Oriƫntatie
Kies ERP-software

Hoe kies ik de juiste ERP-software?

Met deze checklist weet je zeker dat je de juiste ERP-software kiest.

Wanneer de beslissing wordt genomen om nieuwe ERP-software te kopen, begint de zenuwslopende zoektocht naar een geschikte oplossing. Een eerste zoekopdracht maakt al snel duidelijk dat dit niet gemakkelijk zal zijn. Talloze oplossingen beloven de juiste oplossing voor uw bedrijf te zijn.

Gedeeltelijk op maat van uw branche, deels met een hoge mate van aanpassing, kunnen meerdere ERP-systemen worden overwogen. Maar wat is uiteindelijk de juiste voor uw doeleinden? Om deze vraag te beantwoorden is een uitgebreide voorbereiding op de daadwerkelijke ERP-zoektocht vereist.

Op dit punt willen we u waardevolle tips geven die u zullen helpen om snel en veilig bij uw optimaal geschikte ERP-software te komen. Laten we eerst eens kijken naar de algemene werking van ERP-systemen om beter te begrijpen waarom de verschillende oplossingen op de markt zo verschillend zijn.

Wat is ERP-software - een definitie

ERP staat voor enterprise resource planning en beschrijft de taak van een ondernemer om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken. In deze context wordt onder middelen niet alleen de feitelijke werkmaterialen verstaan, maar ook machines, gereedschappen, onroerend goed, voertuigen, maar ook personeels- en geldmiddelen.

Alle middelen die een bedrijf kan gebruiken om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. De optimale afstemming van alle middelen op de onderliggende bedrijfsprocessen is fundamenteel. Alles moet op het juiste moment op het juiste moment op de juiste plaats zijn.

Processen efficiënter maken

Het centrale doel is om de efficiëntie van het hele bedrijf te verhogen. Omdat moderne bedrijven talloze verschillende bedrijfsprocessen hebben, is het bijna onmogelijk om ze handmatig te controleren, te bewaken en te organiseren.

Dit is waar ERP-softwareoplossingen van pas komen. Deze applicaties brengen alle bedrijfsprocessen digitaal in kaart en brengen ze samen in een centrale database. Op deze manier kunnen veel van deze processen aanzienlijk worden gestroomlijnd, versneld en in sommige gevallen zelfs volledig geautomatiseerd.

Dezelfde database in het hele bedrijf

Alle onderdelen van het bedrijf werken nu met dezelfde geldige gegevens, wat het aantal fouten vermindert en de informatiestroom op zich versnelt. Daarnaast worden afdelingsgrenzen overschreden en ontstaan nieuwe, efficiëntere processen doordat afdelingen logisch met elkaar verbonden zijn.

Technische kant van ERP-software

ERP-systemen bestaan veelal uit verschillende modules die met elkaar verbonden zijn. Deze bestrijken een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf. De meest voorkomende modules in moderne ERP-softwareoplossingen zijn:

  • CRM (Customer Relationship Management)
  • productie
  • Magazijnbeheer
  • BI (Business Intelligence)
  • E-commerce
  • Boekhouding
  • DMS (documentbeheer)

Daarnaast zijn er echter veel andere modules die meer specifieke gebieden van een bedrijf kunnen omvatten. Niet elk bedrijf heeft ook de hier vermelde modules nodig. Het is eerder nodig om een ERP-software te vinden die precies de gebieden omvat die echt nodig zijn.

Cloud of liever lokaal?

Een cruciale vraag bij het zoeken naar geschikte ERP-software is ook de vraag waar de oplossing zich bevindt. Moet het systeem lokaal afkomstig zijn van bijvoorbeeld hun eigen servers of uit de cloud.

Beide typen hebben hun bijzondere voor- en nadelen in vergelijking met de andere. Het hangt sterk af van de omstandigheden van het bedrijf. Het is niet mogelijk om te zeggen wat beter of slechter, goedkoper of duurder is etc.

Het vinden van de juiste ERP-software is vaak moeilijk

Dit geldt uiteindelijk voor alle punten bij het kiezen van een ERP-software. Of u echt een bepaalde functie nodig heeft of dat de cloud voor u de betere oplossing is, hangt grotendeels af van de aard van uw bedrijf.

Weet wat je nodig hebt

Alleen u kunt weten wat u echt nodig heeft en u moet dit van tevoren weten. Zoals zo vaak het geval is, is de voorbereiding het halve werk. In dit geval is de voorbereiding op de zoektocht een veel groter deel dan de daadwerkelijke zoektocht.

Stap 1: de daadwerkelijke analyse

Helemaal aan het begin van uw ERP-project is het belangrijk om een uitgebreide evaluatie van de huidige situatie uit te voeren. De centrale vraag hierbij is hoe de aansturing, organisatie en monitoring van bedrijfsprocessen op dit moment werkt. Welke middelen worden toegewezen in welke hoeveelheid voor welke processen.

Bepaal kengetallen

Dit dient in feite om precies te bepalen waar binnen het bedrijf ruimte voor verbetering is. Hiervoor worden enkele kengetallen bepaald die informatie kunnen geven over de huidige situatie van de onderneming.

Doelen formuleren

De daadwerkelijke analyse kan dan ook worden gebruikt om specifieke doelen te formuleren die moeten worden bereikt met de introductie van nieuwe ERP-software. De huidige situatieanalyse helpt niet alleen bij het specifieker formuleren van doelen, maar is ook essentieel voor het maken van de specificatie.

Stap 2: Maak de specificatie

De vooropgestelde doelen uit de daadwerkelijke analyse worden nu vastgelegd in een specificatie. Het specificatieblad is uw gids bij het zoeken naar en later implementeren van uw ERP-software. Naast veel belangrijke gegevens over uw bedrijf, omvat dit alle ERP-softwarefuncties die u wilt en nodig heeft.

Geef prioriteit aan alle functies

Het is belangrijk om alle functies te prioriteren in termen van hun belang voor uw bedrijf. Hoe belangrijker en elementair de functie, hoe hoger de prioriteit. Ook specificeer je in de specificatie of de nieuwe software uit de cloud gehaald moet worden of dat je alleen een lokale oplossing kunt overwegen.

Specificaties als navigator

Uiteindelijk legt u alle relevante informatie over uw nieuwe ERP-systeem vast in de specificaties. Want alleen als je weet wat je zoekt, kun je aan die zoektocht beginnen. Daarnaast helpen de specificaties uiteindelijk de implementatiepartner om beter te begrijpen wat u precies verwacht van het nieuwe ERP-systeem.

Stap 3: Start het zoeken

Nadat uw specificaties zijn opgesteld, kunt u beginnen met zoeken. Maar nu rijst de vraag hoe verder te gaan? Als je alle relevante systemen op de ERP-markt handmatig moest onderzoeken, duurde het maanden voordat je een globaal overzicht had.

Gebruik vergelijkingsportalen

Daarom is een van de belangrijkste tips die we u hier kunnen geven de volgende: Gebruik vergelijkingsportalen! Hier staan verschillende providers met veel, soms zeer gedetailleerde, informatie over uw ERP-oplossingen.

ERP-software met elkaar vergelijken

Hier kunt u eenvoudig en duidelijk filteren op uw prioriteiten en de systemen direct met elkaar vergelijken. Op deze manier kan het zoeken enorm worden verkort en aanzienlijk effectiever worden gemaakt.
U heeft de mogelijkheid om snel en eenvoudig een groot deel van de markt te onderzoeken zonder dat u personeel hoeft in te huren voor uw eigen onderzoek.

Stap 4: Maak de selectie

Uw specificaties helpen u enorm bij het zoeken naar geschikte oplossingen. Tegelijkertijd kan het voorkomen dat meerdere systemen en providers op de shortlist komen. Hier spelen factoren een rol die niet tot uw specificatie behoren.

Overweeg andere factoren

De beleving van het systeemhuis of de gebruiksvriendelijkheid en het ontwerp van de gebruikersinterface spelen ineens een rol bij de beslissing voor of tegen een bepaalde ERP-software.

Van de longlist naar de shortlist

Nadat u uw lange lijst met mogelijke ERP-systemen hebt ingekort tot een korte lijst, is het noodzakelijk om de resterende 3-5 providers uit te nodigen voor een presentatie. Hier kunt u specifieke vragen stellen over het betreffende systeem en een goed overzicht krijgen van de gebruiksvriendelijkheid.

Test de software uitgebreid en neem een beslissing

Mogelijk hebt u ook de mogelijkheid om het systeem een paar dagen te testen. Tegelijkertijd mag u de beslissing niet te lang uitstellen om de projecttijd niet onnodig lang te maken.

Conclusie - voorbereiding is meer dan de helft van de strijd

Met een goede en gestructureerde voorbereiding op de zoektocht naar geschikte ERP-software kan het gehele ERP-project aanzienlijk sneller en efficiënter worden vormgegeven. De eerste stap is om te bepalen wat je zoekt.

Maar al te vaak implementeren veel bedrijven alleen zakelijke softwaresystemen vanwege de druk om te innoveren en hun eigen evenementen te vergeten. Dit is precies wat cruciaal is voor het functioneren van dergelijke applicaties.

Als de software niet voldoende aansluit bij uw eigen behoeften, komen de vermijdbare voordelen van deze oplossingen vaak niet uit en heeft u veel gratis middelen verspild. Let daarom goed op de voorbereiding en weet precies wat een ERP-software voor uw bedrijf moet doen.

ERP-software voor MKB

Lees hier welke eisen kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) stellen aan ERP-software.

Lees verder

ERP-software voor kleine bedrijven

Ook kleine bedrijven kunnen profiteren van het gebruik van ERP-software. Hier leest u welke eigenschappen een geschikt systeem moet hebben.

Lees verder