Groothandel
Verkoop

Verkoop in de groothandel

ERP-software beschikt over tal van functies speciaal voor de verkoop in de groothandel. Welke dat zijn, leest u hier.

ERP-systemen zijn vandaag alomtegenwoordig en vormen softwarematig het hart van de onderneming. Meestal zijn de systemen speciaal aangepast op de sector van de onderneming, en beschikken ze over talrijke functies ter ondersteuning van de dagdagelijkse processen.

Zo ook voor de groothandel. We willen ons graag toespitsen op de module ‘sales management’ in een ERP-systeem voor de groothandel, en de daarbij horende functies dieper onderzoeken.

Het loont om eerst uit te leggen wat een ERP-systeem precies is, waar het ingezet wordt, welke voordelen het met zich meebrengt, en waarom een sectorspecifiek systeem noodzakelijk is. 

Definitie – wat is een ERP systeem?

De afkorting ERP staat voor ‘Enterprise Ressource Planning’ en vervult de ondernemingstaak om alle beschikbare ressources binnen een bedrijf zo goed mogelijk in te zetten. Het betreft de beschikbare productiemiddelen, de materialen en ook de infrastructuur, net zoals het beschikbare personeel. Tenslotte moeten alle bedrijfsprocessen geoptimaliseerd en efficiënter ingezet worden.

Een ERP-systeem neemt deze taak over. Door slimme verbindingen tussen de aparte bedrijfsprocessen, afdelingen binnen een onderneming, en het opnemen van externe processen, brengt de software alle processen digitaal in kaart, en worden deze geoptimaliseerd. Dit gebeurt door het blootleggen van onnodige processtappen, het optimaliseren van langdurige processen, of het automatiseren van bepaalde processtappen, waardoor snellere workflows ontstaan. 

Door het opslaan van alle gegevens op een centrale plaats wordt ervoor gezorgd dat alle medewerkers met de correcte gegevens kunnen werken. Dat maakt processen op zich sneller, en verkleint de kans op fouten. We concentreren ons nu op de module ‘sales management’ bij een ERP-systeem voor de groothandel, en kijken hoe de software helpt om processen te optimaliseren.

Verkoop met ERP-software

Het doel van de module ‘sales management’ is om de volledige processen overzichtelijk weer te geven en efficiënt te sturen. Praktisch het volledige proces, van de aankoopplanning naar de offerteberekening tot de levering, moet ontwikkeld worden.

Tegenwoordig bepalen niet meer enkel de kwaliteit en de prijs het succes van een offerte, maar eerder de volledige Customer Journey. Ook in de groothandel vormt dit het middelpunt van de bedrijfsstrategie.

De klanten verwachten omvangrijke informatie over de producten en de levering, en verwachten verschillende betalingsmogelijkheden, alsook een constante opvolging van hun bestelling.

Met een ERP-systeem wordt het volledige proces transparant en gemakkelijk raadpleegbaar voor de servicemedewerkers. Zo kunnen ze eventuele aanvragen onmiddellijk en correct beantwoorden. Ook dit zorgt ongetwijfeld voor een positieve klantenbelevenis.

Offertes gemakkelijk, snel en onmiddellijk opmaken

Klantenwensen worden automatisch in concrete offertes gegoten. Reeds bij de aanvraag kan het systeem bepalen of en hoeveel voorraad beschikbaar is, hoe lang de doorlooptijd is, en wat de vroegst mogelijke leverdatum is. Ongeacht of het hierbij gaat over stockproducten, serieproducten of individueel aanpasbare producten op maat van de klant.

Bij dat laatste zorgen calculatie- en productconfiguratie modules voor ondersteuning. Offertes worden gemakkelijk via designfuncties overgedragen naar het correcte formaat, en worden opgeslagen in het centrale Document Management System (DMS). Op deze manier kunnen alle aanpassingen aan de offerte achteraf foutloos doorgevoerd en opgevolgd worden.

Workflows realiseren een snellere procesafhandeling

Met workflow management functies worden niet enkel veel processen duidelijk weergegeven, maar ook de proceskwaliteit regelmatig afgetoetst. Routinetaken, zoals de invoer van gegevens of het opmaken van facturen, gebeurt automatisch.

Reeds bij het opmaken van een offerte helpen de functies om deze over te dragen naar een formulier. Wanneer dan een bestelling binnenkomt, kan deze meteen, rekening houdend met de reeds opgemaakte offerte en de bijhorende condities en voorwaarden, in een factuur gegoten worden. Zo wordt het volledige proces aanzienlijk ingekort.

Daarnaast kunnen automatische vervolgaanbiedingen automatisch verzonden worden naar de klanten binnen vooraf bepaalde tijdsintervallen. Dat verhoogt de verkoopkansen significant, aangezien er geanticipeerd wordt op eventuele klantenwensen. Op dit punt wordt de verbinding tussen verkoop en marketing meteen duidelijk. Een ERP-systeem bevat in principe tal van dergelijke verbindingen.

Customer Relationship Management (CRM)

Dergelijke verbindingen, zoals bijvoorbeeld met een CRM systeem, is van groot belang voor ondernemingen. Of men nu telefonisch, via mail of online bestellingen plaatst, zou voor de klanten geen verschil mogen maken.

Om dat te realiseren, moet alle relevante informatie op een centrale locatie ter beschikking staan, zodat klanten, ongeacht voor welk kanaal ze kiezen, steeds met dezelfde condities rekening kunnen houden. Daarom is een verbinding met een CRM-systeem cruciaal. Hierin wordt alle belangrijke informatie over klanten opgeslagen en verwerkt. Op deze manier leren we de voorkeuren van klanten onderscheiden, wat op zich opnieuw de marketing ten goede komt. 

Het ERP-systeem kan alle beschikbare verkoopkanalen, inclusief de groothandel platformen, overzichtelijk weergeven, zodat het bedrijf steeds het overzicht bewaard over de totale verkopen. 

Business Intelligence

Met zogenaamde Business Intelligence functies op de verkoopplanning en controlling, kan een omzetstijging gerealiseerd worden. Daarbij worden regelmatig analyses en rapporten gemaakt overheen de verschillende afdelingen. Via overzichtelijke dashboards heeft controlling in één blik een overzicht over alle belangrijke cijfers, en kan men trends en uitschieters meteen herkennen. Daarnaast kan op elk moment ad hoc een geïndividualiseerde analyse opgezet worden, zodat alle verdere detailvragen kunnen beantwoord worden door de controlling afdeling.

Verdere functies voor een onderneming

Tenslotte ondersteunt een ERP-systeem de onderneming op heel wat vlakken. Over de verschillende afdelingen heen kunnen producten en diensten klantgericht verkocht worden, zonder enige verkoopkansen te verspillen. Het ERP-systeem verhindert dat, omdat alle informatie centraal opgeslagen wordt, en in verbinding staat met het CRM-systeem.

Zo kan niet enkel de onderneming zien wat de status van een bestelling is, maar kan ook de marketing en klantendienst ernaar teruggrijpen. Dit garandeert een allesomvattend beeld van de onderneming, wat de omzet uiteindelijk doet stijgen. Processen worden transparanter en duidelijker, én de risico’s op fouten verkleint. 

Het kan bijzonder interessant zijn om de mobiele versie van het sales management te implementeren. De buitendienst kan eenvoudig onderweg de opgeslagen klanteninformatie raadplegen en nieuwe contacten invoeren. De ingevoerde gegevens worden zo gemakkelijk en snel door de binnendienst verwerkt, zodat er geen onnodige wachttijden ontstaan voor de klanten. Ook kan de buitendienst meteen beantwoorden welke levertermijnen van toepassing zijn voor een bestelling. 

Start uw ERP selectie

Ontdek welke ERP systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw ERP selectie:Bij uw selectie is het belangrijk om met uw sector rekening te houden. Een ERP systeem moet perfect aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Deze processen verschillen per branche. Zo werkt een groothandel bijvoorbeeld anders dan een bouwbedrijf en heeft dus andere ERP functionaliteiten nodig.

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

In wat voor soort bouw bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u vaak met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Doet u veel aan onderhoud?
Wilt u ook bedrijfsmiddelen kunnen inplannen?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Wat voor soort retailer bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Hoeveel fysieke verkooppunten heeft u?
Aan wat voor soort klanten levert u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?

Wat voor soort dienstverlener bent u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Wat voor soort onderwijs geeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Hebben uw klanten een lidmaatschap bij u?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor cursistenregistratie?
Wilt u het systeem ook gebruiken voor HRM?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Geeft u ook les op afstand?
Werkt u met roosters en locatieplanning?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

In wat voor soort zorg bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Wilt u het ERP systeem ook gebruiken voor cliëntenregistratie?
Biedt uw organisatie overnachtingen aan?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Verleent u zorg op locatie?

In wat voor soort handel bent u gespecialiseerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Heeft u een webshop die moet worden geïntegreerd?
Hoeveel fysieke winkels met point-of-sale heeft u?
Importeert u ook goederen?
Exporteert u ook goederen?
Aan wat voor soort klanten levert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Is urenregistratie belangrijk voor u?
Werkt u tegen uurtarief en/of vaste tarieven?
Is HRM een belangrijk onderdeel binnen uw bedrijf?
Werkt uw organisatie op projectbasis?
Levert u meestal aan bedrijven of consumenten?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 1/2)

Wilt u dat het ERP systeem klaar is voor het IoT (Internet of Things)?
Wenst u een koppeling met belangrijke leveranciers als de Technische Unie en Rexel?
Pleegt u ook onderhoudswerkzaamheden?
Moeten werkbonnen mobiel kunnen ingevoerd?

Vragen over uw bedrijfsprocessen (deel 2/2)

Moet het systeem offline kunnen worden geraadpleegd?
Moet u machines op afstand kunnen monitoren?
Werkt u ook op projectbasis?
Moet u koelmiddelen registreren?

Wat voor soort nutsbedrijf heeft u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt uw organisatie op projectbasis?
Werkt u met veel verschillende partijen?
Beheert uw organisatie vastgoed?
Doet u veel aan onderhoud?
Wenst u urenregistratie van uw medewerkers?

Overheid en NGO’s

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Werkt u projectmatig?
Wenst u een ledenadministratie?
Dient het ERP systeem gekoppeld te worden met andere pakketten?
Namelijk:
Moet het ERP systeem mobiel beschikbaar zijn?

Wat voor logistieke diensten biedt u aan?

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Groupage/Deelpartijen (LTL)
Groupage/deelpartijen die in een hub gebundeld worden voor meerdere opdrachtgevers
FTL
Volle ladingen voor meerdere opdrachtgevers
Dedicated Logistics
Vervoer voor één opdrachtgever

Organiseert u ladingen op de volgende wijze?

Heeft u een eigen wagenpark?
Moeten goederen gekoeld worden vervoerd?
Importeert u artikelen?
Exporteert u ook artikelen?

Hoe ziet uw productieproces eruit?

In wat voor soort productie bent u gespecialiseerd?

Hoe worden uw productieorders gepland?

In welke productiegroottes produceert u?

Vragen over uw bedrijfsprocessen

Doet u regelmatig onderhoud?
Werkt u met Service Level Agreements?
Dient het ERP systeem te koppelen met andere programma’s?
Werkt u op projectbasis?
Wenst u uren te registreren in het systeem?

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s)

Vragen over uw organisatie

Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Hoeveel magazijnen heeft u?
Werkt u multi-currency?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging gevestigd in Nederland?
ERP leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden ERP leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Optimaliseer het WMS met ERP en beperk emissies

U hier lezen over de impact die geoptimaliseerd magazijnbeheer kan hebben op de CO2-voetafdruk van een bedrijf.

Lees verder

Duurzame textiel industrie met ERP software

U hier lezen hoe bedrijven in de industrie processen duurzamer kunnen maken en hun imago kunnen verbeteren door middel van ERP-software. 

Lees verder

Duurzame SCM met ERP-software

Lees hier hoe u de duurzaamheid van uw supply chain waarborgt met een geschikte ERP-software.

Lees verder