Groothandel
Verkoop

Verkoop in de groothandel

ERP-software beschikt over tal van functies speciaal voor de verkoop in de groothandel. Welke dat zijn, leest u hier.

ERP-systemen zijn vandaag alomtegenwoordig en vormen softwarematig het hart van de onderneming. Meestal zijn de systemen speciaal aangepast op de sector van de onderneming, en beschikken ze over talrijke functies ter ondersteuning van de dagdagelijkse processen.

Zo ook voor de groothandel. We willen ons graag toespitsen op de module ‘sales management’ in een ERP-systeem voor de groothandel, en de daarbij horende functies dieper onderzoeken.

Het loont om eerst uit te leggen wat een ERP-systeem precies is, waar het ingezet wordt, welke voordelen het met zich meebrengt, en waarom een sectorspecifiek systeem noodzakelijk is. 

Definitie – wat is een ERP systeem?

De afkorting ERP staat voor ‘Enterprise Ressource Planning’ en vervult de ondernemingstaak om alle beschikbare ressources binnen een bedrijf zo goed mogelijk in te zetten. Het betreft de beschikbare productiemiddelen, de materialen en ook de infrastructuur, net zoals het beschikbare personeel. Tenslotte moeten alle bedrijfsprocessen geoptimaliseerd en efficiënter ingezet worden.

Een ERP-systeem neemt deze taak over. Door slimme verbindingen tussen de aparte bedrijfsprocessen, afdelingen binnen een onderneming, en het opnemen van externe processen, brengt de software alle processen digitaal in kaart, en worden deze geoptimaliseerd. Dit gebeurt door het blootleggen van onnodige processtappen, het optimaliseren van langdurige processen, of het automatiseren van bepaalde processtappen, waardoor snellere workflows ontstaan. 

Door het opslaan van alle gegevens op een centrale plaats wordt ervoor gezorgd dat alle medewerkers met de correcte gegevens kunnen werken. Dat maakt processen op zich sneller, en verkleint de kans op fouten. We concentreren ons nu op de module ‘sales management’ bij een ERP-systeem voor de groothandel, en kijken hoe de software helpt om processen te optimaliseren.

Verkoop met ERP-software

Het doel van de module ‘sales management’ is om de volledige processen overzichtelijk weer te geven en efficiënt te sturen. Praktisch het volledige proces, van de aankoopplanning naar de offerteberekening tot de levering, moet ontwikkeld worden.

Tegenwoordig bepalen niet meer enkel de kwaliteit en de prijs het succes van een offerte, maar eerder de volledige Customer Journey. Ook in de groothandel vormt dit het middelpunt van de bedrijfsstrategie.

De klanten verwachten omvangrijke informatie over de producten en de levering, en verwachten verschillende betalingsmogelijkheden, alsook een constante opvolging van hun bestelling.

Met een ERP-systeem wordt het volledige proces transparant en gemakkelijk raadpleegbaar voor de servicemedewerkers. Zo kunnen ze eventuele aanvragen onmiddellijk en correct beantwoorden. Ook dit zorgt ongetwijfeld voor een positieve klantenbelevenis.

Offertes gemakkelijk, snel en onmiddellijk opmaken

Klantenwensen worden automatisch in concrete offertes gegoten. Reeds bij de aanvraag kan het systeem bepalen of en hoeveel voorraad beschikbaar is, hoe lang de doorlooptijd is, en wat de vroegst mogelijke leverdatum is. Ongeacht of het hierbij gaat over stockproducten, serieproducten of individueel aanpasbare producten op maat van de klant.

Bij dat laatste zorgen calculatie- en productconfiguratie modules voor ondersteuning. Offertes worden gemakkelijk via designfuncties overgedragen naar het correcte formaat, en worden opgeslagen in het centrale Document Management System (DMS). Op deze manier kunnen alle aanpassingen aan de offerte achteraf foutloos doorgevoerd en opgevolgd worden.

Workflows realiseren een snellere procesafhandeling

Met workflow management functies worden niet enkel veel processen duidelijk weergegeven, maar ook de proceskwaliteit regelmatig afgetoetst. Routinetaken, zoals de invoer van gegevens of het opmaken van facturen, gebeurt automatisch.

Reeds bij het opmaken van een offerte helpen de functies om deze over te dragen naar een formulier. Wanneer dan een bestelling binnenkomt, kan deze meteen, rekening houdend met de reeds opgemaakte offerte en de bijhorende condities en voorwaarden, in een factuur gegoten worden. Zo wordt het volledige proces aanzienlijk ingekort.

Daarnaast kunnen automatische vervolgaanbiedingen automatisch verzonden worden naar de klanten binnen vooraf bepaalde tijdsintervallen. Dat verhoogt de verkoopkansen significant, aangezien er geanticipeerd wordt op eventuele klantenwensen. Op dit punt wordt de verbinding tussen verkoop en marketing meteen duidelijk. Een ERP-systeem bevat in principe tal van dergelijke verbindingen.

Customer Relationship Management (CRM)

Dergelijke verbindingen, zoals bijvoorbeeld met een CRM systeem, is van groot belang voor ondernemingen. Of men nu telefonisch, via mail of online bestellingen plaatst, zou voor de klanten geen verschil mogen maken.

Om dat te realiseren, moet alle relevante informatie op een centrale locatie ter beschikking staan, zodat klanten, ongeacht voor welk kanaal ze kiezen, steeds met dezelfde condities rekening kunnen houden. Daarom is een verbinding met een CRM-systeem cruciaal. Hierin wordt alle belangrijke informatie over klanten opgeslagen en verwerkt. Op deze manier leren we de voorkeuren van klanten onderscheiden, wat op zich opnieuw de marketing ten goede komt. 

Het ERP-systeem kan alle beschikbare verkoopkanalen, inclusief de groothandel platformen, overzichtelijk weergeven, zodat het bedrijf steeds het overzicht bewaard over de totale verkopen. 

Business Intelligence

Met zogenaamde Business Intelligence functies op de verkoopplanning en controlling, kan een omzetstijging gerealiseerd worden. Daarbij worden regelmatig analyses en rapporten gemaakt overheen de verschillende afdelingen. Via overzichtelijke dashboards heeft controlling in één blik een overzicht over alle belangrijke cijfers, en kan men trends en uitschieters meteen herkennen. Daarnaast kan op elk moment ad hoc een geïndividualiseerde analyse opgezet worden, zodat alle verdere detailvragen kunnen beantwoord worden door de controlling afdeling.

Verdere functies voor een onderneming

Tenslotte ondersteunt een ERP-systeem de onderneming op heel wat vlakken. Over de verschillende afdelingen heen kunnen producten en diensten klantgericht verkocht worden, zonder enige verkoopkansen te verspillen. Het ERP-systeem verhindert dat, omdat alle informatie centraal opgeslagen wordt, en in verbinding staat met het CRM-systeem.

Zo kan niet enkel de onderneming zien wat de status van een bestelling is, maar kan ook de marketing en klantendienst ernaar teruggrijpen. Dit garandeert een allesomvattend beeld van de onderneming, wat de omzet uiteindelijk doet stijgen. Processen worden transparanter en duidelijker, én de risico’s op fouten verkleint. 

Het kan bijzonder interessant zijn om de mobiele versie van het sales management te implementeren. De buitendienst kan eenvoudig onderweg de opgeslagen klanteninformatie raadplegen en nieuwe contacten invoeren. De ingevoerde gegevens worden zo gemakkelijk en snel door de binnendienst verwerkt, zodat er geen onnodige wachttijden ontstaan voor de klanten. Ook kan de buitendienst meteen beantwoorden welke levertermijnen van toepassing zijn voor een bestelling. 

De belangrijkste hardwarevereisten voor on-premises ERP

Voor on-premises ERP-software zijn bepaalde technische vereisten vereist. Je kunt er hier over lezen.

Lees verder

On-premises vs. Cloud: verschillen in de ERP-implementatie

Op deze punten verschilt lokale ERP-software van cloudgebaseerde systemen als het gaat om implementatie.

Lees verder