij het openen of creëren van het bewuste document. Of het nu gaat om rekeningen, e-mails met of zonder bijlagen, alles kun je centraal verwerken en archiveren. Bovendien beschikken DMS-systemen over functies waarmee je documenten kunt volgen. Zodat elke daartoe gemachtigde medewerker altijd over de actuele status van bijvoorbeeld een rekening kan beschikken en uit kan zoeken wie er mee bezig is. Zo kan bijvoorbeeld de financiële afdeling makkelijk zien of er bij de HR-afdeling gegevens bekend zijn over bijvoorbeeld ziektedagen.

Voordelen DMS

Een DMS-systeem heeft veel voordelen, die allemaal voor zichzelf spreken als het om het gebruiksgemak van deze software gaat. We noemen enkele voordelen die een DMS in het algemeen met zich meebrengt:

Altijd toegang

Er is zichtbaar snellere toegang tot alle voor de onderneming relevante data bespaart veel tijd en geld. Daarbij is er minder ruimte voor fouten in het werkproces.

Zoekfunctie

Door gerichte zoekfuncties is het vinden van de juiste gegevens een stuk simpeler. Dit zorgt ook voor tijdbesparing. De tijd die overblijft kan aan andere zaken worden besteed.

Transparantie

Een Document Management Systeem waarborgt meer transparantie en betere controlemogelijkheden voor alle gebruikers. Dit komt omdat iedereen met dezelfde documenten werkt. Voor elke gebruiker is op elk moment inzichtelijk wat de status van een bepaalde casus is.

Minder foutgevoeligheid

De overzichtelijke standaardisatie van en de gemeenschappelijke toegang tot dezelfde gegevens zorgt voor het beperken van fouten. Daarnaast wordt duplicatie van gegevens vermeden en kunt u veranderingen aan een document inzichtelijk registreren.

Audit gerichte opslag

Documenten in een DMS kunt u zo archiveren dat ze voldoen aan de relevante wetgeving. Hierbij houdt het systeem rekening met alle normen en standaarden, zoals bijvoorbeeld wettelijke bewaartermijnen.

De voordelen van ERP-software voor uw organisatie

ERP-software brengt verschillende voordelen met zich mee. Afhankelijk van het bedrijf wordt er toegevoegde waarde gecreëerd op de volgende gebieden:

Automatisering van (vaak voorkomende) activiteiten

Een ERP-systeem automatiseert eenvoudige en terugkerende werkzaamheden. Zo kunnen medewerkers zich bezig houden met de andere taken.

Een centrale database

Alle data van het bedrijf wordt samengevoegd tot een centrale database. Met deze wijze wordt de samenwerking tussen afdelingen beter. Daarnaast wordt informatie beter gedeeld.

Volg real-time alle gegevens

Met ERP-software heeft iedereen profijt. Men kan real-time gegevens bekijken, waardoor iedere werknemer op elk moment van de dag inzicht heeft in de meest recente data.

Veiligheid van systemen en data

Door alle gegevens in het bedrijf op een centrale plek op te slaan, wordt het gemakkelijker om slechts één plek te beschermen. Anders zou dit op veel verschillende plaatsen afzonderlijk moeten worden beveiligd, wat een grotere inspanning zou betekenen.

Conclusie: ERP kan bedrijven helpen bij jaaropgaves

Alle voordelen bij elkaar brengt ERP-software financiële afdelingen van organisaties in staat om beter en sneller alle jaaropgaves van iedere medewerker te maken. Dit bespaart veel tijd en geld, een punt wat voor iedere organisatie interessant is om naar te kijken. Als u gaat zoeken naar de software dat het beste past bij uw sector en bedrijfsgrootte, dan kunt u op onze ‘website’ zoeken en filteren op uw gewenste specificaties.