Voorraadbeheer gaat, zoals de naam al suggereert, over het beheren van de inventaris van bedrijven. Naast de loutere inventaris en de bijbehorende beschikbaarheid van goederen, gaat het om een gestructureerd goederenbeheer, dat enerzijds garandeert dat een product op elk moment beschikbaar is of direct bij verzending kan worden geleverd en anderzijds om opslagkosten te verminderen en om bederf van goederen in magazijnen, met name in de voedingssector, te voorkomen.

MRP

Over het algemeen verloopt het voorraadbeheer in drie stappen. Het begint met de planning van de vereisten, die betrekking heeft op de bepaling van toekomstige behoeften. Dit gebeurt meestal op programma- of consumptiebasis, met programma-afhankelijke vraagplanning op basis van specifieke klantorders of een specifiek productieprogramma, en op consumptie gebaseerde vraagplanning op basis van historische verbruiksinformatie. ERP-systemen kunnen eerst een specifieke vereiste datum berekenen en vervolgens de vereiste hoeveelheid evalueren.

Voorraadplanning

Voorraadplanning bepaalt vervolgens wat nodig en absoluut noodzakelijk is voor een retailer. In de detailhandel ligt de focus bijvoorbeeld op de bepaling van zogenaamde veiligheidsvoorraden en orderafhankelijke voorraden. Deze worden gecreëerd op basis van de vraagprognoses en bepalen hoe hoog de minimumvoorraad in een magazijn moet zijn en uit welke voorraad, welke hoeveelheid opnieuw moet worden besteld. ERP-systemen kunnen deze processen grotendeels geautomatiseerd verwerken, zodat een geoptimaliseerde voorraad op elk moment kan worden gegarandeerd.

Inkoop

Na de voorraadplanning vindt de zogenaamde inkoopplanning plaats. Hier wordt het bestelbeleid bepaald en geselecteerd, afhankelijk van het artikel. Als aanvulorders in een bedrijf zo geautomatiseerd mogelijk verlopen, moet het systeem eerst een raamwerk hebben waarin het kan worden verplaatst. Daarbij bepaalt het systeem welke artikelen voor welke voorwaarden bij welke groothandel moeten worden besteld, of dat het systeem op bepaalde platforms naar betere voorwaarden moet zoeken.

Voordelen voor de detailhandel

De voordelen van het inzetten van een intelligent en geavanceerd ERP-systeem voor voorraadbeheer zijn ongelooflijk divers. Stel u voor dat u de gehele voorraad moet beheren zonder een geschikte softwareoplossing. Een ongelooflijke inspanning terwijl u meerdere bronnen verspilt. Aan de ene kant kost het veel tijd en het gebruik van mankracht, en aan de andere kant kunnen de geoptimaliseerde resultaten niet worden bereikt zonder een ERP-systeem. 

De beschikbaarheid van de voorraad is gemaximaliseerd om een leverbaarheid van bijna 100% te leveren, terwijl de voorraadniveaus tot 40% worden verlaagd. Evenzo, zoals reeds vermeld, worden de kosten verlaagd met een veelvoud. Betrouwbare automatisering van veel planningsprocessen kan dit tot 50% verminderen. Tegelijkertijd kunnen de inkoopkosten in de logistiek worden verlaagd, zodat uiteindelijk de verkoopprijzen kunnen worden doorberekend aan de klanten en kan worden geconcurreerd. Evenzo creëert software gestuurd voorraadbeheer transparantie en controle over alle voorraden, zelfs met enorm brede of diepe assortimenten.

De verschillende voordelen worden echter ook geconfronteerd met organisatorische vereisten, die bijvoorbeeld de digitalisering van alle inventarishoeveelheden en de conversie van veel verschillende bedrijfsprocessen vereisen. Maar dit zal in elk geval de moeite waard zijn, gezien de stroom goederen in zowel de moderne detailhandel als de groothandel. Om klanten een hoog niveau van bezorgservice te garanderen en tegelijkertijd geld te besparen, is krachtige software onmisbaar.